Additional case-management system implementation services

AANKONDIGING IN GEVAL VAN VRIJWILLIGE TRANSPARANTIE VOORAF Diensten Richtlijn 2014/24/EU AFDELING I: AANBESTEDENDE DIENST/INSTANTIE Officiële benaming: Gemeente Veldhoven AFDELING II: VOORWERP Benaming Aanvullende werkzaamheden implementatie zaaksysteem Type opdracht Diensten Korte beschrijving Deze opdracht betreft een uitbreiding van de lopende overeenkomst voor het zaaksysteem. De gemeente doet hiervoor een beroep op artikel 2.163d lid 1. Totale waarde van de aanbesteding (exclusief btw) Waarde: 90 000,00 Munt: EUR Verdeling in percelen: neen Beschrijving van de aanbesteding: Deze opdracht betreft een uitbreiding van de lopende overeenkomst voor het zaaksysteem. De gemeente doet hiervoor een beroep op artikel 2.163d lid 1. Een overheidsopdracht kan zonder nieuwe aanbestedingsprocedure als bedoeld in deel 2 van deze wet worden gewijzigd indien: a. door de oorspronkelijke opdrachtnemer te verrichten aanvullende werken, diensten of leveringen noodzakelijk zijn geworden, b. deze aanvullende werken, diensten of leveringen niet in de oorspronkelijke aanbestedingsstukken waren opgenomen, c. een verandering van opdrachtnemer: 1°. niet mogelijk is om economische of technische redenen, en 2°. tot aanzienlijk ongemak of aanzienlijke kostenstijgingen zou leiden voor de aanbestedende dienst, en d. de verhoging van de prijs niet meer bedraagt dan 50% van de waarde van de oorspronkelijke opdracht. Opties: neen AFDELING IV: PROCEDURE Type procedure Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking AFDELING V: GUNNING VAN EEN OPDRACHT / CONCESSIEOVEREENKOMST Datum van de sluiting van de overeenkomst/het besluit tot gunning van de concessieovereenkomst: 08/02/2023 De opdracht is gegund aan een groep ondernemers: neen Officiële benaming van de contractant: Visma Circle Plaats: Eindhoven Aanvankelijk geraamde totale waarde van de opdracht/het perceel/de concessieovereenkomst: 90 000,00 Totale waarde van de opdracht/het perceel/de concessie: 90 000,00 Munt: EUR BIJLAGE D1 – ALGEMENE AANBESTEDING: MOTIVERING VOOR DE GUNNING VAN DE OPDRACHT ZONDER VOORAFGAANDE BEKENDMAKING VAN EEN OPROEP TOT MEDEDINGING IN HET PUBLICATIEBLAD VAN DE EUROPESE UNIE D1.1) Motivering voor de keuze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking van een oproep tot mededinging in overeenstemming met artikel 32 van Richtlijn 2014/24/EU Aanvullende leveringen door de oorspronkelijke leverancier, besteld volgens de in de richtlijn vermelde strikte voorwaarden D1.3) Verklaring De gemeente Veldhoven is op het gebied van informatie- en archiefbeheer door de provincie onder toezicht geplaatst wat als consequentie heeft dat het huidige Document Management Systeem moet worden uitgefaseerd en zaken moeten worden overgezet naar de nieuwe applicatie (Djuma). Deze ontwikkelingen nemen meer capaciteit en kennis in beslag dan voorheen geprognotiseerd. Mede door het vertrek van functioneel beheer en de krappe markt op dit vlak, is het noodzakelijk geworden deze capaciteit bij de leverancier op te vragen. Aangezien dit onvoorziene ontwikkelingen zijn, zijn deze diensten niet opgenomen in de oorspronkelijke aanbesteding. De uit te voeren diensten zijn gerelateerd aan de applicatie Djuma en kunnen niet door een andere marktpartij uitgevoerd worden dan door Visma Circle. De verhoging van de opdrachtwaarde bedraagt circa 30% en overschrijdt daarmee niet de in artikel 2.163d lid 1d genoemde 50%.