SaaS electronic case and document management for Movia

Udbud af ESDH-system som en Service

Classification updated

Udbud af ESDH-system som en Service

197/2026 See the notice on TED website 700665-2026 - Konkurrencevilkår 700665-2026 700665-2026 - Konkurrencevilkår Danmark – It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support – Udbud af ESDH-system som en Service OJ S 197/2026 12/10/2026 Udbuds- eller koncessionsbekendtgørelse – standardordningen Tjenesteydelser 1. Køber 1.1. Køber Officielt navn : Trafikselskabet Movia E-mail : mab@ramboll.com Den ordregivende enheds aktiviteter : Bytransport med jernbane, sporvogn, trolleybus eller bus 2. Procedure 2.1. Procedure Titel : Udbud af ESDH-system som en Service Beskrivelse : Udbuddet omfatter levering af et ESDH-system som en Service (SaaS) til Trafikselskabet Movia samt de ydelser, der er nødvendige for at etablere, drifte og vedligeholde løsningen i Kontraktens løbetid.Leverancen omfatter etablering og konfiguration af systemet til ca. 505 brugere, konvertering af eksisterende sager, dokumenter og metadata fra Movias nuværende ESDH-løsning, opsætning af sagstyper, dokumentskabeloner og udvalgte arbejdsgange, uddannelse af superbrugere, supportmedarbejdere og systemadministratorer samt drift, support og vedligeholdelse.Løsningen skal baseres på standardfunktionalitet (cloud) i det omfang, der er angivet i udbudsmaterialet. Løsningen skal understøtte sags- og dokumenthåndtering, metadata, journalisering og arkivering, workflow- og godkendelsesprocesser, mødehåndtering, søgning og ledelsesinformation samt integration til Microsoft 365 (Entra ID, Outlook og Teams), FirstAgenda og Digital Post. De nærmere krav fremgår af bilag 1A (Kravspecifikation).Kontrakten indeholder krav til Leverandørens håndtering af integritet, fortrolighed og tilgængelighed for de data, der behandles i løsningen.Løsningen skal stille et åbent og dokumenteret API til rådighed, som kan anvendes af Movia og af tredjepart til integrationer og automatisering. Kontrakten indeholder krav om Leverandørens medvirken til overdragelse af opgaverne ved Kontraktens ophør.Kontrakten indeholder rammeaftalelignende elementer, idet der kan tilkøbes nærmere angivne timebaserede ydelser til de fastsatte timepriser herfor.Kontrakten er ikke opdelt i delkontrakter, da det er ordregivers vurdering, at Kontrakten ikke hverken it-strategisk, teknisk eller kommercielt er egnet til at opdele i særskilte delkontrakter. Identifikator for proceduren : ba26a5ad-9272-4867-823f-4be15fa09e0f Intern ID : 280424171 Udbudsprocedure : Udbud med forhandling/indkaldelse af tilbud med forudgående offentliggørelse Proceduren er en hasteprocedure : nej Hovedpunkterne i proceduren : Efter modtagelse af de indledende tilbud forventer ordregiver følgende forhandlingsforløb (medmindre ordregiver vælger at tildele kontrakten på grundlag af det indledende tilbud): Alle prækvalificerede virksomheder, der rettidigt har afgivet indledende tilbud, inviteres til én forhandlingsrunde. Herefter anmodes virksomhederne om at afgive endelige tilbud. Se uddybende beskrivelse af forløbet i udbudsbetingelserne. Ordregiver forbeholder sig ret til at tilpasse forløbet, og f.eks. tilføje yderligere forhandlingsmøder og yderligere reviderede tilbud. Der ydes ikke vederlag for deltagelse i udbudsprocessen. 2.1.1. Formål Kontraktens hovedformål : Tjenesteydelser Primær klassifikation ( cpv ): 72000000 It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support Supplerende klassifikation ( cpv ): 72253200 Systemsupport , 72254100 Systemafprøvning , 72261000 Programmelsupport , 72265000 Konfigurering af programmel , 72310000 Databehandling , 72514100 Servicebureauvirksomhed i forbindelse med drift af datamater 2.1.2. Udførelsessted Landsdel (NUTS) : Københavns omegn ( DK012 ) Land : Danmark Yderligere oplysninger : Udførelsesstedet er hos Leverandøren. 2.1.3. Værdi Anslået værdi eksklusiv moms : 10 000 000,00 DKK 2.1.4. Generelle oplysninger Yderligere oplysninger : Der er tale om et udbud med forhandling, hvilket indebærer, at virksomheder, der ønsker at deltage i udbudsprocessen, først skal ansøge om prækvalifikation. Ansøgning skal uploades og afsendes via udbudssystemet inden udløb af den fastsatte ansøgningsfrist. Eventuelle spørgsmål til ansøgningsprocessen skal stilles via udbudssystemet. Ansøgerne opfordres til at stille deres spørgsmål senest 2 uger før ansøgningsfristen. Alle spørgsmål (også spørgsmål modtaget efter ovenstående "frist") vil blive besvaret, i det omfang det er muligt at fremkomme med en besvarelse senest 6 kalenderdage inden ansøgningsfristens udløb. Spørgsmål og svar, samt eventuelle rettelser vil løbende blive offentliggjort i udbudssystemet. Fristen for modtagelse af tilbud fastsættes i udbudsmaterialet. Anmodning om prækvalifikation udarbejdes via udfyldelse af ESPD, hvori ansøger skal afgive erklæringer om: - Hvorvidt ansøger er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 135-136 - Hvorvidt ansøger er omfattet af de angivne frivillige udelukkelsesgrunde i § 137 - De forhold vedrørende økonomisk og finansiel kapacitet, der er angivet og - De forhold vedrørende teknisk og faglig kapacitet, der er angivet. En ansøger vil blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, såfremt de ovennævnte udelukkelsesgrunde finder anvendelse, medmindre udbudsloven giver mulighed for at undlade at udelukke ansøgeren (jf. herunder lovens § 138). Krav til dokumentation fremgår af udbudsmaterialet. Hvert ESPD skal være underskrevet af udsteder (medmindre udstederens egen identitet er e-autentificeret gennem udbudssystemet). EU har indført forbud mod deltagelse i EU-udbud af virksomheder med russisk involvering, jf. artikel 5k i Rådets Forordning (EU) no. 833/2014 af 31. juli 2014 om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine, som ændret ved Rådets Forordning (EU) nr. 2022/578 af 8. april 2022. Tilbudsgiver skal sammen med det endelige tilbud aflevere en tro og love erklæring om, at virksomheden og tilbuddet ikke har russisk involvering, der overskrider grænserne i forordningen. Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge en tro og love erklæring. Udbudsmaterialet indeholder en skabelon, som kan benyttes. Ordregiver kan til enhver tid anmode ansøger/tilbudsgiver om at indsende dokumentation for oplysninger i ESPD - og tro og love erklæring(er) - inden en kortere tidsfrist der fastsættes af ordregiver, samt supplering og præcisering af indsendt dokumentation. Manglende fremsendelse af efterspurgt dokumentation kan føre til udelukkelse fra udbudsproceduren. Se udbudsbetingelserne for uddybende beskrivelse. Retsgrundlag : Direktiv 2014/25/EU 2.1.6. Udelukkelsesgrunde Kilder til grundlag for udelukkelse : Bekendtgørelse Korruption : Er den økonomiske aktør selv eller en person, der tilhører den økonomiske aktørs administrations-, ledelses- eller tilsynsorgan eller har beføjelse til at repræsentere eller kontrollere eller til at træffe beslutninger heri, ved en endelig dom blevet dømt for bestikkelse ved en dom afsagt for højst fem år siden, eller hvori en udelukkelsesperiode fastsat direkte i dommen fortsat finder anvendelse? Som defineret i artikel 3 i konventionen om bekæmpelse af bestikkelse, som involverer tjenestemænd ved De Europæiske Fællesskaber eller i Den Europæiske Unions medlemsstater (EFT C 195 af 25.6.1997, s. 1), og i artikel 2, stk. 1, i Rådets rammeafgørelse 2003/568/RIA af 22. juli 2003 om bekæmpelse af bestikkelse i den private sektor (EUT L 192 af 31.7.2003, s. 54). Denne udelukkelsesgrund omfatter også bestikkelse som defineret i den nationale ret gældende for den ordregivende myndighed (den ordregivende enhed) eller den økonomiske aktør. Svig : Er den økonomiske aktør selv eller en person, der tilhører den økonomiske aktørs administrations-, ledelses- eller tilsynsorgan eller har beføjelse til at repræsentere eller kontrollere eller til at træffe beslutninger heri, ved en endelig dom blevet dømt for svig ved en dom afsagt for højst fem år siden, eller hvori en udelukkelsesperiode fastsat direkte i dommen fortsat finder anvendelse? Som omhandlet i artikel 1 i konventionen om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser (EFT C 316 af 27.11.1995, s. 48). Hvidvaskning af penge eller finansiering af terrorisme : Er den økonomiske aktør selv eller en person, der tilhører den økonomiske aktørs administrations-, ledelses- eller tilsynsorgan eller har beføjelse til at repræsentere eller kontrollere eller til at træffe beslutninger heri, ved en endelig dom blevet dømt for hvidvaskning af penge eller finansiering af terrorisme ved en dom afsagt for højst fem år siden, eller hvori en udelukkelsesperiode fastsat direkte i dommen fortsat finder anvendelse? Som defineret i artikel 1 i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2005/60/EF af 26. oktober 2005 om forebyggende foranstaltninger mod anvendelse af det finansielle system til hvidvaskning af penge og finansiering af terrorisme (EUT L 309 af 25.11.2005, s. 15). Deltagelse i en kriminel organisation : Er den økonomiske aktør selv eller en person, der tilhører den økonomiske aktørs administrations-, ledelses- eller tilsynsorgan eller har beføjelse til at repræsentere eller kontrollere eller til at træffe beslutninger heri, ved en endelig dom blevet dømt for deltagelse i en kriminel organisation ved en dom afsagt for højst fem år siden, eller hvori en udelukkelsesperiode fastsat direkte i dommen fortsat finder anvendelse? Som defineret i artikel 2 i Rådets rammeafgørelse 2008/841/RIA af 24. oktober 2008 om bekæmpelse af organiseret kriminalitet (EUT L 300 af 11.11.2008, s. 42). Terrorhandlinger eller strafbare handlinger med forbindelse til terroraktivitet : Er den økonomiske aktør selv eller en person, der tilhører den økonomiske aktørs administrations-, ledelses- eller tilsynsorgan eller har beføjelse til at repræsentere eller kontrollere eller til at træffe beslutninger heri, ved en endelig dom blevet dømt for terrorhandlinger eller strafbare handlinger med forbindelse til terroraktivitet ved en dom afsagt for højst fem år siden, eller hvori en udelukkelsesperiode fastsat direkte i dommen fortsat finder anvendelse? Som defineret i henholdsvis artikel 1 og 3 i Rådets rammeafgørelse 2002/475/RIA af 13. juni 2002 om bekæmpelse af terrorisme (EFT L 164 af 22.6.2002, s. 3). Denne udelukkelsesgrund omfatter også anstiftelse, medvirken og forsøg på at begå sådanne handlinger som omhandlet i nævnte rammeafgørelses artikel 4. Børnearbejde og andre former for menneskehandel : Er den økonomiske aktør selv eller en person, der tilhører den økonomiske aktørs administrations-, ledelses- eller tilsynsorgan eller har beføjelse til at repræsentere eller kontrollere eller til at træffe beslutninger heri, ved en endelig dom blevet dømt for børnearbejde og andre former for menneskehandel ved en dom afsagt for højst fem år siden, eller hvori en udelukkelsesperiode fastsat direkte i dommen fortsat finder anvendelse? Som defineret i artikel 2 i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2011/36/EU af 5. april 2011 om forebyggelse og bekæmpelse af menneskehandel og beskyttelse af ofrene herfor, og om erstatning af Rådets rammeafgørelse 2002/629/RIA (EUT L 101 af 15.4.2011, s. 1). Alvorlige forsømmelser i forbindelse med udøvelsen af erhvervet : Har den økonomiske aktør i forbindelse med udøvelsen af erhvervet gjort sig skyldig i alvorlige forsømmelser? Hvis det er relevant, se definitioner i national ret, den relevante meddelelse eller udbudsdokumenterne. Afgivelse af urigtige oplysninger, tilbageholdelse af oplysninger, ude af stand til at fremlægge de dokumenter, der anmodes om, eller indhentede fortrolige oplysninger i forbindelse med denne procedure : Har den økonomiske aktør befundet sig i en af følgende situationer:a) Denne har afgivet groft urigtige oplysninger ved meddelelsen af de oplysninger, der kræves til verifikation af, at der ikke er grundlag for udelukkelse, eller af at udvælgelseskriterierne er opfyldt,b) Denne har tilbageholdt sådanne oplysninger,c) Denne har været ude af stand til straks at fremsende den supplerende dokumentation, som en ordregivende myndighed eller en ordregivende enhed anmoder om, ogd) Denne har uretmæssigt påvirket den ordregivende myndigheds eller den ordregivende enheds beslutningsproces, indhentet fortrolige oplysninger, der kan give denne uretmæssige fordele i forbindelse med udbudsproceduren, eller uagtsomt givet vildledende oplysninger, der kan have væsentlig indflydelse på beslutninger vedrørende udelukkelse, udvælgelse eller tildeling? Interessekonflikt som følge af deltagelse i udbudsproceduren : Er den økonomiske aktør opmærksom på en interessekonflikt, jf. national ret, den relevante meddelelse eller udbudsdokumenterne, som følge af sin deltagelse i udbudsproceduren? Direkte eller indirekte involvering i forberedelsen af denne udbudsprocedure : Har den økonomiske aktør eller en virksomhed, der er knyttet til den økonomiske aktør, rådgivet den ordregivende myndighed eller den ordregivende enhed eller på anden måde været involveret i forberedelsen af udbudsproceduren? Tilsidesættelse af forpligtelser i henhold til rent nationale udelukkelsesgrunde : Andre udelukkelsesgrunde, der måtte være fastsat i den ordregivende myndigheds eller den ordregivende enheds medlemsstats lovgivning. Finder de rent nationale udelukkelsesgrunde, der er anført i den relevante meddelelse eller i udbudsdokumenterne, anvendelse? Tilsidesættelse af forpligtelser vedrørende betaling af bidrag til sociale sikringsordninger : Har den økonomiske aktør tilsidesat sine forpligtelser vedrørende betaling af bidrag til sociale sikringsordninger både i det land, hvor den økonomiske aktør er etableret, og i den ordregivende myndigheds eller den ordregivende enheds medlemsstat, hvis denne er en anden end etableringslandet? Tilsidesættelse af forpligtelser vedrørende betaling af skatter og afgifter : Har den økonomiske aktør tilsidesat sine forpligtelser vedrørende betaling af skatter og afgifter både i det land, hvor den økonomiske aktør er etableret, og i den ordregivende myndigheds eller den ordregivende enheds medlemsstat, hvis denne er en anden end etableringslandet? Erhvervsvirksomheden er indstillet : Er den økonomiske aktørs erhvervsvirksomhed blevet indstillet? Konkurs : Er den økonomiske aktør gået konkurs? Tvangsakkord uden for konkurs : Er den økonomiske aktør under tvangsakkord uden for konkurs? Insolvens : Er den økonomiske aktør under insolvens- eller likvidationsbehandling? Aktiver, der administreres af en kurator : Administreres den økonomiske aktørs aktiver af en kurator eller af retten? En situation, der svarer til konkurs i henhold til national ret : Er den økonomiske aktør i en situation, som svarer til konkurs i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national ret? 5. Delkontrakt 5.1. Delkontrakt : LOT-0000 Titel : Udbud af ESDH-system som en Service Beskrivelse : Udbuddet omfatter levering af et ESDH-system som en Service (SaaS) til Trafikselskabet Movia samt de ydelser, der er nødvendige for at etablere, drifte og vedligeholde løsningen i Kontraktens løbetid.Leverancen omfatter etablering og konfiguration af systemet til ca. 505 brugere, konvertering af eksisterende sager, dokumenter og metadata fra Movias nuværende ESDH-løsning, opsætning af sagstyper, dokumentskabeloner og udvalgte arbejdsgange, uddannelse af superbrugere, supportmedarbejdere og systemadministratorer samt drift, support og vedligeholdelse.Løsningen skal baseres på standardfunktionalitet (cloud) i det omfang, der er angivet i udbudsmaterialet. Løsningen skal understøtte sags- og dokumenthåndtering, metadata, journalisering og arkivering, workflow- og godkendelsesprocesser, mødehåndtering, søgning og ledelsesinformation samt integration til Microsoft 365 (Entra ID, Outlook og Teams), FirstAgenda og Digital Post. De nærmere krav fremgår af bilag 1A (Kravspecifikation).Kontrakten indeholder krav til Leverandørens håndtering af integritet, fortrolighed og tilgængelighed for de data, der behandles i løsningen.Løsningen skal stille et åbent og dokumenteret API til rådighed, som kan anvendes af Movia og af tredjepart til integrationer og automatisering. Kontrakten indeholder krav om Leverandørens medvirken til overdragelse af opgaverne ved Kontraktens ophør.Kontrakten indeholder rammeaftalelignende elementer, idet der kan tilkøbes nærmere angivne timebaserede ydelser til de fastsatte timepriser herfor.Kontrakten er ikke opdelt i delkontrakter, da det er ordregivers vurdering, at Kontrakten ikke hverken it-strategisk, teknisk eller kommercielt er egnet til at opdele i særskilte delkontrakter. Intern ID : 280424171 5.1.1. Formål Kontraktens hovedformål : Tjenesteydelser Primær klassifikation ( cpv ): 72000000 It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support Supplerende klassifikation ( cpv ): 72253200 Systemsupport , 72254100 Systemafprøvning , 72261000 Programmelsupport , 72265000 Konfigurering af programmel , 72310000 Databehandling , 72514100 Servicebureauvirksomhed i forbindelse med drift af datamater Valgmuligheder : Beskrivelse af optioner : Der er følgende option, der kan gøres gældende: Option på Leverandørens gennemførelse af næste aflevering af data til Rigsarkivet. 5.1.2. Udførelsessted Landsdel (NUTS) : Københavns omegn ( DK012 ) Land : Danmark Yderligere oplysninger : Udførelsesstedet er hos Leverandøren. 5.1.3. Anslået varighed Varighed : 96 Måneder 5.1.4. Fornyelse Højeste antal fornyelser : 2 Yderligere oplysninger om fornyelser : Kontrakten kan forlænges med 2 x 1 år for 1 år ad gangen. 5.1.5. Værdi Anslået værdi eksklusiv moms : 10 000 000,00 DKK 5.1.6. Generelle oplysninger Dette er et tilbagevendende udbud Beskrivelse : Kontrakten forventes genudbudt ved kontraktophør. Reserveret deltagelse : Deltagelse uden forbehold. Navnene på og de faglige kvalifikationer for det personale, der skal udføre kontrakten, skal angives : Krav til tilbud Indkøbsprojekt, der ikke finansieres med EU-midler Udbuddet er omfattet af aftalen om offentlige udbud (GPA) : ja Dette udbud er også egnet for små og mellemstore virksomheder (SMV'er): ja Yderligere oplysninger : Der er tale om et udbud med forhandling, hvilket indebærer, at virksomheder, der ønsker at deltage i udbudsprocessen, først skal ansøge om prækvalifikation. Ansøgning skal uploades og afsendes via udbudssystemet inden udløb af den fastsatte ansøgningsfrist. Eventuelle spørgsmål til ansøgningsprocessen skal stilles via udbudssystemet. Ansøgerne opfordres til at stille deres spørgsmål senest 2 uger før ansøgningsfristen. Alle spørgsmål (også spørgsmål modtaget efter ovenstående "frist") vil blive besvaret, i det omfang det er muligt at fremkomme med en besvarelse senest 6 kalenderdage inden ansøgningsfristens udløb. Spørgsmål og svar, samt eventuelle rettelser vil løbende blive offentliggjort i udbudssystemet. Fristen for modtagelse af tilbud fastsættes i udbudsmaterialet. Anmodning om prækvalifikation udarbejdes via udfyldelse af ESPD, hvori ansøger skal afgive erklæringer om: - Hvorvidt ansøger er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 135-136 - Hvorvidt ansøger er omfattet af de angivne frivillige udelukkelsesgrunde i § 137 - De forhold vedrørende økonomisk og finansiel kapacitet, der er angivet og - De forhold vedrørende teknisk og faglig kapacitet, der er angivet. En ansøger vil blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, såfremt de ovennævnte udelukkelsesgrunde finder anvendelse, medmindre udbudsloven giver mulighed for at undlade at udelukke ansøgeren (jf. herunder lovens § 138). Krav til dokumentation fremgår af udbudsmaterialet. Hvert ESPD skal være underskrevet af udsteder (medmindre udstederens egen identitet er e-autentificeret gennem udbudssystemet). EU har indført forbud mod deltagelse i EU-udbud af virksomheder med russisk involvering, jf. artikel 5k i Rådets Forordning (EU) no. 833/2014 af 31. juli 2014 om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine, som ændret ved Rådets Forordning (EU) nr. 2022/578 af 8. april 2022. Tilbudsgiver skal sammen med det endelige tilbud aflevere en tro og love erklæring om, at virksomheden og tilbuddet ikke har russisk involvering, der overskrider grænserne i forordningen. Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge en tro og love erklæring. Udbudsmaterialet indeholder en skabelon, som kan benyttes. Ordregiver kan til enhver tid anmode ansøger/tilbudsgiver om at indsende dokumentation for oplysninger i ESPD - og tro og love erklæring(er) - inden en kortere tidsfrist der fastsættes af ordregiver, samt supplering og præcisering af indsendt dokumentation. Manglende fremsendelse af efterspurgt dokumentation kan føre til udelukkelse fra udbudsproceduren. Se udbudsbetingelserne for uddybende beskrivelse. 5.1.9. Udvælgelseskriterier Kilder til udvælgelseskriterier : Bekendtgørelse Kriterium : Generel årlig omsætning Beskrivelse af udvælgelseskriterium : Den økonomiske aktørs samlede årsomsætning for det antal regnskabsår, der anmodes om i den relevante meddelelse, i udbudsdokumenterne eller i ESPD, er som følger: - Ansøger skal aflevere et ESPD, hvori ansøger skal afgive erklæring om ansøgers samlede omsætning i de tre seneste disponible regnskabsår (afhængigt af, hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed). Ved sammenslutninger af ansøgere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge et særskilt ESPD, som omfatter ovennævnte erklæringer. Hvis ansøger baserer sig på andre virksomheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber), skal hver enkelt af disse enheder vedlægge et særskilt ESPD, som omfatter erklæring om den økonomiske og finansielle formåen, som enheden stiller til rådighed for ansøger (og ikke anden økonomisk og finansiel formåen). Det er et minimumskrav, at ansøger i gennemsnit over de tre seneste disponible regnskabsår (afhængigt af hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed) har haft en årlig omsætning på mindst 10 mio. DKK. Såfremt ansøger baserer sig på andre virksomheders økonomiske kapacitet, eller såfremt flere virksomheder byder i sammenslutning (konsortium), bedømmes opfyldelse af minimumskrav ud fra virksomhedernes samlede økonomiske kapacitet. Den gennemsnitlige omsætning beregnes som et gennemsnit af virksomhedernes samlede omsætning for virksomhedernes tre senest disponible regnskabsår. Ansøger skal på anmodning kunne dokumentere opfyldelsen af minimumskrav ved at fremlægge godkendte årsrapporter eller revisorerklæring, der indeholder de tal, som kræves oplyst i ESPD. En ansøger, der er optaget på en officiel liste over godkendte økonomiske aktører i den EU-medlemsstat, hvor ansøgeren er etableret, kan – forudsat at optagelse på listen dokumenterer opfyldelse af de fastsatte minimumskrav – i stedet forelægge ordregiveren et certifikat for optagelse udstedt af den kompetente myndighed, jf. Udbudslovens § 152, stk. 4. Ansøger kan også dokumentere opfyldelsen ved ethvert andet dokument, som ordregiver vurderer passende, hvis ansøger af gyldig grund ikke er i stand til at fremlægge ovenstående dokumenter. Kriterium : Finansielt forhold Beskrivelse af udvælgelseskriterium : For så vidt angår de finansielle nøgletal (såsom forholdet mellem aktiver og passiver), der er anført i den relevante meddelelse, i udbudsdokumenterne eller i ESPD, erklærer den økonomiske aktør, at de faktiske værdier for de nøgletal, der anmodes om, er som følger: - Egenkapital og samlede aktiver: Ansøger skal aflevere et ESPD, hvori ansøger skal afgive erklæring om ansøgers egenkapital og samlede aktiver i det seneste disponible regnskabsår (afhængigt af, hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed). Ved sammenslutninger af ansøgere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge et særskilt ESPD, som omfatter ovennævnte erklæringer. Hvis ansøger baserer sig på andre virksomheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber), skal hver enkelt af disse enheder vedlægge et særskilt ESPD, som omfatter erklæringer om den økonomiske og finansielle formåen, som enheden stiller til rådighed for ansøger (og ikke anden økonomisk og finansiel formåen). Det er et minimumskrav, at ansøger i det seneste disponible regnskabsår (afhængigt af hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed) har haft en soliditetsgrad på mindst 15 % . Soliditetsgraden beregnes i procent som egenkapitalen divideret med de samlede aktiver. Såfremt ansøger baserer sig på andre virksomheders økonomiske kapacitet, eller såfremt flere virksomheder byder i sammenslutning (konsortium), bedømmes opfyldelse af minimumskrav ud fra virksomhedernes samlede økonomiske kapacitet. Soliditetsgrad beregnes som virksomhedernes samlede egenkapital for seneste disponible regnskabsår, divideret med virksomhedernes samlede aktiver for regnskabsåret, udregnet i procent. Ansøger skal på anmodning kunne dokumentere opfyldelsen af minimumskrav ved at fremlægge godkendte årsrapporter eller revisorerklæring, der indeholder de tal, som kræves oplyst i ESPD. En ansøger, der er optaget på en officiel liste over godkendte økonomiske aktører i den EU-medlemsstat, hvor ansøgeren er etableret, kan – forudsat at optagelse på listen dokumenterer opfyldelse af de fastsatte minimumskrav – i stedet forelægge ordregiveren et certifikat for optagelse udstedt af den kompetente myndighed, jf. Udbudslovens § 152, stk. 4. Ansøger kan også dokumentere opfyldelsen ved ethvert andet dokument, som ordregiver vurderer passende, hvis ansøger af gyldig grund ikke er i stand til at fremlægge ovenstående dokumenter. Kriterium : Referencer på specificerede tjenester Beskrivelse af udvælgelseskriterium : Kun for så vidt angår offentlige tjenesteydelseskontrakter: I referenceperioden har den økonomiske aktør leveret følgende betydelige tjenesteydelser af den anførte type. Ordregivende myndigheder kan kræve op til tre års erfaring og tillade, at der tages hensyn til erfaring, som ikke er indhøstet inden for de seneste tre år. - Ansøger skal i ESPD angive en liste over de betydeligste tilsvarende leveringer af tjenesteydelser, ansøger har udført i løbet af de sidste 3 år. Kun referencer udført inden for de seneste 3 år beregnet fra ansøgningsfristen vil indgå i vurderingen. Hvis den pågældende leverance er udført/udføres løbende (f. eks. i henhold til en uafsluttet kontrakt), er det kun den del af ydelserne, der er udført inden for de seneste 3 år før ansøgningsfristens udløb, der indgår i vurderingen af referencen. Hvis en del af ydelserne ikke er udført inden for de seneste 3 år eller inden ansøgningsfristen, vil denne del således ikke indgå i vurderingen af leverancen (referencen). Det er derfor vigtigt, at det tydeligt angives, hvilken del (f.eks. i forhold til størrelse, værdi, mængde, omfang osv.) af den løbende reference, der er udført inden for de seneste 3 år og inden ansøgningsfristen. Ved sammenslutninger af ansøgere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge et særskilt ESPD, som omfatter ovenstående. Hvis ansøger baserer sig på andre enheders tekniske og faglige formåen (f.eks. underleverandører eller enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber), skal hver enkelt af disse enheder vedlægge et særskilt ESPD, som omfatter erklæringer om den tekniske og faglige formåen, som enheden stiller til rådighed for ansøger (og ikke anden teknisk og faglig formåen). Det er et minimumskrav, at ansøger skal angive mindst 1 relevant reference vedrørende levering af et ESDH-system til offentlige myndigheder/virksomheder, der med hensyn til art og omfang er sammenlignelige med den udbudte opgave, og som er igangværende eller afsluttet inden for de seneste 3 år regnet fra tidspunktet for ansøgningsfristen. Minimumskravet kan opfyldes ved at vedlægge flere referencer, der tilsammen opfylder minimumskravet. Referencelisten anses for at være endelig dokumentation. En tilbudsgiver, der er optaget på en officiel liste over godkendte økonomiske aktører i den EU-medlemsstat, hvor tilbudsgiveren er etableret, kan – forudsat at optagelse på listen dokumenterer opfyldelse af de fastsatte minimumskrav – i stedet forelægge ordregiveren et certifikat for optagelse udstedt af den kompetente myndighed, jf. § 152, stk. 4. Hvis der modtages flere egnede anmodninger end det fastsatte antal, der vil blive opfordret til at deltage, vil ordregiver foretage udvælgelsen af det fastsatte antal ud fra et sagligt skøn, hvor der lægges vægt på den tekniske og faglige kapacitet i form af de mest relevante referencer set i forhold til de ydelser, der omfattes af kontrakten. Det vurderes, i hvor høj grad referencerne tilsammen dokumenterer relevant erfaring med tilsvarende ydelser af sammenlignelig karakter i forhold til kontrakten. Der vil i den forbindelse særligt blive lagt vægt på erfaring med: - Etablering, konfiguration og idriftsættelse af et ESDH-system leveret som en cloud-baseret SaaS-løsning samt efterfølgende drift, support, vedligeholdelse og opdatering af systemet - Understøttelse af kundens sags- og dokumenthåndtering, herunder sagsoprettelse og journalisering, sagstyper og metadata, versionsstyring af dokumenter, søgning og genfinding samt adgangsstyring og håndtering af personoplysninger. - Opsætning af forskellige sagstyper og arbejdsgange hos kunden, herunder godkendelsesflow og kontraktregistrering. - Understøttelse af mødeafvikling, herunder publicering til en mødeportal, samt integration til Microsoft 365, herunder Entra ID, Outlook og Teams - Levering af et åbent og dokumenteret API anvendt til kundens egne eller tredjeparts integrationer og automatisering - Konvertering af sager, dokumenter og metadata fra en anden dokument- eller sagshåndteringsløsning, herunder konverteringsanalyse - Aflevering af arkiveringsversion til Rigsarkivet eller tilsvarende arkivmyndighed - Undervisning af superbrugere, supportmedarbejdere og systemadministratorer samt udarbejdelse af undervisningsmateriale. Kriteriet vil blive anvendt til at udvælge de ansøgere, som skal opfordres til at deltage i anden fase af proceduren Oplysninger om den anden fase i en procedure, der afvikles i to faser: Mindsteantallet af ansøgere, som skal opfordres til at deltage i anden fase af proceduren : 3 Det højeste antal ansøgere, som skal opfordres til at deltage i anden fase af proceduren : 3 Proceduren afvikles i successive faser. I hver fase kan nogle ansøgere blive udelukket 5.1.10. Tildelingskriterier Kriterium : Type: Kvalitet Navn : Kvalitet Beskrivelse : Delkriterier fremgår af udbudsbetingelserne. Kategori for tildelingskriteriet vægt: Vægtning (procentdel, præcis) Tildelingskriterium talværdi : 35 Kriterium : Type: Kvalitet Navn : Metode og proces Beskrivelse : Delkriterier fremgår af udbudsbetingelserne. Kategori for tildelingskriteriet vægt: Vægtning (procentdel, præcis) Tildelingskriterium talværdi : 25 Kriterium : Type: Pris Navn : Pris Beskrivelse : Delkriterier fremgår af udbudsbetingelserne. Kategori for tildelingskriteriet vægt: Vægtning (procentdel, præcis) Tildelingskriterium talværdi : 20 Kriterium : Type: Kvalitet Navn : Vedligeholdelse og servicemål Beskrivelse : Delkriterier fremgår af udbudsbetingelserne. Kategori for tildelingskriteriet vægt: Vægtning (procentdel, præcis) Tildelingskriterium talværdi : 15 Kriterium : Type: Kvalitet Navn : Kontraktlige vilkår Beskrivelse : Delkriterier fremgår af udbudsbetingelserne. Kategori for tildelingskriteriet vægt: Vægtning (procentdel, præcis) Tildelingskriterium talværdi : 5 5.1.11. Tilbudsdokumenter Sprog, som udbudsdokumenterne er officielt tilgængelige på : dansk Adresse på udbudsdokumenterne : https://permalink.mercell.com/280424171.aspx 5.1.12. Tilbudsvilkår Vilkår for indgivelse : Elektronisk indgivelse : Påkrævet Indgivelsesadresse : https://permalink.mercell.com/280424171.aspx Sprog, som tilbud og ansøgninger om deltagelse kan indgives på : dansk Elektronisk katalog : Ikke tilladt Alternative tilbud : Ikke tilladt Tilbudsgivere kan indgive mere end ét tilbud : Ikke tilladt Frist for modtagelse af anmodninger om deltagelse : 10/11/2026 11:00:00 (UTC+00:00) vesteuropæisk tid, GMT Betingelser for kontraktens udførelse : Udførelsen af kontrakten skal ske inden for rammerne af programmer for beskyttet beskæftigelse : Nej Vilkår relateret til kontraktens udførelse : Kontrakten indeholder særlige betingelser for kontraktens gennemførelse. Nærmere oplysninger fremgår af udbudsmaterialet. Elektronisk fakturering : Påkrævet Der vil blive anvendt elektronisk bestilling : nej Retlig form, der skal antages af en gruppe af tilbudsgivere, der får tildelt en kontrakt : Såfremt kontrakten tildeles en sammenslutning af økonomiske aktører (konsortium), skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse for kontraktens gennemførelse og udpege en fælles befuldmægtiget blandt de solidarisk hæftende deltagere. Oplysninger om finansiering og betaling : Krav til finansielle vilkår fremgår af udbudsmaterialet. 5.1.15. Teknikker Rammeaftale : Ingen rammeaftale Oplysninger om det dynamiske indkøbssystem : Intet dynamisk indkøbssystem 5.1.16. Yderligere oplysninger, mægling og gennemgang Organisation med ansvar for klager : Klagenævnet for Udbud - Nævnenes Hus Oplysninger om klagefrister : I henhold til LBK nr. 448 af 8.5.2024 om Klagenævnet for Udbud (med senere ændringer) gælder følgende frister for indgivelse af klage: Klage over udbud eller beslutninger omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet, som ikke er omfattet af særlige bestemmelser om prækvalifikation, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden: 45 kalenderdage efter, at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort. Klage over indgåelse af en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden; 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at kontrakten er indgået, forudsat at underretningen har indeholdt en begrundelse for beslutningen. Klage over indgåelse af rammeaftaler efter udbudslovens afsnit II, III og §§ 191 og 192, efter tilbudsloven eller forsyningsvirksomhedsdirektivet skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden: 6 måneder regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere om tildelingsbeslutningen. naevneneshus.dk Klage over en ordregivers beslutning om at videreføre en kontrakt, jf. udbudslovens § 185, stk. 2, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden: 20 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har meddelt sin beslutning. Har en ordregiver fulgt proceduren i lovens § 4 for at sikre, at en kontrakt ikke erklæres for uden virkning, skal en klage over, at ordregiveren i strid med udbudsdirektivet eller forsyningsvirksomhedsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har offentliggjort en sådan bekendtgørelse, forudsat at bekendtgørelsen med henblik på frivillig forudgående gennemsigtighed indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning. Senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden efter lovens § 3, stk. 1 eller 2, eller i den periode på 10 kalenderdage, som er fastsat i § 4, stk. 1, nr. 2. Hvis klagen ikke er indgivet i disse perioder, skal klageren tillige angive, om der begæres opsættende virkning, jf. lovens § 12, stk. 1. Organisation, der leverer supplerende oplysninger om udbudsproceduren : Trafikselskabet Movia Organisation, der leverer yderligere oplysninger om klageprocedurerne : Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen Organisation, der modtager ansøgninger om deltagelse : Trafikselskabet Movia Organisation, der behandler tilbud : Trafikselskabet Movia 8. Organisationer 8.1. ORG-0001 Officielt navn : Trafikselskabet Movia Registreringsnummer : 29896569 Postadresse : Hanne Varmings Plads 4 By : Valby Postnummer : 2500 Landsdel (NUTS) : Byen København ( DK011 ) Land : Danmark Enhed : Mai-Britt Rose Böwadt E-mail : mab@ramboll.com Telefon : +45 36131400 Internetadresse : http://www.moviatrafik.dk/omos/Pages/Omos.aspx Denne organisations roller: Køber Organisation, der leverer supplerende oplysninger om udbudsproceduren Organisation, der modtager ansøgninger om deltagelse Organisation, der behandler tilbud 8.1. ORG-0002 Officielt navn : Klagenævnet for Udbud - Nævnenes Hus Registreringsnummer : 37795526 Postadresse : Toldboden 2 By : Viborg Postnummer : 8800 Landsdel (NUTS) : Vestjylland ( DK041 ) Land : Danmark E-mail : klfu@naevneneshus.dk Telefon : +45 72405600 Fax : +45 33307799 Internetadresse : http://www.naevneneshus.dk Denne organisations roller: Organisation med ansvar for klager 8.1. ORG-0003 Officielt navn : Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen Registreringsnummer : 10294819 Postadresse : Carl Jacobsens Vej 35 By : Valby Postnummer : 2500 Landsdel (NUTS) : Byen København ( DK011 ) Land : Danmark E-mail : kfst@kfst.dk Telefon : +45 41715000 Fax : +45 41715100 Internetadresse : http://www.kfst.dk Denne organisations roller: Organisation, der leverer yderligere oplysninger om klageprocedurerne 8.1. ORG-0004 Officielt navn : Mercell Holding ASA Registreringsnummer : 980921565 Postadresse : Askekroken 11 By : Oslo Postnummer : 0277 Landsdel (NUTS) : Oslo ( NO081 ) Land : Norge Enhed : eSender E-mail : publication@mercell.com Telefon : +47 21018800 Fax : +47 21018801 Internetadresse : http://mercell.com/ Denne organisations roller: TED eSender Oplysninger om bekendtgørelsen Bekendtgørelsens ID : 729ce98b-de32-4ebb-b959-48944fb16b5b - 01 Formulartype : Konkurrencevilkår Bekendtgørelsestype : Udbuds- eller koncessionsbekendtgørelse – standardordningen Bekendtgørelsesundertype : 17 Afsendelsesdato for bekendtgørelsen : 09/10/2026 08:03:22 (UTC+00:00) vesteuropæisk tid, GMT Dato for afsendelse af bekendtgørelsen (eSender) : 09/10/2026 08:03:27 (UTC+00:00) vesteuropæisk tid, GMT Bekendtgørelsens officielle sprog : dansk Bekendtgørelsesnummer : 700665-2026 EUT-S-nummer : 197/2026 Offentliggørelsesdato : 12/10/2026

Published

Udbud af ESDH-system som en Service

197/2026 See the notice on TED website 700665-2026 - Konkurrencevilkår 700665-2026 700665-2026 - Konkurrencevilkår Danmark – It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support – Udbud af ESDH-system som en Service OJ S 197/2026 12/10/2026 Udbuds- eller koncessionsbekendtgørelse – standardordningen Tjenesteydelser 1. Køber 1.1. Køber Officielt navn : Trafikselskabet Movia E-mail : mab@ramboll.com Den ordregivende enheds aktiviteter : Bytransport med jernbane, sporvogn, trolleybus eller bus 2. Procedure 2.1. Procedure Titel : Udbud af ESDH-system som en Service Beskrivelse : Udbuddet omfatter levering af et ESDH-system som en Service (SaaS) til Trafikselskabet Movia samt de ydelser, der er nødvendige for at etablere, drifte og vedligeholde løsningen i Kontraktens løbetid.Leverancen omfatter etablering og konfiguration af systemet til ca. 505 brugere, konvertering af eksisterende sager, dokumenter og metadata fra Movias nuværende ESDH-løsning, opsætning af sagstyper, dokumentskabeloner og udvalgte arbejdsgange, uddannelse af superbrugere, supportmedarbejdere og systemadministratorer samt drift, support og vedligeholdelse.Løsningen skal baseres på standardfunktionalitet (cloud) i det omfang, der er angivet i udbudsmaterialet. Løsningen skal understøtte sags- og dokumenthåndtering, metadata, journalisering og arkivering, workflow- og godkendelsesprocesser, mødehåndtering, søgning og ledelsesinformation samt integration til Microsoft 365 (Entra ID, Outlook og Teams), FirstAgenda og Digital Post. De nærmere krav fremgår af bilag 1A (Kravspecifikation).Kontrakten indeholder krav til Leverandørens håndtering af integritet, fortrolighed og tilgængelighed for de data, der behandles i løsningen.Løsningen skal stille et åbent og dokumenteret API til rådighed, som kan anvendes af Movia og af tredjepart til integrationer og automatisering. Kontrakten indeholder krav om Leverandørens medvirken til overdragelse af opgaverne ved Kontraktens ophør.Kontrakten indeholder rammeaftalelignende elementer, idet der kan tilkøbes nærmere angivne timebaserede ydelser til de fastsatte timepriser herfor.Kontrakten er ikke opdelt i delkontrakter, da det er ordregivers vurdering, at Kontrakten ikke hverken it-strategisk, teknisk eller kommercielt er egnet til at opdele i særskilte delkontrakter. Identifikator for proceduren : ba26a5ad-9272-4867-823f-4be15fa09e0f Intern ID : 280424171 Udbudsprocedure : Udbud med forhandling/indkaldelse af tilbud med forudgående offentliggørelse Proceduren er en hasteprocedure : nej Hovedpunkterne i proceduren : Efter modtagelse af de indledende tilbud forventer ordregiver følgende forhandlingsforløb (medmindre ordregiver vælger at tildele kontrakten på grundlag af det indledende tilbud): Alle prækvalificerede virksomheder, der rettidigt har afgivet indledende tilbud, inviteres til én forhandlingsrunde. Herefter anmodes virksomhederne om at afgive endelige tilbud. Se uddybende beskrivelse af forløbet i udbudsbetingelserne. Ordregiver forbeholder sig ret til at tilpasse forløbet, og f.eks. tilføje yderligere forhandlingsmøder og yderligere reviderede tilbud. Der ydes ikke vederlag for deltagelse i udbudsprocessen. 2.1.1. Formål Kontraktens hovedformål : Tjenesteydelser Primær klassifikation ( cpv ): 72000000 It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support Supplerende klassifikation ( cpv ): 72253200 Systemsupport , 72254100 Systemafprøvning , 72261000 Programmelsupport , 72265000 Konfigurering af programmel , 72310000 Databehandling , 72514100 Servicebureauvirksomhed i forbindelse med drift af datamater 2.1.2. Udførelsessted Landsdel (NUTS) : Københavns omegn ( DK012 ) Land : Danmark Yderligere oplysninger : Udførelsesstedet er hos Leverandøren. 2.1.3. Værdi Anslået værdi eksklusiv moms : 10 000 000,00 DKK 2.1.4. Generelle oplysninger Yderligere oplysninger : Der er tale om et udbud med forhandling, hvilket indebærer, at virksomheder, der ønsker at deltage i udbudsprocessen, først skal ansøge om prækvalifikation. Ansøgning skal uploades og afsendes via udbudssystemet inden udløb af den fastsatte ansøgningsfrist. Eventuelle spørgsmål til ansøgningsprocessen skal stilles via udbudssystemet. Ansøgerne opfordres til at stille deres spørgsmål senest 2 uger før ansøgningsfristen. Alle spørgsmål (også spørgsmål modtaget efter ovenstående "frist") vil blive besvaret, i det omfang det er muligt at fremkomme med en besvarelse senest 6 kalenderdage inden ansøgningsfristens udløb. Spørgsmål og svar, samt eventuelle rettelser vil løbende blive offentliggjort i udbudssystemet. Fristen for modtagelse af tilbud fastsættes i udbudsmaterialet. Anmodning om prækvalifikation udarbejdes via udfyldelse af ESPD, hvori ansøger skal afgive erklæringer om: - Hvorvidt ansøger er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 135-136 - Hvorvidt ansøger er omfattet af de angivne frivillige udelukkelsesgrunde i § 137 - De forhold vedrørende økonomisk og finansiel kapacitet, der er angivet og - De forhold vedrørende teknisk og faglig kapacitet, der er angivet. En ansøger vil blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, såfremt de ovennævnte udelukkelsesgrunde finder anvendelse, medmindre udbudsloven giver mulighed for at undlade at udelukke ansøgeren (jf. herunder lovens § 138). Krav til dokumentation fremgår af udbudsmaterialet. Hvert ESPD skal være underskrevet af udsteder (medmindre udstederens egen identitet er e-autentificeret gennem udbudssystemet). EU har indført forbud mod deltagelse i EU-udbud af virksomheder med russisk involvering, jf. artikel 5k i Rådets Forordning (EU) no. 833/2014 af 31. juli 2014 om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine, som ændret ved Rådets Forordning (EU) nr. 2022/578 af 8. april 2022. Tilbudsgiver skal sammen med det endelige tilbud aflevere en tro og love erklæring om, at virksomheden og tilbuddet ikke har russisk involvering, der overskrider grænserne i forordningen. Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge en tro og love erklæring. Udbudsmaterialet indeholder en skabelon, som kan benyttes. Ordregiver kan til enhver tid anmode ansøger/tilbudsgiver om at indsende dokumentation for oplysninger i ESPD - og tro og love erklæring(er) - inden en kortere tidsfrist der fastsættes af ordregiver, samt supplering og præcisering af indsendt dokumentation. Manglende fremsendelse af efterspurgt dokumentation kan føre til udelukkelse fra udbudsproceduren. Se udbudsbetingelserne for uddybende beskrivelse. Retsgrundlag : Direktiv 2014/25/EU 2.1.6. Udelukkelsesgrunde Kilder til grundlag for udelukkelse : Bekendtgørelse Korruption : Er den økonomiske aktør selv eller en person, der tilhører den økonomiske aktørs administrations-, ledelses- eller tilsynsorgan eller har beføjelse til at repræsentere eller kontrollere eller til at træffe beslutninger heri, ved en endelig dom blevet dømt for bestikkelse ved en dom afsagt for højst fem år siden, eller hvori en udelukkelsesperiode fastsat direkte i dommen fortsat finder anvendelse? Som defineret i artikel 3 i konventionen om bekæmpelse af bestikkelse, som involverer tjenestemænd ved De Europæiske Fællesskaber eller i Den Europæiske Unions medlemsstater (EFT C 195 af 25.6.1997, s. 1), og i artikel 2, stk. 1, i Rådets rammeafgørelse 2003/568/RIA af 22. juli 2003 om bekæmpelse af bestikkelse i den private sektor (EUT L 192 af 31.7.2003, s. 54). Denne udelukkelsesgrund omfatter også bestikkelse som defineret i den nationale ret gældende for den ordregivende myndighed (den ordregivende enhed) eller den økonomiske aktør. Svig : Er den økonomiske aktør selv eller en person, der tilhører den økonomiske aktørs administrations-, ledelses- eller tilsynsorgan eller har beføjelse til at repræsentere eller kontrollere eller til at træffe beslutninger heri, ved en endelig dom blevet dømt for svig ved en dom afsagt for højst fem år siden, eller hvori en udelukkelsesperiode fastsat direkte i dommen fortsat finder anvendelse? Som omhandlet i artikel 1 i konventionen om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser (EFT C 316 af 27.11.1995, s. 48). Hvidvaskning af penge eller finansiering af terrorisme : Er den økonomiske aktør selv eller en person, der tilhører den økonomiske aktørs administrations-, ledelses- eller tilsynsorgan eller har beføjelse til at repræsentere eller kontrollere eller til at træffe beslutninger heri, ved en endelig dom blevet dømt for hvidvaskning af penge eller finansiering af terrorisme ved en dom afsagt for højst fem år siden, eller hvori en udelukkelsesperiode fastsat direkte i dommen fortsat finder anvendelse? Som defineret i artikel 1 i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2005/60/EF af 26. oktober 2005 om forebyggende foranstaltninger mod anvendelse af det finansielle system til hvidvaskning af penge og finansiering af terrorisme (EUT L 309 af 25.11.2005, s. 15). Deltagelse i en kriminel organisation : Er den økonomiske aktør selv eller en person, der tilhører den økonomiske aktørs administrations-, ledelses- eller tilsynsorgan eller har beføjelse til at repræsentere eller kontrollere eller til at træffe beslutninger heri, ved en endelig dom blevet dømt for deltagelse i en kriminel organisation ved en dom afsagt for højst fem år siden, eller hvori en udelukkelsesperiode fastsat direkte i dommen fortsat finder anvendelse? Som defineret i artikel 2 i Rådets rammeafgørelse 2008/841/RIA af 24. oktober 2008 om bekæmpelse af organiseret kriminalitet (EUT L 300 af 11.11.2008, s. 42). Terrorhandlinger eller strafbare handlinger med forbindelse til terroraktivitet : Er den økonomiske aktør selv eller en person, der tilhører den økonomiske aktørs administrations-, ledelses- eller tilsynsorgan eller har beføjelse til at repræsentere eller kontrollere eller til at træffe beslutninger heri, ved en endelig dom blevet dømt for terrorhandlinger eller strafbare handlinger med forbindelse til terroraktivitet ved en dom afsagt for højst fem år siden, eller hvori en udelukkelsesperiode fastsat direkte i dommen fortsat finder anvendelse? Som defineret i henholdsvis artikel 1 og 3 i Rådets rammeafgørelse 2002/475/RIA af 13. juni 2002 om bekæmpelse af terrorisme (EFT L 164 af 22.6.2002, s. 3). Denne udelukkelsesgrund omfatter også anstiftelse, medvirken og forsøg på at begå sådanne handlinger som omhandlet i nævnte rammeafgørelses artikel 4. Børnearbejde og andre former for menneskehandel : Er den økonomiske aktør selv eller en person, der tilhører den økonomiske aktørs administrations-, ledelses- eller tilsynsorgan eller har beføjelse til at repræsentere eller kontrollere eller til at træffe beslutninger heri, ved en endelig dom blevet dømt for børnearbejde og andre former for menneskehandel ved en dom afsagt for højst fem år siden, eller hvori en udelukkelsesperiode fastsat direkte i dommen fortsat finder anvendelse? Som defineret i artikel 2 i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2011/36/EU af 5. april 2011 om forebyggelse og bekæmpelse af menneskehandel og beskyttelse af ofrene herfor, og om erstatning af Rådets rammeafgørelse 2002/629/RIA (EUT L 101 af 15.4.2011, s. 1). Alvorlige forsømmelser i forbindelse med udøvelsen af erhvervet : Har den økonomiske aktør i forbindelse med udøvelsen af erhvervet gjort sig skyldig i alvorlige forsømmelser? Hvis det er relevant, se definitioner i national ret, den relevante meddelelse eller udbudsdokumenterne. Afgivelse af urigtige oplysninger, tilbageholdelse af oplysninger, ude af stand til at fremlægge de dokumenter, der anmodes om, eller indhentede fortrolige oplysninger i forbindelse med denne procedure : Har den økonomiske aktør befundet sig i en af følgende situationer:a) Denne har afgivet groft urigtige oplysninger ved meddelelsen af de oplysninger, der kræves til verifikation af, at der ikke er grundlag for udelukkelse, eller af at udvælgelseskriterierne er opfyldt,b) Denne har tilbageholdt sådanne oplysninger,c) Denne har været ude af stand til straks at fremsende den supplerende dokumentation, som en ordregivende myndighed eller en ordregivende enhed anmoder om, ogd) Denne har uretmæssigt påvirket den ordregivende myndigheds eller den ordregivende enheds beslutningsproces, indhentet fortrolige oplysninger, der kan give denne uretmæssige fordele i forbindelse med udbudsproceduren, eller uagtsomt givet vildledende oplysninger, der kan have væsentlig indflydelse på beslutninger vedrørende udelukkelse, udvælgelse eller tildeling? Interessekonflikt som følge af deltagelse i udbudsproceduren : Er den økonomiske aktør opmærksom på en interessekonflikt, jf. national ret, den relevante meddelelse eller udbudsdokumenterne, som følge af sin deltagelse i udbudsproceduren? Direkte eller indirekte involvering i forberedelsen af denne udbudsprocedure : Har den økonomiske aktør eller en virksomhed, der er knyttet til den økonomiske aktør, rådgivet den ordregivende myndighed eller den ordregivende enhed eller på anden måde været involveret i forberedelsen af udbudsproceduren? Tilsidesættelse af forpligtelser i henhold til rent nationale udelukkelsesgrunde : Andre udelukkelsesgrunde, der måtte være fastsat i den ordregivende myndigheds eller den ordregivende enheds medlemsstats lovgivning. Finder de rent nationale udelukkelsesgrunde, der er anført i den relevante meddelelse eller i udbudsdokumenterne, anvendelse? Tilsidesættelse af forpligtelser vedrørende betaling af bidrag til sociale sikringsordninger : Har den økonomiske aktør tilsidesat sine forpligtelser vedrørende betaling af bidrag til sociale sikringsordninger både i det land, hvor den økonomiske aktør er etableret, og i den ordregivende myndigheds eller den ordregivende enheds medlemsstat, hvis denne er en anden end etableringslandet? Tilsidesættelse af forpligtelser vedrørende betaling af skatter og afgifter : Har den økonomiske aktør tilsidesat sine forpligtelser vedrørende betaling af skatter og afgifter både i det land, hvor den økonomiske aktør er etableret, og i den ordregivende myndigheds eller den ordregivende enheds medlemsstat, hvis denne er en anden end etableringslandet? Erhvervsvirksomheden er indstillet : Er den økonomiske aktørs erhvervsvirksomhed blevet indstillet? Konkurs : Er den økonomiske aktør gået konkurs? Tvangsakkord uden for konkurs : Er den økonomiske aktør under tvangsakkord uden for konkurs? Insolvens : Er den økonomiske aktør under insolvens- eller likvidationsbehandling? Aktiver, der administreres af en kurator : Administreres den økonomiske aktørs aktiver af en kurator eller af retten? En situation, der svarer til konkurs i henhold til national ret : Er den økonomiske aktør i en situation, som svarer til konkurs i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national ret? 5. Delkontrakt 5.1. Delkontrakt : LOT-0000 Titel : Udbud af ESDH-system som en Service Beskrivelse : Udbuddet omfatter levering af et ESDH-system som en Service (SaaS) til Trafikselskabet Movia samt de ydelser, der er nødvendige for at etablere, drifte og vedligeholde løsningen i Kontraktens løbetid.Leverancen omfatter etablering og konfiguration af systemet til ca. 505 brugere, konvertering af eksisterende sager, dokumenter og metadata fra Movias nuværende ESDH-løsning, opsætning af sagstyper, dokumentskabeloner og udvalgte arbejdsgange, uddannelse af superbrugere, supportmedarbejdere og systemadministratorer samt drift, support og vedligeholdelse.Løsningen skal baseres på standardfunktionalitet (cloud) i det omfang, der er angivet i udbudsmaterialet. Løsningen skal understøtte sags- og dokumenthåndtering, metadata, journalisering og arkivering, workflow- og godkendelsesprocesser, mødehåndtering, søgning og ledelsesinformation samt integration til Microsoft 365 (Entra ID, Outlook og Teams), FirstAgenda og Digital Post. De nærmere krav fremgår af bilag 1A (Kravspecifikation).Kontrakten indeholder krav til Leverandørens håndtering af integritet, fortrolighed og tilgængelighed for de data, der behandles i løsningen.Løsningen skal stille et åbent og dokumenteret API til rådighed, som kan anvendes af Movia og af tredjepart til integrationer og automatisering. Kontrakten indeholder krav om Leverandørens medvirken til overdragelse af opgaverne ved Kontraktens ophør.Kontrakten indeholder rammeaftalelignende elementer, idet der kan tilkøbes nærmere angivne timebaserede ydelser til de fastsatte timepriser herfor.Kontrakten er ikke opdelt i delkontrakter, da det er ordregivers vurdering, at Kontrakten ikke hverken it-strategisk, teknisk eller kommercielt er egnet til at opdele i særskilte delkontrakter. Intern ID : 280424171 5.1.1. Formål Kontraktens hovedformål : Tjenesteydelser Primær klassifikation ( cpv ): 72000000 It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support Supplerende klassifikation ( cpv ): 72253200 Systemsupport , 72254100 Systemafprøvning , 72261000 Programmelsupport , 72265000 Konfigurering af programmel , 72310000 Databehandling , 72514100 Servicebureauvirksomhed i forbindelse med drift af datamater Valgmuligheder : Beskrivelse af optioner : Der er følgende option, der kan gøres gældende: Option på Leverandørens gennemførelse af næste aflevering af data til Rigsarkivet. 5.1.2. Udførelsessted Landsdel (NUTS) : Københavns omegn ( DK012 ) Land : Danmark Yderligere oplysninger : Udførelsesstedet er hos Leverandøren. 5.1.3. Anslået varighed Varighed : 96 Måneder 5.1.4. Fornyelse Højeste antal fornyelser : 2 Yderligere oplysninger om fornyelser : Kontrakten kan forlænges med 2 x 1 år for 1 år ad gangen. 5.1.5. Værdi Anslået værdi eksklusiv moms : 10 000 000,00 DKK 5.1.6. Generelle oplysninger Dette er et tilbagevendende udbud Beskrivelse : Kontrakten forventes genudbudt ved kontraktophør. Reserveret deltagelse : Deltagelse uden forbehold. Navnene på og de faglige kvalifikationer for det personale, der skal udføre kontrakten, skal angives : Krav til tilbud Indkøbsprojekt, der ikke finansieres med EU-midler Udbuddet er omfattet af aftalen om offentlige udbud (GPA) : ja Dette udbud er også egnet for små og mellemstore virksomheder (SMV'er): ja Yderligere oplysninger : Der er tale om et udbud med forhandling, hvilket indebærer, at virksomheder, der ønsker at deltage i udbudsprocessen, først skal ansøge om prækvalifikation. Ansøgning skal uploades og afsendes via udbudssystemet inden udløb af den fastsatte ansøgningsfrist. Eventuelle spørgsmål til ansøgningsprocessen skal stilles via udbudssystemet. Ansøgerne opfordres til at stille deres spørgsmål senest 2 uger før ansøgningsfristen. Alle spørgsmål (også spørgsmål modtaget efter ovenstående "frist") vil blive besvaret, i det omfang det er muligt at fremkomme med en besvarelse senest 6 kalenderdage inden ansøgningsfristens udløb. Spørgsmål og svar, samt eventuelle rettelser vil løbende blive offentliggjort i udbudssystemet. Fristen for modtagelse af tilbud fastsættes i udbudsmaterialet. Anmodning om prækvalifikation udarbejdes via udfyldelse af ESPD, hvori ansøger skal afgive erklæringer om: - Hvorvidt ansøger er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 135-136 - Hvorvidt ansøger er omfattet af de angivne frivillige udelukkelsesgrunde i § 137 - De forhold vedrørende økonomisk og finansiel kapacitet, der er angivet og - De forhold vedrørende teknisk og faglig kapacitet, der er angivet. En ansøger vil blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, såfremt de ovennævnte udelukkelsesgrunde finder anvendelse, medmindre udbudsloven giver mulighed for at undlade at udelukke ansøgeren (jf. herunder lovens § 138). Krav til dokumentation fremgår af udbudsmaterialet. Hvert ESPD skal være underskrevet af udsteder (medmindre udstederens egen identitet er e-autentificeret gennem udbudssystemet). EU har indført forbud mod deltagelse i EU-udbud af virksomheder med russisk involvering, jf. artikel 5k i Rådets Forordning (EU) no. 833/2014 af 31. juli 2014 om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine, som ændret ved Rådets Forordning (EU) nr. 2022/578 af 8. april 2022. Tilbudsgiver skal sammen med det endelige tilbud aflevere en tro og love erklæring om, at virksomheden og tilbuddet ikke har russisk involvering, der overskrider grænserne i forordningen. Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge en tro og love erklæring. Udbudsmaterialet indeholder en skabelon, som kan benyttes. Ordregiver kan til enhver tid anmode ansøger/tilbudsgiver om at indsende dokumentation for oplysninger i ESPD - og tro og love erklæring(er) - inden en kortere tidsfrist der fastsættes af ordregiver, samt supplering og præcisering af indsendt dokumentation. Manglende fremsendelse af efterspurgt dokumentation kan føre til udelukkelse fra udbudsproceduren. Se udbudsbetingelserne for uddybende beskrivelse. 5.1.9. Udvælgelseskriterier Kilder til udvælgelseskriterier : Bekendtgørelse Kriterium : Generel årlig omsætning Beskrivelse af udvælgelseskriterium : Den økonomiske aktørs samlede årsomsætning for det antal regnskabsår, der anmodes om i den relevante meddelelse, i udbudsdokumenterne eller i ESPD, er som følger: - Ansøger skal aflevere et ESPD, hvori ansøger skal afgive erklæring om ansøgers samlede omsætning i de tre seneste disponible regnskabsår (afhængigt af, hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed). Ved sammenslutninger af ansøgere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge et særskilt ESPD, som omfatter ovennævnte erklæringer. Hvis ansøger baserer sig på andre virksomheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber), skal hver enkelt af disse enheder vedlægge et særskilt ESPD, som omfatter erklæring om den økonomiske og finansielle formåen, som enheden stiller til rådighed for ansøger (og ikke anden økonomisk og finansiel formåen). Det er et minimumskrav, at ansøger i gennemsnit over de tre seneste disponible regnskabsår (afhængigt af hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed) har haft en årlig omsætning på mindst 10 mio. DKK. Såfremt ansøger baserer sig på andre virksomheders økonomiske kapacitet, eller såfremt flere virksomheder byder i sammenslutning (konsortium), bedømmes opfyldelse af minimumskrav ud fra virksomhedernes samlede økonomiske kapacitet. Den gennemsnitlige omsætning beregnes som et gennemsnit af virksomhedernes samlede omsætning for virksomhedernes tre senest disponible regnskabsår. Ansøger skal på anmodning kunne dokumentere opfyldelsen af minimumskrav ved at fremlægge godkendte årsrapporter eller revisorerklæring, der indeholder de tal, som kræves oplyst i ESPD. En ansøger, der er optaget på en officiel liste over godkendte økonomiske aktører i den EU-medlemsstat, hvor ansøgeren er etableret, kan – forudsat at optagelse på listen dokumenterer opfyldelse af de fastsatte minimumskrav – i stedet forelægge ordregiveren et certifikat for optagelse udstedt af den kompetente myndighed, jf. Udbudslovens § 152, stk. 4. Ansøger kan også dokumentere opfyldelsen ved ethvert andet dokument, som ordregiver vurderer passende, hvis ansøger af gyldig grund ikke er i stand til at fremlægge ovenstående dokumenter. Kriterium : Finansielt forhold Beskrivelse af udvælgelseskriterium : For så vidt angår de finansielle nøgletal (såsom forholdet mellem aktiver og passiver), der er anført i den relevante meddelelse, i udbudsdokumenterne eller i ESPD, erklærer den økonomiske aktør, at de faktiske værdier for de nøgletal, der anmodes om, er som følger: - Egenkapital og samlede aktiver: Ansøger skal aflevere et ESPD, hvori ansøger skal afgive erklæring om ansøgers egenkapital og samlede aktiver i det seneste disponible regnskabsår (afhængigt af, hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed). Ved sammenslutninger af ansøgere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge et særskilt ESPD, som omfatter ovennævnte erklæringer. Hvis ansøger baserer sig på andre virksomheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber), skal hver enkelt af disse enheder vedlægge et særskilt ESPD, som omfatter erklæringer om den økonomiske og finansielle formåen, som enheden stiller til rådighed for ansøger (og ikke anden økonomisk og finansiel formåen). Det er et minimumskrav, at ansøger i det seneste disponible regnskabsår (afhængigt af hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed) har haft en soliditetsgrad på mindst 15 % . Soliditetsgraden beregnes i procent som egenkapitalen divideret med de samlede aktiver. Såfremt ansøger baserer sig på andre virksomheders økonomiske kapacitet, eller såfremt flere virksomheder byder i sammenslutning (konsortium), bedømmes opfyldelse af minimumskrav ud fra virksomhedernes samlede økonomiske kapacitet. Soliditetsgrad beregnes som virksomhedernes samlede egenkapital for seneste disponible regnskabsår, divideret med virksomhedernes samlede aktiver for regnskabsåret, udregnet i procent. Ansøger skal på anmodning kunne dokumentere opfyldelsen af minimumskrav ved at fremlægge godkendte årsrapporter eller revisorerklæring, der indeholder de tal, som kræves oplyst i ESPD. En ansøger, der er optaget på en officiel liste over godkendte økonomiske aktører i den EU-medlemsstat, hvor ansøgeren er etableret, kan – forudsat at optagelse på listen dokumenterer opfyldelse af de fastsatte minimumskrav – i stedet forelægge ordregiveren et certifikat for optagelse udstedt af den kompetente myndighed, jf. Udbudslovens § 152, stk. 4. Ansøger kan også dokumentere opfyldelsen ved ethvert andet dokument, som ordregiver vurderer passende, hvis ansøger af gyldig grund ikke er i stand til at fremlægge ovenstående dokumenter. Kriterium : Referencer på specificerede tjenester Beskrivelse af udvælgelseskriterium : Kun for så vidt angår offentlige tjenesteydelseskontrakter: I referenceperioden har den økonomiske aktør leveret følgende betydelige tjenesteydelser af den anførte type. Ordregivende myndigheder kan kræve op til tre års erfaring og tillade, at der tages hensyn til erfaring, som ikke er indhøstet inden for de seneste tre år. - Ansøger skal i ESPD angive en liste over de betydeligste tilsvarende leveringer af tjenesteydelser, ansøger har udført i løbet af de sidste 3 år. Kun referencer udført inden for de seneste 3 år beregnet fra ansøgningsfristen vil indgå i vurderingen. Hvis den pågældende leverance er udført/udføres løbende (f. eks. i henhold til en uafsluttet kontrakt), er det kun den del af ydelserne, der er udført inden for de seneste 3 år før ansøgningsfristens udløb, der indgår i vurderingen af referencen. Hvis en del af ydelserne ikke er udført inden for de seneste 3 år eller inden ansøgningsfristen, vil denne del således ikke indgå i vurderingen af leverancen (referencen). Det er derfor vigtigt, at det tydeligt angives, hvilken del (f.eks. i forhold til størrelse, værdi, mængde, omfang osv.) af den løbende reference, der er udført inden for de seneste 3 år og inden ansøgningsfristen. Ved sammenslutninger af ansøgere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge et særskilt ESPD, som omfatter ovenstående. Hvis ansøger baserer sig på andre enheders tekniske og faglige formåen (f.eks. underleverandører eller enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber), skal hver enkelt af disse enheder vedlægge et særskilt ESPD, som omfatter erklæringer om den tekniske og faglige formåen, som enheden stiller til rådighed for ansøger (og ikke anden teknisk og faglig formåen). Det er et minimumskrav, at ansøger skal angive mindst 1 relevant reference vedrørende levering af et ESDH-system til offentlige myndigheder/virksomheder, der med hensyn til art og omfang er sammenlignelige med den udbudte opgave, og som er igangværende eller afsluttet inden for de seneste 3 år regnet fra tidspunktet for ansøgningsfristen. Minimumskravet kan opfyldes ved at vedlægge flere referencer, der tilsammen opfylder minimumskravet. Referencelisten anses for at være endelig dokumentation. En tilbudsgiver, der er optaget på en officiel liste over godkendte økonomiske aktører i den EU-medlemsstat, hvor tilbudsgiveren er etableret, kan – forudsat at optagelse på listen dokumenterer opfyldelse af de fastsatte minimumskrav – i stedet forelægge ordregiveren et certifikat for optagelse udstedt af den kompetente myndighed, jf. § 152, stk. 4. Hvis der modtages flere egnede anmodninger end det fastsatte antal, der vil blive opfordret til at deltage, vil ordregiver foretage udvælgelsen af det fastsatte antal ud fra et sagligt skøn, hvor der lægges vægt på den tekniske og faglige kapacitet i form af de mest relevante referencer set i forhold til de ydelser, der omfattes af kontrakten. Det vurderes, i hvor høj grad referencerne tilsammen dokumenterer relevant erfaring med tilsvarende ydelser af sammenlignelig karakter i forhold til kontrakten. Der vil i den forbindelse særligt blive lagt vægt på erfaring med: - Etablering, konfiguration og idriftsættelse af et ESDH-system leveret som en cloud-baseret SaaS-løsning samt efterfølgende drift, support, vedligeholdelse og opdatering af systemet - Understøttelse af kundens sags- og dokumenthåndtering, herunder sagsoprettelse og journalisering, sagstyper og metadata, versionsstyring af dokumenter, søgning og genfinding samt adgangsstyring og håndtering af personoplysninger. - Opsætning af forskellige sagstyper og arbejdsgange hos kunden, herunder godkendelsesflow og kontraktregistrering. - Understøttelse af mødeafvikling, herunder publicering til en mødeportal, samt integration til Microsoft 365, herunder Entra ID, Outlook og Teams - Levering af et åbent og dokumenteret API anvendt til kundens egne eller tredjeparts integrationer og automatisering - Konvertering af sager, dokumenter og metadata fra en anden dokument- eller sagshåndteringsløsning, herunder konverteringsanalyse - Aflevering af arkiveringsversion til Rigsarkivet eller tilsvarende arkivmyndighed - Undervisning af superbrugere, supportmedarbejdere og systemadministratorer samt udarbejdelse af undervisningsmateriale. Kriteriet vil blive anvendt til at udvælge de ansøgere, som skal opfordres til at deltage i anden fase af proceduren Oplysninger om den anden fase i en procedure, der afvikles i to faser: Mindsteantallet af ansøgere, som skal opfordres til at deltage i anden fase af proceduren : 3 Det højeste antal ansøgere, som skal opfordres til at deltage i anden fase af proceduren : 3 Proceduren afvikles i successive faser. I hver fase kan nogle ansøgere blive udelukket 5.1.10. Tildelingskriterier Kriterium : Type: Kvalitet Navn : Kvalitet Beskrivelse : Delkriterier fremgår af udbudsbetingelserne. Kategori for tildelingskriteriet vægt: Vægtning (procentdel, præcis) Tildelingskriterium talværdi : 35 Kriterium : Type: Kvalitet Navn : Metode og proces Beskrivelse : Delkriterier fremgår af udbudsbetingelserne. Kategori for tildelingskriteriet vægt: Vægtning (procentdel, præcis) Tildelingskriterium talværdi : 25 Kriterium : Type: Pris Navn : Pris Beskrivelse : Delkriterier fremgår af udbudsbetingelserne. Kategori for tildelingskriteriet vægt: Vægtning (procentdel, præcis) Tildelingskriterium talværdi : 20 Kriterium : Type: Kvalitet Navn : Vedligeholdelse og servicemål Beskrivelse : Delkriterier fremgår af udbudsbetingelserne. Kategori for tildelingskriteriet vægt: Vægtning (procentdel, præcis) Tildelingskriterium talværdi : 15 Kriterium : Type: Kvalitet Navn : Kontraktlige vilkår Beskrivelse : Delkriterier fremgår af udbudsbetingelserne. Kategori for tildelingskriteriet vægt: Vægtning (procentdel, præcis) Tildelingskriterium talværdi : 5 5.1.11. Tilbudsdokumenter Sprog, som udbudsdokumenterne er officielt tilgængelige på : dansk Adresse på udbudsdokumenterne : https://permalink.mercell.com/280424171.aspx 5.1.12. Tilbudsvilkår Vilkår for indgivelse : Elektronisk indgivelse : Påkrævet Indgivelsesadresse : https://permalink.mercell.com/280424171.aspx Sprog, som tilbud og ansøgninger om deltagelse kan indgives på : dansk Elektronisk katalog : Ikke tilladt Alternative tilbud : Ikke tilladt Tilbudsgivere kan indgive mere end ét tilbud : Ikke tilladt Frist for modtagelse af anmodninger om deltagelse : 10/11/2026 11:00:00 (UTC+00:00) vesteuropæisk tid, GMT Betingelser for kontraktens udførelse : Udførelsen af kontrakten skal ske inden for rammerne af programmer for beskyttet beskæftigelse : Nej Vilkår relateret til kontraktens udførelse : Kontrakten indeholder særlige betingelser for kontraktens gennemførelse. Nærmere oplysninger fremgår af udbudsmaterialet. Elektronisk fakturering : Påkrævet Der vil blive anvendt elektronisk bestilling : nej Retlig form, der skal antages af en gruppe af tilbudsgivere, der får tildelt en kontrakt : Såfremt kontrakten tildeles en sammenslutning af økonomiske aktører (konsortium), skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse for kontraktens gennemførelse og udpege en fælles befuldmægtiget blandt de solidarisk hæftende deltagere. Oplysninger om finansiering og betaling : Krav til finansielle vilkår fremgår af udbudsmaterialet. 5.1.15. Teknikker Rammeaftale : Ingen rammeaftale Oplysninger om det dynamiske indkøbssystem : Intet dynamisk indkøbssystem 5.1.16. Yderligere oplysninger, mægling og gennemgang Organisation med ansvar for klager : Klagenævnet for Udbud - Nævnenes Hus Oplysninger om klagefrister : I henhold til LBK nr. 448 af 8.5.2024 om Klagenævnet for Udbud (med senere ændringer) gælder følgende frister for indgivelse af klage: Klage over udbud eller beslutninger omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet, som ikke er omfattet af særlige bestemmelser om prækvalifikation, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden: 45 kalenderdage efter, at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort. Klage over indgåelse af en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden; 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at kontrakten er indgået, forudsat at underretningen har indeholdt en begrundelse for beslutningen. Klage over indgåelse af rammeaftaler efter udbudslovens afsnit II, III og §§ 191 og 192, efter tilbudsloven eller forsyningsvirksomhedsdirektivet skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden: 6 måneder regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere om tildelingsbeslutningen. naevneneshus.dk Klage over en ordregivers beslutning om at videreføre en kontrakt, jf. udbudslovens § 185, stk. 2, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden: 20 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har meddelt sin beslutning. Har en ordregiver fulgt proceduren i lovens § 4 for at sikre, at en kontrakt ikke erklæres for uden virkning, skal en klage over, at ordregiveren i strid med udbudsdirektivet eller forsyningsvirksomhedsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har offentliggjort en sådan bekendtgørelse, forudsat at bekendtgørelsen med henblik på frivillig forudgående gennemsigtighed indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning. Senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden efter lovens § 3, stk. 1 eller 2, eller i den periode på 10 kalenderdage, som er fastsat i § 4, stk. 1, nr. 2. Hvis klagen ikke er indgivet i disse perioder, skal klageren tillige angive, om der begæres opsættende virkning, jf. lovens § 12, stk. 1. Organisation, der leverer supplerende oplysninger om udbudsproceduren : Trafikselskabet Movia Organisation, der leverer yderligere oplysninger om klageprocedurerne : Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen Organisation, der modtager ansøgninger om deltagelse : Trafikselskabet Movia Organisation, der behandler tilbud : Trafikselskabet Movia 8. Organisationer 8.1. ORG-0001 Officielt navn : Trafikselskabet Movia Registreringsnummer : 29896569 Postadresse : Hanne Varmings Plads 4 By : Valby Postnummer : 2500 Landsdel (NUTS) : Byen København ( DK011 ) Land : Danmark Enhed : Mai-Britt Rose Böwadt E-mail : mab@ramboll.com Telefon : +45 36131400 Internetadresse : http://www.moviatrafik.dk/omos/Pages/Omos.aspx Denne organisations roller: Køber Organisation, der leverer supplerende oplysninger om udbudsproceduren Organisation, der modtager ansøgninger om deltagelse Organisation, der behandler tilbud 8.1. ORG-0002 Officielt navn : Klagenævnet for Udbud - Nævnenes Hus Registreringsnummer : 37795526 Postadresse : Toldboden 2 By : Viborg Postnummer : 8800 Landsdel (NUTS) : Vestjylland ( DK041 ) Land : Danmark E-mail : klfu@naevneneshus.dk Telefon : +45 72405600 Fax : +45 33307799 Internetadresse : http://www.naevneneshus.dk Denne organisations roller: Organisation med ansvar for klager 8.1. ORG-0003 Officielt navn : Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen Registreringsnummer : 10294819 Postadresse : Carl Jacobsens Vej 35 By : Valby Postnummer : 2500 Landsdel (NUTS) : Byen København ( DK011 ) Land : Danmark E-mail : kfst@kfst.dk Telefon : +45 41715000 Fax : +45 41715100 Internetadresse : http://www.kfst.dk Denne organisations roller: Organisation, der leverer yderligere oplysninger om klageprocedurerne 8.1. ORG-0004 Officielt navn : Mercell Holding ASA Registreringsnummer : 980921565 Postadresse : Askekroken 11 By : Oslo Postnummer : 0277 Landsdel (NUTS) : Oslo ( NO081 ) Land : Norge Enhed : eSender E-mail : publication@mercell.com Telefon : +47 21018800 Fax : +47 21018801 Internetadresse : http://mercell.com/ Denne organisations roller: TED eSender Oplysninger om bekendtgørelsen Bekendtgørelsens ID : 729ce98b-de32-4ebb-b959-48944fb16b5b - 01 Formulartype : Konkurrencevilkår Bekendtgørelsestype : Udbuds- eller koncessionsbekendtgørelse – standardordningen Bekendtgørelsesundertype : 17 Afsendelsesdato for bekendtgørelsen : 09/10/2026 08:03:22 (UTC+00:00) vesteuropæisk tid, GMT Dato for afsendelse af bekendtgørelsen (eSender) : 09/10/2026 08:03:27 (UTC+00:00) vesteuropæisk tid, GMT Bekendtgørelsens officielle sprog : dansk Bekendtgørelsesnummer : 700665-2026 EUT-S-nummer : 197/2026 Offentliggørelsesdato : 12/10/2026