Spend-management software for EIT RawMaterials

727521-2026 - Wettbewerb Deutschland – Bereitstellung von Software – Spend Management Solution ("SMS") Purchase-to- Pay, Accounts Payable, Expenses, Corporate Cards and Travel OJ S 204/2026 21/10/2026 Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung Dienstleistungen 1. Beschaffer 1.1. Beschaffer Offizielle Bezeichnung: EIT RawMaterials GmbH E-Mail: vergabe@eichlerkernklein.de Rechtsform des Erwerbers: Organisation, die einen durch einen öffentlichen Auftraggeber subventionierten Auftrag vergibt Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Wirtschaftliche Angelegenheiten 2. Verfahren 2.1. Verfahren Titel: Spend Management Solution ("SMS") Purchase-to-Pay, Accounts Payable, Expenses, Corporate Cards and Travel Beschreibung: Provision, implementation and operation of a cloud-based Spend Management Solution (Software as a Service) for EIT RawMaterials that covers the full purchase-to-pay cycle in one platform. Kennung des Verfahrens: db95f7b1-10ee-49ca-aaf7-64fbcf801605 Interne Kennung: EITRM-SMS2026 Verfahrensart: Offenes Verfahren Das Verfahren wird beschleunigt: nein 2.1.1. Zweck Art des Auftrags: Dienstleistungen Haupteinstufung (cpv): 72268000 Bereitstellung von Software Zusätzliche Einstufung (cpv): 72263000 Software-Implementierung, 48440000 Softwarepaket für die Finanzanalyse and Buchhaltung 2.1.2. Erfüllungsort Beliebiger Ort 2.1.4. Allgemeine Informationen Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXP4DM2MWGK# 1) Tenderers must declare that there is no connection to the Russian Federation within the meaning of Article 5k (1) of Regulation (EU) No 833/2014, as amended by Article 1(16) of Council Regulation (EU) 2025/2032 of 23 October 2025. The form Declaration of non-existence of grounds for exclusion must be used for the declaration. 2) The English version of this tender is directly available under this URL of the procurement platform DTVP https://www.dtvp.de/Satellite/public /company/project/CXP4DM2MWGK/en/overview?3 Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU vgv - 2.1.6. Ausschlussgründe Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung: Section 123(1) No 1 Competition Act Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten: Section 123(1) No 1 Competition Act Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung: Section 123(1) No 2 and 3 Competition Act Betrug: Section 123(1) No 4 and 5 Competition Act Korruption: Section 123(1) No 6 Competition Act Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels: Section 123(1) No 10 Competition Act Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern: Section 123(4) No 1 Competition Act Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen: Section 123(4) No 1 Competition Act Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen: Section 124(1) No 1 Competition Act Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen: Section 124(1) No 1 Competition Act Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen: Section 124(1) No 1 Competition Act Zahlungsunfähigkeit: Section 124(1) No 2 Competition Act Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter: Section 124(1) No 2 Competition Act Einstellung der gewerblichen Tätigkeit: Section 124(1) No 2 Competition Act Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften: Section 124 (1) No 2 Competition Act Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten: Section 124(1) No 3 Competition Act Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs: Section 124(1) No 4 Competition Act Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren: Section 124(1) No 5 Competition Act Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens: Section 124(1) No 6 Competition Act Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen: Section 124 (1) No 7 Competition Act Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren: Section 124(1) No 8 Competition Act 5. Los 5.1. Los: LOT-0001 Titel: Spend Management Solution ("SMS") Purchase-to-Pay, Accounts Payable, Expenses, Corporate Cards and Travel Beschreibung: The services comprise the implementation, configuration, hosting and operation of an integrated platform for purchase requests and purchase orders, invoice processing, employee expenses, corporate cards and business travel. They also include interfaces to accounting systems, user and administrator training, maintenance and ongoing support. For further details, reference is made to the Service Description. Interne Kennung: EITRM-SMS2026 5.1.1. Zweck Art des Auftrags: Dienstleistungen Haupteinstufung (cpv): 72268000 Bereitstellung von Software Zusätzliche Einstufung (cpv): 72263000 Software-Implementierung, 48440000 Softwarepaket für die Finanzanalyse and Buchhaltung 5.1.2. Erfüllungsort Beliebiger Ort 5.1.3. Geschätzte Dauer Andere Laufzeit: Unbegrenzt 5.1.6. Allgemeine Informationen Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten. Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot Auftragsvergabeprojekt ganz oder teilweise aus EU-Mitteln finanziert Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein 5.1.7. Strategische Auftragsvergabe Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung 5.1.9. Eignungskriterien Quellen der Eignungskriterien: Bekanntmachung Kriterium: Eintragung in das Handelsregister Beschreibung des Eignungskriteriums: 1) Registration with the commercial register (Indication of the HRB/HRA number and the register court). If there is no obligation to register (e.g. due to the legal form), corresponding information must be provided. 2) Registration with a professional or trade register in other EU Member States (For the Member States of the European Union, the respective professional or trade registers are set out in Annex 11 to Directive 2014/24/EU). Declarations shall be made by using the form "Declaration of Eligibility". Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung Beschreibung des Eignungskriteriums: Evidence must be provided of a business liability insurance for activities that are the subject of the tendered contract. Minimum requirement: The business liability insurance to be proven must include the following minimum coverage: Personal injury, property damage and financial losses: EUR 500,000 sum insured per claim and limited to EUR 1,000,000 sum insured for all claims in an insurance year. Declarations shall be made by using the form "Declaration of Eligibility". Kriterium: Allgemeiner Jahresumsatz Beschreibung des Eignungskriteriums: Annual turnover in EUR (net), based on the last three completed financial years before the time limit for tenders, for which figures are already available. Declarations shall be made by using the form "Declaration of Eligibility". Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen Beschreibung des Eignungskriteriums: Tenderers shall make proof of suitable references in the form of a self-declaration in a list of the main supplies and services delivered or performed over the last three years before the deadline for the submission of tenders. For the purpose of this procurement procedure, a reference is defined as a contractual relationship between the tenderer and a client covering services which are comparable to the services which are subject of the tendered contract. Each of the following criteria has to be met through at least one reference (exclusion criteria): 1. The tenderer must demonstrate experience in project work in a multilingual and international environment (at least English and at least 2 countries). 2. The tenderer must demonstrate experience in providing a cloud-based spend management solution (Software-as-a-Service) covering at least purchase requests/purchase orders with multi-level approval workflows, incoming invoice processing and employee expense and corporate card management, including software hosting and maintenance services, for a client with at least 2 legal entities in at least 2 countries. 3. The tenderer must prove that the offered solution provides an interface to DATEV as well as configurable exports to other accounting /ERP systems. This must be demonstrated by concrete examples (e.g. clients using the DATEV interface, clients using exports to other ERP systems, interface documentation or sample export files). One reference may cover more than one of the above-mentioned exclusion criteria. Tenderers are requested to address the above-mentioned exclusion criteria in the description of the respective reference project if these are considered to be met by the tenderer. Declarations shall be made by using the form "Declaration of Eligibility". Kriterium: Anteil der Unterauftragsvergabe Beschreibung des Eignungskriteriums: Tenderers have to declare which parts of the contract the tenderer intends to subcontract, where such a declaration is already possible. Declarations shall be made by using the form "Declaration of Eligibility". 5.1.10. Zuschlagskriterien Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Technical and Functional Proposal Beschreibung: Further details can be found in the procurement documents. Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Team: Experience and Expertise Beschreibung: Further details can be found in the procurement documents. Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Contract Offer: Terms and Conditions Beschreibung: Further details can be found in the procurement documents. Kriterium: Art: Preis Bezeichnung: Financial Offer Beschreibung: Further details can be found in the procurement documents. Beschreibung der anzuwendenden Methode, wenn die Gewichtung nicht durch Kriterien ausgedrückt werden kann: The evaluation is based on percentage-weighted criteria. Further details on the award criteria and the weightings can be found in the procurement documents. 5.1.11. Auftragsunterlagen Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Englisch Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 12/11/2026 23:59:59 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4DM2MWGK /documents Ad-hoc-Kommunikationskanal: URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4DM2MWGK 5.1.12. Bedingungen für die Auftragsvergabe Bedingungen für die Einreichung: Elektronische Einreichung: Erforderlich Adresse für die Einreichung: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4DM2MWGK Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Englisch Elektronischer Katalog: Nicht zulässig Varianten: Nicht zulässig Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig Frist für den Eingang der Angebote: 19/11/2026 10:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 2 Monate Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können: Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden. Zusätzliche Informationen: Section 56 Procurement Ordinance shall apply to follow-up requests for documentation. Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung: Eröffnungstermin: 19/11/2026 10:05:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit Auftragsbedingungen: Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig Aufträge werden elektronisch erteilt: ja Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja 5.1.15. Techniken Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem 5.1.16. Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Landes Berlin Informationen über die Überprüfungsfristen: According to section 160 (3) sentence 1 No 4 ARC a review procedure is inadmissible, if more than 15 calendar days have expired since receipt of notification from the contracting authority that it is unwilling to redress the objection. Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: EIT RawMaterials GmbH Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer des Landes Berlin Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: EIT RawMaterials GmbH 8. Organisationen 8.1. ORG-0001 Offizielle Bezeichnung: EIT RawMaterials GmbH Registrierungsnummer: VAT ID DE301692026 Postanschrift: Knesebeckstr. 62 Stadt: Berlin Postleitzahl: 10719 Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300) Land: Deutschland E-Mail: vergabe@eichlerkernklein.de Telefon: +4930467384230 Rollen dieser Organisation: Beschaffer Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt 8.1. ORG-0002 Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Berlin Registrierungsnummer: 11-1300000V00-74 Postanschrift: Martin-Luther-Straße 105 Stadt: Berlin Postleitzahl: 10825 Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300) Land: Deutschland E-Mail: vergabekammer@senweb.berlin.de Internetadresse: https://www.berlin.de/sen/wirtschaft/wirtschaftsrecht/vergabekammer/ Rollen dieser Organisation: Überprüfungsstelle Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt 8.1. ORG-0003 Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI) Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83 Stadt: Bonn Postleitzahl: 53119 Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22) Land: Deutschland E-Mail: noreply.esender_hub@bescha.bund.de Telefon: +49228996100 Rollen dieser Organisation: TED eSender Informationen zur Bekanntmachung Kennung/Fassung der Bekanntmachung: aa54bd36-f846-4340-80f1-8a2f5deac349 - 01 Formulartyp: Wettbewerb Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung Unterart der Bekanntmachung: 16 Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 20/10/2026 12:09:38 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Englisch Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 727521-2026 ABl. S – Nummer der Ausgabe: 204/2026 Datum der Veröffentlichung: 21/10/2026