Transition from perpetual Matrix42 licences with maintenance to subscription licences

See the notice on TED website 707349-2026 - Competition Germany – Software supply services – Umstellung des Matrix42 Lizenzmodells von unbefristeten Kauflizenzen mit Wartungsvertrag auf Subscription-Lizenzen OJ S 198/2026 13/10/2026 Contract or concession notice – standard regime Services 1. Buyer 1.1. Buyer Official name: Stadtwerke Bonn GmbH Email: info@stadtwerke-bonn.de Legal type of the buyer: Public undertaking Activity of the contracting authority: Economic affairs 2. Procedure 2.1. Procedure Title: Umstellung des Matrix42 Lizenzmodells von unbefristeten Kauflizenzen mit Wartungsvertrag auf Subscription-Lizenzen Description: Die Stadtwerke Bonn GmbH (SWB) als Auftraggeber (AG) betreibt ein Enterprise- Service-Management-System (ESM) der Firma Matrix42; bislang auf Basis von Kauflizenzen mit Wartungsvertrag. Matrix42 vertreibt die eingesetzten Softwareprodukte künftig jedoch aus- schließlich im Rahmen eines Subscriptionsmodells. Daher ist eine Lizenz-Umstellung erfor- derlich, die der AG hiermit an einen Auftragnehmer (AN) ausschreibt. Procedure identifier: 00127600-e0f2-4f9d-9efa-369d47a74c19 Internal identifier: 2026-9056 Type of procedure: Open The procedure is accelerated: no 2.1.1. Purpose Main nature of the contract: Services Main classification (cpv): 72268000 Software supply services Additional classification (cpv): 72267000 Software maintenance and repair services 2.1.2. Place of performance Town: Bonn Country subdivision (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22) Country: Germany 2.1.4. General information Additional information: #Bekanntmachungs-ID: CXS0YBADY6GBTSC4# Die Vergabestelle behält sich vor, fehlende Unterlagen nachzufordern. Die Bewerber haben hierauf jedoch keinen Anspruch; bei der Bewerbung sowie der Angebotsabgabe ist deshalb zu berücksichtigen, dass unvollständige Unterlagen zum Ausschluss führen können. Legal basis: Directive 2014/24/EU vgv - 707349-2026 Page 1/7  2.1.6. Grounds for exclusion Sources of grounds for exclusion: Notice Breaching of obligations set under purely national exclusion grounds: Participation in a criminal organisation: Terrorist offences or offences linked to terrorist activities: Money laundering or terrorist financing: Fraud: Corruption: Child labour and including other forms of trafficking in human beings: Breaching obligation relating to payment of taxes: Breaching obligation relating to payment of social security contributions: Breaching of obligations in the fields of environmental law: Breaching of obligations in the fields of social law: Breaching of obligations in the fields of labour law: Insolvency: Assets being administered by liquidator: Business activities are suspended: Analogous situation like bankruptcy, insolvency or arrangement with creditors under national law: Grave professional misconduct: Agreements with other economic operators aimed at distorting competition: Conflict of interest due to its participation in the procurement procedure: Direct or indirect involvement in the preparation of this procurement procedure: Early termination, damages, or other comparable sanctions: Misrepresentation, withheld information, unable to provide required documents or obtained confidential information of this procedure: 5. Lot 5.1. Lot: LOT-0001 Title: Umstellung des Matrix42 Lizenzmodells von unbefristeten Kauflizenzen mit Wartungsvertrag auf Subscription-Lizenzen Description: Siehe Leistungsbeschreibung Internal identifier: 2026-9056 5.1.1. Purpose Main nature of the contract: Services Main classification (cpv): 72268000 Software supply services Additional classification (cpv): 72267000 Software maintenance and repair services 5.1.2. Place of performance Town: Bonn Country subdivision (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22) Country: Germany 5.1.3. Estimated duration Start date: 01/01/2027 Duration end date: 31/12/2031 5.1.4. Renewal Maximum renewals: 2 707349-2026 Page 2/7  Other information about renewals: Der Vertrag hat eine Grundlaufzeit von fünf Jahren. Der Auftraggeber ist berechtigt, den Vertrag anschließend bis zu dreimal um jeweils ein weiteres Jahr zu verlängern. Die maximale Vertragslaufzeit beträgt somit acht Jahre. 5.1.6. General information Reserved participation: Participation is not reserved. The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Not required Procurement Project not financed with EU Funds. The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): no 5.1.7. Strategic procurement Aim of strategic procurement: No strategic procurement 5.1.9. Selection criteria Sources of selection criteria: Notice Criterion: Measures for ensuring quality Description of selection criterion: Formblatt T1 - Erklärung des Bieters (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Criterion: Measures for ensuring quality Description of selection criterion: Formblatt T4 - Eigenerklärung Nichtvorliegen von Auschlussgründen (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Criterion: Financial ratio Description of selection criterion: Formblatt T6 - Umsatzangaben (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Criterion: Average yearly manpower Description of selection criterion: Formblatt T8 - Erklärung Mitarbeiter (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Criterion: Security of supply Description of selection criterion: Formblatt T9 - Antiterrorerklärung (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Criterion: Enrolment in a trade register Description of selection criterion: Formblatt T10 - Weitere Forderungen (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Criterion: Security of supply Description of selection criterion: Formblatt T12 - Eigenerklärung Russlandbezug (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Criterion: Measures for ensuring quality Description of selection criterion: Formblatt T1 Criterion: Measures for ensuring quality Description of selection criterion: Formblatt T4 707349-2026 Page 3/7  Criterion: Financial ratio Description of selection criterion: Formblatt T6 Criterion: Average yearly manpower Description of selection criterion: Formblatt T8 Criterion: Security of supply Description of selection criterion: Formblatt T9 Criterion: Enrolment in a trade register Description of selection criterion: Formblatt T10 Criterion: Security of supply Description of selection criterion: Formblatt T12 5.1.11. Procurement documents Languages in which the procurement documents are officially available: German Deadline for requesting additional information: 02/11/2026 23:59:59 (UTC+01:00) Central European Time, Western European Summer Time Address of the procurement documents: https://www.vmp-rheinland.de/VMPSatellite/notice /CXS0YBADY6GBTSC4/documents Ad hoc communication channel: URL: https://www.vmp-rheinland.de/VMPSatellite/notice/CXS0YBADY6GBTSC4 5.1.12. Terms of procurement Terms of submission: Electronic submission: Required Address for submission: https://www.vmp-rheinland.de/VMPSatellite/notice /CXS0YBADY6GBTSC4 Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German Electronic catalogue: Not allowed Variants: Not allowed Tenderers may submit more than one tender: Not allowed Description of the financial guarantee: Vertragserfüllungsbürgschaft, Vorauszahlungsbürgschaft und Gewährleistungsbürgschaft entsprechend den Vorgaben in den BVB (Besonderen Vertragsbedingungen) Deadline for receipt of tenders: 10/11/2026 12:00:00 (UTC+01:00) Central European Time, Western European Summer Time Duration during which the tender must remain valid: 51 Days Information that can be supplemented after the submission deadline: At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later. Additional information: Die Auftraggeberin wird die eingegangenen Unterlagen auf Vollständigkeit prüfen. Soweit sich daraus ergibt, dass die Teilnahmeanträge unvollständig sind, ist die Auftraggeberin berech-tigt, den betreffenden Bewerbern die Möglichkeit zu geben, entsprechende Unterlagen nachzu-reichen. Dieses Recht zur Nachforderung von Unterlagen begründet indes keine Verantwor-tung der Auftraggeberin für die Vollständigkeit der Teilnahmeanträge und keine Verpflichtung zur Nachforderung; ebenso ist ein Ausschluss der betroffenen Teilnahmeanträge zulässig. Es liegt daher in Ihrem Interesse, für die Vollständigkeit des Teilnahmeantrages Sorge zu tragen. Der Bewerber bleibt für den 707349-2026 Page 4/7  Nachweis seiner Eignung und die Vollständigkeit seines Teilnah-meantrags allein verantwortlich Terms of contract: The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No Conditions relating to the performance of the contract: Gemäß Verfahrensbrief Electronic invoicing: Required Electronic ordering will be used: yes Electronic payment will be used: yes 5.1.15. Techniques Framework agreement: No framework agreement Information about the dynamic purchasing system: No dynamic purchase system 5.1.16. Further information, mediation and review Mediation organisation: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln Review organisation: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln Information about review deadlines: Die Vergabestelle weist ausdrücklich auf die Rügeobliegenheiten der Bewerber/Bieter sowie die Präklusionsregelungen gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis 4 GWB bzgl. der Behauptung von Verstößen gegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren hin. Die Rügeobliegenheit ist Zulässigkeitsvoraussetzung für die Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens (§ 160 Absatz 3 Satz 1 GWB). Durch die Rüge soll dem öffentlichen Auftraggeber die Gelegenheit gegeben werden, die Rechtmäßigkeit seines Vergabeverfahrens überprüfen und etwaige Vergabefehler beheben zu können. Soweit der Bieter/Bewerber Verstöße gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkennt, hat er sie innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber zu rügen. Sind Vergabeverstöße aufgrund der Bekanntmachung erkennbar, sind diese bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung zu rügen. Erkennbare Verstöße in den Vergabeunterlagen müssen spätestens bis zum Ablauf der Angebotsfrist gerügt werden. Teilt der öffentliche Auftraggeber dem Bieter/Bewerber mit, dass seiner Rüge nicht abgeholfen wird, muss der Nachprüfungsantrag innerhalb von 15 Kalendertagen ab Eingang der Mitteilung über die Nichtabhilfe beim Bieter/Bewerber bei der zuständigen Vergabekammer eingereicht werden. Organisation providing additional information about the procurement procedure: Stadtwerke Bonn GmbH Organisation providing more information on the review procedures: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln Organisation receiving requests to participate: Stadtwerke Bonn GmbH 8. Organisations 8.1. ORG-0001 Official name: Stadtwerke Bonn GmbH Registration number: DE198888571 Postal address: Theaterstraße 24 Town: Bonn Postcode: 53111 Country subdivision (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22) 707349-2026 Page 5/7  Country: Germany Contact point: Einkauf Email: info@stadtwerke-bonn.de Telephone: +49 2287110 Internet address: https://www.stadtwerke-bonn.de Buyer profile: https://www.swb-konzern.de/einkauf/ Roles of this organisation: Buyer Organisation providing additional information about the procurement procedure Organisation receiving requests to participate 8.1. ORG-0002 Official name: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln Registration number: DE 812110859 Postal address: Zeughausstraße 2-10 Town: Köln Postcode: 50667 Country subdivision (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23) Country: Germany Contact point: Spruchkörper Köln Email: VKRheinland@bezreg-koeln.nrw.de Telephone: +49 221-1473045 Internet address: https://www.bezreg-koeln.nrw.de/themen/wirtschaft-und-kultur /vergabekammer-rheinland Roles of this organisation: Review organisation Organisation providing more information on the review procedures Mediation organisation 8.1. ORG-0003 Official name: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI) Registration number: 0204:994-DOEVD-83 Town: Bonn Postcode: 53119 Country subdivision (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22) Country: Germany Email: noreply.esender_hub@bescha.bund.de Telephone: +49228996100 Roles of this organisation: TED eSender Notice information Notice identifier/version: c3df57fe-59ff-4c8c-b941-1bdf9b5e600a - 01 Form type: Competition Notice type: Contract or concession notice – standard regime Notice subtype: 16 Notice dispatch date: 09/10/2026 15:59:50 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time 707349-2026 Page 6/7  Languages in which this notice is officially available: German Notice publication number: 707349-2026 OJ S issue number: 198/2026 Publication date: 13/10/2026 707349-2026 Page 7/7