Kann das vorgesehene Team diesen Auftrag tatsächlich erfüllen?

Prüfrahmen

Ein Kapazitätswert gilt immer nur für ein bestimmtes Lieferszenario

Bilden Sie einen unverwechselbaren Prüfgegenstand. Dazu gehören Auftraggeber, Vergabeverfahren, Bekanntmachung oder Einladung, aktuelle Unterlagenfassung und Los. Verweisen Sie auf Leistungsbeschreibung, Terminplan, Vertragsentwurf, Antworten des Auftraggebers und die intern freigegebene Lösung, soweit sie Aufwand erzeugt. Ein Ressourcenbeschluss aus einem anderen Los oder einer früheren Fassung darf nicht still weiterverwendet werden.

Zeit braucht mehrere Anker. Erfassen Sie erwarteten Zuschlag, früheste Mobilisierung, vertraglichen Beginn, Übergabetermine, Abnahmen, Betriebsaufnahme und Laufzeit. Vermerken Sie für jeden Wert, ob er aus der Vergabe stammt, errechnet oder angenommen wurde. Eine angenommene Zuschlagsverschiebung schafft keine verfügbare Woche, solange der Auftraggeber den Zeitplan nicht geändert hat.

Beschreiben Sie auch die räumliche und betriebliche Last. Einsatzorte, Reaktionsgebiete, Öffnungs- und Wartungsfenster, Reisezeiten, Bereitschaft, Sicherheitszugang und parallel zu betreuende Standorte entscheiden darüber, ob eine Ressource nutzbar ist. Die Anschrift des Auftraggebers ist dafür meist bedeutungslos. Maßgeblich sind die Orte und Zeitfenster der Leistung.

Bei unbekannten Mengen entstehen mehrere benannte Fälle. Ein Basisszenario kann die veröffentlichten Schätzmengen verwenden, ein Belastungsszenario eine ausdrücklich hergeleitete höhere Abrufmenge. Optionen und Verlängerungen bleiben eigene Horizonte. Ein Durchschnitt aus widersprüchlichen Fällen ist kein prüfbarer Auftrag.

Bedarf

Gesamtaufwand ersetzt weder Mindestbesetzung noch Gleichzeitigkeit

Zerlegen Sie die Leistung in Vorgänge, deren Abschluss überprüft werden kann. Für jeden Vorgang werden frühester Beginn, Dauerband, Vorgänger und Folgemeilenstein festgehalten. Danach folgt die Ressourcenbedingung: Rolle oder Fähigkeit, Zahl, produktive Einheit, notwendige Gleichzeitigkeit, Ort, Arbeitszeit, Gerät und gegebenenfalls vorgeschriebene Person. So entsteht ein Bedarf, der später ohne Begriffswechsel mit dem Ressourcenangebot verglichen werden kann.

Wählen Sie die Einheit nach der Leistung. Für planbare Projektarbeit können Personentage genügen, wenn Tageslänge und Kalender feststehen. Rufbereitschaft braucht dagegen Besetzungsregeln, Reaktionszeit und zulässige Folgeeinsätze. Zwei Techniker, die gemeinsam eine Anlage freischalten müssen, bilden eine Gleichzeitigkeit von zwei. Zwölf einzeln verteilte Stunden erfüllen diese Bedingung nicht.

Behalten Sie die Herkunft jeder Zahl. Sechs Standorte mal zwei Wartungen mal vier Stunden können 48 Technikerstunden ergeben. Hinzu kommen Fahrten, Rüstzeit, Dokumentation und die Frage, ob Standorte parallel bedient werden müssen. Die Kalkulation steht neben dem Rohwert aus der Leistungsbeschreibung. Rundung, Feiertagskalender und angenommene Produktivität gehören dazu.

Eine neue Ausführungsmethode ist kein stiller Rechenparameter. Wenn der Betrieb etwa Fernwartung statt eines Vor-Ort-Termins vorschlägt, braucht das ein neues Szenario mit Vergabekonformität, technischer Begründung und Freigabe. Der ursprüngliche Bedarf bleibt sichtbar.

Kapazität

Der Ressourceninhaber bestätigt, was nach bestehenden Zusagen übrig bleibt

Bauen Sie die Angebotsseite in denselben Dimensionen wie den Bedarf. Eine Ressourcenzeile enthält kontrollierte Personen- oder Poolkennung, Arbeitgeber oder bereitstellendes Unternehmen, belegte Fähigkeiten, Einsatzbasis, genehmigtes Arbeitsmuster, nutzbare Betriebsmittel und den geprüften Zeitraum. Dazu kommen Bestätiger, Stichtag und der Geltungsbereich seiner Entscheidung.

Nettokapazität entsteht durch Abzug. Von der bestätigten Bruttokapazität gehen laufende Verträge, zugesagte Verlängerungen, Betriebsaufgaben, Urlaub, Fortbildung, Wege und geschützte Reserve ab. Auch eine Tätigkeit ohne Eintrag im Projektplan kann geschützt sein, etwa Incident-Verantwortung oder gesetzlich erforderliche Unterweisung. Fehlende Buchung bedeutet deshalb nicht freie Zeit.

Verwenden Sie unterscheidbare Zustände. reserved bezeichnet eine genehmigte Zuweisung zum Szenario. approved_available bezeichnet bestätigte Nettokapazität, deren Reservierung noch offen ist. conditional hängt von einem klaren Ereignis ab. unverified besitzt keine aktuelle Bestätigung der zuständigen Rolle. unavailable ist anderweitig gebunden oder erfüllt eine Bedingung nicht. authorization_missing zeigt, dass die Prüfung die zuständige Stelle nicht erreichen oder deren Daten nicht verwenden darf.

Begrenzen Sie personenbezogene Angaben. Für den Beschluss reichen häufig Fähigkeit, Verfügbarkeitsband, Einsatzort, Unternehmen und Bestätigung. Krankheitsgrund, private Kalendereinträge oder vollständige Personalakte gehören nicht in den Bericht. Ein geschützter Quellverweis kann belegen, dass die befugte Stelle geprüft hat, ohne vertrauliche Einzelheiten zu verbreiten.

Vergabebeleg

Eignung beantwortet eine andere Frage als die aktuelle Einsatzplanung

§ 46 VgV erlaubt Anforderungen, die erforderliche personelle und technische Mittel sowie ausreichende Erfahrung für eine Ausführung in angemessener Qualität sicherstellen. Als mögliche Belege nennt die Vorschrift unter anderem technische Fachkräfte, Qualitätssicherung, Produktionskapazität, Ausbildungs- und Befähigungsnachweise, durchschnittliche Beschäftigtenzahl, Ausstattung und vorgesehene Unteraufträge. Diese Belege können die Eignungsanforderung des Auftraggebers erfüllen. Sie sagen noch nicht, welche Fachkraft in Kalenderwoche sechs frei ist.

Ein durchschnittlicher Personalbestand der letzten drei Jahre ist rückblickend. Eine Geräteliste zeigt Besitz oder Verfügbarkeit im beschriebenen Rahmen. Eine Referenz belegt ausgeführte Erfahrung. Der interne Lieferfähigkeitsbeschluss darf diese Belege nutzen, ergänzt sie aber um Zeitraum, Verpflichtung, Ort, Gleichzeitigkeit und Zuweisungsbefugnis. Der Eignungsstatus bleibt separat, weil der Auftraggeber ihn nach den eigenen Kriterien und Unterlagen bewertet.

§ 47 VgV regelt die Eignungsleihe. Wer Kapazitäten eines anderen Unternehmens nutzt, muss nachweisen, dass die erforderlichen Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen werden, etwa durch eine Verpflichtungserklärung. Für Ausbildungs-, Befähigungs- oder Erfahrungskapazität gilt außerdem, dass das andere Unternehmen die betreffende Leistung erbringt. Der konkrete Vergabetext entscheidet über den formalen Nachweis. Für die operative Prüfung ist zusätzlich nötig, wann, wo und in welchem Umfang das Unternehmen leistet und wer diese Zuweisung wirksam bestätigt.

Ein bestandener Eignungstest kann daher neben not_fit stehen. Das ist kein Widerspruch. Der erste Wert beschreibt die Erfüllung veröffentlichter Teilnahmebedingungen, der zweite die aktuelle Ausführbarkeit des angenommenen Lieferplans. Beide brauchen eigene Quellen und Entscheider.

Terminkette

Erst die Ressourcenzuordnung zeigt den wirklichen kritischen Pfad

Legen Sie geeignete Ressourcen auf die Vorgänge und rechnen Sie neu. Ein fester Endtermin darf keine Doppelbelegung verdecken. Verwenden Sie dieselben Arbeits-, Bereitschafts-, Reise- und Feiertagskalender wie in der Kapazitätsrechnung. Wird ein Pool genutzt, müssen Fähigkeit und Mindestgleichzeitigkeit vor der automatischen Zuordnung feststehen.

Der Schedule Assessment Guide des U.S. Government Accountability Office verlangt für belastbare Terminmodelle unter anderem vollständige Vorgänge, logische Verknüpfung, Ressourcenzuweisung, einen gültigen kritischen Pfad, angemessenen Puffer, Risikoanalyse, Fortschrittsaktualisierung und einen kontrollierten Referenzterminplan. Eine Vorprüfung muss nicht das vollständige Prüfverfahren übernehmen. Sie sollte aber keine Terminaussage treffen, solange knappe Ressourcen und Abhängigkeiten fehlen.

Prüfen Sie Spitzen und nahezu kritische Pfade. Hundert freie Technikerstunden im Quartal helfen nicht, wenn in einer Nacht zwei befähigte Personen gleichzeitig am selben Standort stehen müssen. Puffer ist nur nutzbar, wenn Vorgänger, Auftraggebertermin und Ressourcenkalender die Verschiebung zulassen. Ein rechnerisch freier Tag kann durch Fahrt und Ruhezeit unbrauchbar sein.

Bei unklarer Dauer rechnen Sie mit begründeten Bandbreiten. Ein Basisszenario und ein Belastungsszenario bleiben getrennt. Wahrscheinlichkeit und Puffer dienen dem internen Beschluss. Sie dürfen nicht ohne Freigabe als Termingarantie in das Angebot gelangen.

Lückenschluss

Eine geplante Maßnahme bleibt bis zu ihrem Abschluss bedingt

Beschreiben Sie für jede Lücke eine zulässige Maßnahme, aber ändern Sie den Ressourcenstatus erst mit dem festgelegten Beleg. Der Datensatz nennt betroffene Bedarfszeile, verantwortliche Rolle, Freigabestelle, spätesten Entscheidungstag, Vorbedingungen und Abschlussnachweis. Eine Maßnahme kann eine genehmigte Freistellung aus einem Bestandsprojekt, verbindliche Partnerzuordnung, interne Versetzung, besetzte Stelle, zusätzliche Ausrüstung oder ein vom Auftraggeber geänderter Termin sein.

Eine offene Stelle ist noch kein Angebot an Arbeitsleistung. Auch nach Annahme müssen Kündigungsfrist, Eintritt, Unterweisung, Befähigung, Zugang und Arbeitsmittel zum Bedarfszeitpunkt passen. Ein verbundenes Unternehmen oder Nachunternehmen wird erst dann als Kapazität geführt, wenn die zuständige Stelle Arbeitspaket, Zeitraum, Anzahl, Ort und Konflikte bestätigt. Eine allgemeine Absichtserklärung bleibt unverified oder conditional.

Die Maßnahme darf den Auftrag nicht unbemerkt ändern. Weniger Vor-Ort-Leistung, andere Schlüsselpersonen, spätere Abnahme, ein zusätzlicher Nachunternehmer oder veränderte Bereitschaft können den Vergabeunterlagen widersprechen oder eine Zustimmung verlangen. Modellieren ist erlaubt. Verbindlich wird die Abweichung nur durch die dafür vorgesehene Quelle und Freigabe.

Setzen Sie die Abschlussfrist vor die interne oder externe Bindung. Falls die Vergabe ausdrücklich einen späteren Eignungs- oder Bereitstellungszeitpunkt zulässt, sichern Sie Klausel und Datum. Andernfalls bleibt das Ergebnis bis zum internen Angebotsgate bedingt. Ein unbeobachteter Vorbehalt darf nicht bis zur Einreichung durchrutschen.

Beispiel

Acht Beschäftigte decken den Bereitschaftsdienst für vierzehn Liegenschaften nicht

Ein fiktives Los umfasst Wartung und Störungsbeseitigung für Gebäudeautomation an vierzehn öffentlichen Liegenschaften. Der Betrieb soll am 1. Februar 2027 beginnen. Zwei Einsatzgebiete brauchen nachts und am Wochenende jeweils zwei erreichbare Techniker. Für bestimmte Eingriffe sind eine elektrotechnische Befähigung und ein kalibriertes Prüfgerät nötig. Die Angebotsübersicht nennt acht Servicetechniker, drei Prüfgeräte und ein regionales Nachunternehmen. Auf Unternehmensebene wirkt die Aufgabe abgedeckt.

Die Einzelprüfung ergibt ein anderes Bild. Vier Techniker sind bis Ende März durch einen Krankenhausvertrag geschützt. Zwei weitere besitzen die geforderte Befähigung nicht. Eine befähigte Person hat ein genehmigtes Arbeitsmuster ohne nächtliche Bereitschaft. Damit bleibt nur eine intern einsetzbare Person für ein Fenster, das gleichzeitig vier verlangt. Von drei Prüfgeräten laufen bei zweien die Kalibrierungen vor Betriebsbeginn aus. Das Nachunternehmen bestätigt Fachkunde und Einsatzgebiet, nennt aber keine Bereitschaftswochen, Personenanzahl oder befugte Zuweisung.

Der ressourcenbeladene Plan scheitert bereits an Anlagenaufnahme und Rufbereitschaft. Nacheinander geplante Standorttermine halten die Aufnahmefrist nicht. Selbst wenn das einzige gültige Prüfgerät geteilt wird, entstehen Fahrten, die das Wartungsfenster überschreiten. Die Partneraussage schließt die Lücke nicht, weil ihre zeitliche Verfügbarkeit offen ist.

Der Status lautet not_fit. Sperrend sind Mindestbesetzung, nächtliches Arbeitsmuster und Prüfmittel. Eine befugte Partnerzusage für genaue Wochen, eine rechtzeitig abgeschlossene Kalibrierung und eine neue, genehmigte Gebietsplanung könnten ein weiteres Szenario ermöglichen. Bis diese Belege vorliegen, werden sie nicht in die Nettokapazität gerechnet.

Beschluss

Der Gesamtstatus braucht Begründung, Grenzen und ein Ablaufdatum

fit_confirmed gilt nur, wenn alle kritischen Dimensionen durch reserved oder approved_available gedeckt sind und der ressourcenbeladene Plan das Szenario mit der genehmigten Reserve erfüllt. conditional_fit verlangt klar benannte, noch offene Bedingungen mit rechtzeitigem Abschlussweg. not_fit enthält mindestens eine aktuell nicht schließbare Sperre. indeterminate zeigt fehlende wesentliche Bedarfs- oder Kapazitätsdaten. authorization_missing bedeutet, dass die erforderliche Entscheidung oder Einsicht außerhalb der Befugnis liegt. Die einzelnen Dimensionen bleiben unter dem Gesamtstatus erhalten.

Ein anderer Prüfer oder Agent muss den Weg nachrechnen können. Der Datensatz enthält Kennungen, Quellen, Beobachtungszeiten, Rohanforderungen, Herleitungen, Kalender, Einheiten, Ressourcenstände, Bestätigungen, Planversion, Konflikte, Maßnahmen, Freigabe und Ablaufereignisse. Vertrauliche Kundenbelegung und personenbezogene Unterlagen bleiben in berechtigten Systemen. Ein breit teilbarer Auszug zeigt nur Bedarfsart, Deckungsstand, Belegklasse und zuständige Funktion.

Der Agent darf veröffentlichte Anforderungen lesen, strukturieren und mit freigegebenen Kapazitätsdaten vergleichen. Er kann Überschneidungen markieren, Rechenfehler finden und Varianten vorbereiten. Bei fehlender Identität, unklarer Klausel, unbefugtem Datenzugriff oder nicht bestätigter Zuweisung muss er abbrechen oder einen offenen Zustand ausgeben. Umplanung, Partnerbindung, Mehrarbeit und Angebotszusage bleiben menschlichen Verantwortlichen vorbehalten.

Eine Änderung der Unterlagen, des Loses, der Menge, des Zuschlags- oder Starttermins, des Bestandsgeschäfts, der Abwesenheit, des Beschäftigungsverhältnisses, der Partnerzusage, der Befähigung oder der Planlogik lässt den Beschluss ablaufen. Rechnen Sie zuerst betroffene Bedarfs- und Kapazitätszeilen, dann Terminpfad und Gesamtstatus neu. Der vorherige Stand bleibt als Entscheidungshistorie erhalten.

Der Beschluss liefert die operative Grundlage für die Angebotsfreigabe. Er beweist weder Marktzugang noch Preisattraktivität, Vertragsakzeptanz oder strategischen Wert. Bei not_fit wählt er nicht automatisch einen Partner und veranlasst keine Klarstellungsfrage. Dafür gelten eigene Entscheidungen und Befugnisse.