Deckt Ihr Angebotspreis alle zugesagten Leistungen?

Prüfgrundlage

Leistungskonzept und Kalkulation müssen dasselbe Angebot beschreiben

Legen Sie das nahezu fertige Leistungskonzept neben Einsatzplanung, Kalkulation und Preisblatt. Berücksichtigen Sie auch Zusagen in Schaubildern, Meilensteinplänen, Personaltabellen und Antworten auf Bieterfragen. Halten Sie fest, welches Los, welche Laufzeit und welche Standorte geprüft werden. Ein fünfjähriges Betriebskonzept lässt sich nicht sinnvoll mit einer ungeklärten Dreijahreskalkulation abstimmen.

Unterscheiden Sie die Kosten des Anbieters, den vom Kunden zu zahlenden Preis und den für die Wertung ermittelten Betrag. Diese Größen müssen nicht gleich sein. Ein Wertungskorb kann mit Beispielmengen rechnen, ohne den entsprechenden Umsatz zu garantieren. Gemeinkosten können intern verteilt sein, obwohl das Preisblatt dafür keine eigene Zeile enthält. Die Prüfung soll die Zusammenhänge erklären, nicht unterschiedliche Größen künstlich gleichsetzen.

Das britische Sourcing Playbook verbindet klare Leistungsbeschreibungen mit der Möglichkeit, angebotene Preise und Leistungskosten aufeinander zu beziehen. Die Anleitung richtet sich vor allem an öffentliche Stellen im Vereinigten Königreich. Dieser Zusammenhang ist auch für eine interne Angebotsprüfung nützlich, ersetzt jedoch weder deutsche Vergabeunterlagen noch die Regeln eines privaten RFP.

Bestimmen Sie vorab, welche Befunde eine Freigabe verhindern. Fehlende Pflichtleistungen, wesentliche ungeklärte Kosten und unbelegte Kundenpflichten benötigen eine Entscheidung. Eine hohe Quote zugeordneter Zeilen kann eine einzige teure Lücke verdecken. Ändern Sie deshalb nicht während der Prüfung die Wesentlichkeitsgrenze, nur um den Abgabetermin einzuhalten.

Zuordnung

Von der Zusage über die Arbeit zum Preis gelangen

Wählen Sie eine Zeile je zusammenhängend prüfbarer Zusage. Notieren Sie Fundstelle und maßgeblichen Wortlaut, anschließend Tätigkeit, Menge, Zeitraum und ausführende Rolle. Bei vierteljährlichen Standortbesuchen gehören Standortzahl, Besuchshäufigkeit, Vorbereitung, Anwesenheit, Nachbereitung und Reiseaufwand dazu. Der pauschale Verweis auf Kundenbetreuung erklärt diese Mengen noch nicht.

Verbinden Sie die Arbeit mit dem internen Ansatz und danach mit einer Preisposition oder einer dokumentierten Pauschale. Mehrere Tätigkeiten dürfen in eine Gebühr eingehen. Umgekehrt kann eine Zusage mehrere Kostenarten auslösen, etwa Projektleitung, technische Einrichtung und Reisen bei der Mobilisierung. Die Verweise sollen einen Prüfer zu Mengen und Sätzen führen, nicht nur zu einer kopierten Summe.

Der Leitfaden GAO-20-195G des US-Rechnungshofs behandelt technische Ausgangsbasis, Arbeitsgliederung und Annahmen als Bestandteile einer verlässlichen Kostenschätzung. Er betrifft Programmkosten und verlangt nicht generell die Offenlegung von Bietermargen. Für den vorliegenden Abgleich wird daraus eine interne Zuordnung von angebotener Arbeit und Schätzung abgeleitet. Vertrauliche Sätze bleiben außerhalb der Kundendokumente, sofern keine erforderliche und genehmigte Offenlegung vorliegt.

Bewerten Sie die Zuordnung inhaltlich. Ein gefundener Kostenverweis kann zu klein, zeitlich falsch oder für eine andere Leistung bestimmt sein. Halten Sie daher fest, ob die Zusage ausreichend berücksichtigt, nicht kalkuliert, doppelt erfasst, an eine belegte Bedingung geknüpft oder noch offen ist. Die fachliche Leitung bestätigt den Aufwand; die kaufmännliche Leitung bestätigt seine Behandlung im Angebot.

Abweichungen

Gleiche Bezeichnungen können unterschiedliche Leistungen meinen

Prüfen Sie zuerst Einheiten und Leistungsbedingungen. Eine Schulung je Termin deckt nicht automatisch eine Schulung jedes Beschäftigten ab. Bürozeiten im Kostenmodell passen nicht zu einer Wochenendbereitschaft im Konzept. Zehn Lizenzen können persönliche Zugänge, gleichzeitige Nutzer oder Administratoren bedeuten. Bewahren Sie beide Einheiten und dokumentieren Sie die Umrechnung. Eine angenommene Teilnehmerzahl benötigt eine Grundlage.

Betrachten Sie Beginn, Ende und Übergänge gesondert. Das Konzept kann Betreuung ab Projektstart versprechen, während die laufenden Kosten erst ab Produktivbetrieb anfallen. Die Einführung benötigt möglicherweise Personal parallel zum bestehenden Betrieb. Eine Abschlussprüfung oder Übergabe kann Arbeit nach dem letzten regulären Betriebsmonat verursachen. Ein durchschnittlicher Monat bildet solche Randbedingungen nicht ab.

Eine finanzierte Person ist außerdem nicht beliebig verfügbar. Zwei Arbeitspakete können jeweils einen plausiblen Tageansatz enthalten und denselben Spezialisten zeitgleich benötigen. Prüfen Sie den Kalender, Vertretungsmöglichkeiten und die Auswirkung auf andere Aufgaben. Niedrige zusätzliche Barausgaben belegen keine freie Kapazität. Auch bereits beschäftigte Mitarbeiter brauchen ausreichend Zeit für das angebotene Pensum.

Gehen Sie anschließend von wesentlichen Kostenpositionen zurück zum Konzept. Vielleicht enthält die Kalkulation noch eine inzwischen gestrichene Installationsoption. Vielleicht sind Reisen bereits im Nachunternehmerangebot enthalten und zusätzlich zentral angesetzt. Entfernen Sie einen Doppelansatz erst, wenn Leistungsumfang, Zeitraum und eingeschlossene Kosten tatsächlich übereinstimmen. Ähnliche Positionsnamen reichen dafür nicht.

Rechenbeispiel

Zusätzliche Termine halbieren die geplante Marge

Das erfundene Dienstleistungsangebot Eichenried hat einen Festpreis von 180.000 EUR und modellierte Kosten von 144.000 EUR. Als Marge gilt in diesem Beispiel die Differenz zwischen Preis und diesen Kosten, geteilt durch den Preis. Zu Beginn sind das 36.000 EUR beziehungsweise 20 %. Alle Beträge verstehen sich ohne Steuern und verwenden dieselbe definierte Kostenbasis. Die Zahlen sind Rechenannahmen, keine Marktpreise oder Margenempfehlung.

Das Leistungskonzept verspricht zehn Standorttermine mit jeweils zwei Spezialistentagen. Ein Tag ist mit 550 EUR kalkuliert, je Termin kommen 280 EUR Reisekosten hinzu. Außerdem ist eine Abschlussübung mit geschätzten Kosten von 4.200 EUR zugesagt. Keine dieser Arbeiten steht im bisherigen Modell. Es fehlen 11.000 EUR Personalkosten, 2.800 EUR Reisen und 4.200 EUR für die Übung, insgesamt 18.000 EUR.

Damit steigen die modellierten Kosten auf 162.000 EUR. Bei unverändertem Preis verbleiben 18.000 EUR oder 10 % Marge. Die Tabellenformeln können vorher vollständig richtig gewesen sein. Sie berechneten lediglich einen kleineren Leistungsumfang. Der Prüfbericht benennt deshalb die fehlenden Zusagen und die geänderte Wirtschaftlichkeit, statt einen Rechenfehler zu behaupten.

Für weiterhin 20 % Marge auf dieser Kostenbasis ergäbe sich rechnerisch ein Preis von 162.000 ÷ 0,80 = 202.500 EUR. Ein Zuschlag von 20 % auf die Kosten wäre eine andere Rechnung und ergäbe keine Marge von 20 % des Preises. Aus beiden Berechnungen folgt noch keine Befugnis zur Preisänderung. Auch die Wettbewerbsfähigkeit oder Zulässigkeit einer Leistungsstreichung ist damit nicht beurteilt.

Die zuständigen Personen können beispielsweise die niedrigere Marge bewusst genehmigen oder eine zulässige Preisänderung vornehmen. Eine freiwillige Zusage lässt sich gegebenenfalls vor Abgabe auf ein weiterhin anforderungsgerechtes Maß begrenzen. Bei vorgeschriebenen Standortterminen wäre ihre Streichung dagegen keine Lösung. Bleibt die geforderte Standortzahl unklar, darf der Prüfer nicht stillschweigend nur einen Standort unterstellen.

Preisbehandlung

Eingeschlossene Arbeit braucht einen Kostenansatz

Berichte, Steuerungsgespräche und laufende Betreuung können gemeinsam in einer Pauschale enthalten sein. Zeigen Sie intern, welche Budgets diese Tätigkeiten tragen und wie gemeinsame Kosten verteilt werden. Wenn jede Zusage auf denselben Personaltopf verweist, darf dieser nicht für jede Zeile erneut zur Gesamtsumme addiert werden. Führen Sie eine eindeutige Budgetreferenz und stimmen Sie die Verteilung mit dem ursprünglichen Gesamtansatz ab.

Eine zusätzliche Leistung kann auch eine bewusste kaufmännische Entscheidung sein. Ein kostenlos angebotener Workshop verursacht weiterhin Vorbereitung und Durchführung. Erfassen Sie den Aufwand und bestätigen Sie die Kapazität. Die Entscheidung lautet dann, die Kosten über den Gesamtpreis oder eine geringere Marge zu tragen. Sie lautet nicht, dass der Workshop keinen Aufwand hat. Dafür ist eine passende kaufmännische Genehmigung erforderlich.

Trennen Sie Grundleistung und Optionen. Wird ein Teil der Grundkosten nur durch einen erhofften Optionsabruf gedeckt, enthält das Grundangebot eine wirtschaftliche Abhängigkeit. Eine abgefragte Option sichert noch keinen Umsatz. Prüfen Sie auch umgekehrt, ob für eine selten abgerufene Option Mindestbesetzung oder Lizenzkosten entstehen. Maßgeblich sind die tatsächlichen Preisregeln, nicht die Bezeichnung eines Tabellenblatts.

Ähnlich sorgfältig sind Mitwirkungspflichten zu behandeln. Die Kalkulation kann voraussetzen, dass der Auftraggeber Daten bereinigt, Räume bereitstellt oder Erstbetreuung übernimmt. Suchen Sie diese Aufgabenverteilung in den Unterlagen oder einer zulässigen und entsprechend geprüften Angebotsbedingung. Eine Notiz nur in der internen Kalkulation ändert den ausgeschriebenen Leistungsumfang nicht. Bei Widersprüchen ist eine Klärung oder fachlich geprüfte Behandlung im Angebot erforderlich.

Die britische Anleitung zu Risikoallokation und Preisgestaltung beschreibt zulässige Annahmen als förmlichen Mechanismus bestimmter Musterverträge. Daraus entsteht kein allgemeines Recht, wegen einer privaten Kalkulationsannahme später mehr zu berechnen. Ob eine Anpassung möglich ist, ergibt sich aus dem einschlägigen Vertrag und Verfahren. Lassen Sie die Auslegung prüfen, anstatt aus der Zuordnungstabelle einen Nachtragsanspruch abzuleiten.

Entscheidung

Eine geschlossene Abweichung braucht einen nachprüfbaren Grund

Formulieren Sie den Befund konkret: Abschnitt 6 verspricht zehn Standorttermine; Kalkulationsstand 8 enthält ausschließlich Fernbetreuung; Termine und Reisen verursachen zusätzlich 13.800 EUR. Verknüpfen Sie die Fundstellen und benennen Sie die entscheidungsbefugte Person. Der Kommentar kaufmännisch prüfen kann mehrere Durchläufe überstehen, ohne das Angebot zu verändern.

Halten Sie fest, welche Behandlung genehmigt wurde und wo sie umgesetzt ist. Eine Kostenkorrektur benötigt aktualisierte Ansätze und Summen. Eine Leistungsänderung benötigt den neuen Wortlaut in sämtlichen betroffenen Antworten, Plänen und Preisvermerken. Die Erklärung eines gemeinsamen Budgets benötigt eine stimmige Verteilung und eine Kapazitätsbestätigung. Eine Bieterfrage schließt den Punkt erst mit der maßgeblichen Antwort und ihrer Anwendung auf das Angebot.

Die kaufmännische Leitung kann eine Margenentscheidung treffen, aber keine fehlende Personalkapazität nachweisen. Die fachliche Leitung kann einen Ablauf bestätigen, aber nicht automatisch eine Preissenkung genehmigen. Betrifft ein Befund beides, prüfen beide Seiten denselben Stand. Kommt eine Angebotsbedingung oder Verfahrensfrage hinzu, ist die dafür zuständige rechtliche oder vergabefachliche Prüfung einzubeziehen.

Unsichere Eingaben bleiben als solche sichtbar. Ein belastbarer Aufwandskorridor ist hilfreicher als eine frei erfundene Einzelzahl. Zeigen Sie die Kostenspanne, benennen Sie die offene Eingabe und lassen Sie das Risiko entscheiden. Ein fehlender Aufwand wird nicht deshalb zu null, weil die Frist näher rückt.

Abgabestand

Bei Angebotsänderungen den betroffenen Abgleich wieder öffnen

Verknüpfen Sie das Prüfergebnis mit den konkreten Versionen von Konzept, Einsatzplan, Kalkulation und Preisblatt. Die Änderung monatlicher Online-Besprechungen zu monatlichen Vor-Ort-Besprechungen verändert die Kostenbasis, obwohl keine Zahl geändert wurde. Lassen Sie nach dem Abgleich insbesondere Änderungen an Häufigkeit, Ort, Servicezeiten, Besetzung, Bedingungen und eingeschlossenen Leistungen melden. Ein reiner Summenvergleich reicht nicht.

Das AQuA Book der britischen Regierung unterscheidet die Prüfung gegen eine Analysespezifikation von der Prüfung der Eignung für den vorgesehenen Zweck. Auf das Angebot angewandt: Die Rechenprüfung kontrolliert Formeln; der Leistungsabgleich prüft, ob das Modell das angebotene Geschäft beschreibt. Nach einer Leistungs- oder Kostenkorrektur sind auch die davon betroffenen Rechenprüfungen zu wiederholen.

Kontrollieren Sie vor Abgabe die tatsächlich vorgesehenen Dateien, gegebenenfalls einschließlich exportierter PDFs und eingetragener Portalwerte. Preisangaben dürfen nur dort erscheinen, wo das Verfahren sie vorsieht. Die interne Zuordnungstabelle enthält möglicherweise Kostensätze, Nachunternehmerbedingungen und Margen. Senden Sie sie nicht automatisch mit. Eine angeforderte Erläuterung für den Auftraggeber ist gesondert in zulässiger und genehmigter Form aufzubereiten.

Die Freigabevorlage nennt den abgestimmten Leistungsumfang, die Wirtschaftlichkeit, getroffene Entscheidungen und verbleibende Grenzen. Die Erlaubnis zur Einreichung bleibt ein eigener Schritt. Der Abgleich zeigt, was am Angebot geprüft wurde. Er entscheidet weder über die tatsächliche Portalabgabe noch darüber, welche Zusagen später Bestandteil des geschlossenen Vertrags werden.