# Public tenders

Canonical results: https://zephior.com/tenders?categories=document-digitisation-services

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title: "Scanning services for DESY personnel files"
canonical: "https://zephior.com/tenders/67b19ae2-6ab6-4e8c-b5ad-00e6772743d0/desy-personnel-file-digitisation-service"
last-updated: 2026-10-12T20:52:55.539177+00:00
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# Scanning services for DESY personnel files

Deutsches Elektronen-Synchrotron DESY is procuring secure digitisation of existing personnel files. The notice covers collection or transfer, preparation, structured capture and scanning, quality checks, and secure delivery of digital files for import into DESY’s document management system. The contract has one lot, runs from 1 December 2026 to 30 October 2027, and accepts electronic offers only. The bid deadline is 21 October 2026; the formal notice says 12:00 without a time zone, while the listing record gives 13:00 UTC. The precise instant cannot be confirmed, so this page shows the date only. Award is based on lowest price, with price weighted 60% and concept 40%. No estimated value is stated.

- Status: open
- Country: DE
- Buyer: Deutsches Elektronen-Synchrotron DESY
- Submission deadline: 2026-10-21 (date)
- Original notice: https://www.service.bund.de/IMPORTE/Ausschreibungen/ai-ag-prod/2026/09/54321-Tender-1a05753d6d4-81079e88895483f.html
- Source checked: 2026-10-12T20:52:15.410057Z

## Source-backed public facts

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  "title": "Scanning services for DESY personnel files",
  "summary": "Deutsches Elektronen-Synchrotron DESY is procuring secure digitisation of existing personnel files. The notice covers collection or transfer, preparation, structured capture and scanning, quality checks, and secure delivery of digital files for import into DESY’s document management system. The contract has one lot, runs from 1 December 2026 to 30 October 2027, and accepts electronic offers only. The bid deadline is 21 October 2026; the formal notice says 12:00 without a time zone, while the listing record gives 13:00 UTC. The precise instant cannot be confirmed, so this page shows the date only. Award is based on lowest price, with price weighted 60% and concept 40%. No estimated value is stated.",
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    "description": "Erfüllungsort: Deutsches Elektronen-Synchrotron DESY Notkestraße 85 22607 Hamburg Deutschland Vergabestelle: Deutsches Elektronen-Synchrotron DESY Angebotsfrist: 21.10.2026 12:00 Veröffentlichungsende: 21.10.2026 23:59",
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    "title": "Scanning services for DESY personnel files",
    "summary": "Deutsches Elektronen-Synchrotron DESY is procuring secure digitisation of existing personnel files. The notice covers collection or transfer, preparation, structured capture and scanning, quality checks, and secure delivery of digital files for import into DESY’s document management system. The contract has one lot, runs from 1 December 2026 to 30 October 2027, and accepts electronic offers only. The bid deadline is 21 October 2026; the formal notice says 12:00 without a time zone, while the listing record gives 13:00 UTC. The precise instant cannot be confirmed, so this page shows the date only. Award is based on lowest price, with price weighted 60% and concept 40%. No estimated value is stated.",
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        "No estimated value or separate price breakdown is stated in the public notice. The formal notice gives the deadline clock as 12:00 without a time zone, while the listing record gives 13:00 UTC; the exact instant is unresolved and the deadline is therefore date-only."
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        "The notice also lists declarations and signed data-processing and data-protection impact-assessment documents as bid submissions. Payment is due within 30 days after proper performance, acceptance by DESY and receipt of the invoice; billing for completed partial services is allowed."
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    "text": "AI VERGABEPLATTFORM\nBekanntmachung\nDigitalisierung der Personalakten - Scandienstleistung  4101272\nUnterlagen zur Ansicht herunterladen\nDruckansicht\nVergabenr.\n4101272\n1. Zur Angebotsabgabe auffordernde Stelle, zuschlagserteilende Stelle:\nName und Anschrift:\nDeutsches Elektronen-Synchrotron DESY\nNotkestraße 85\n22607 Hamburg\nDeutschland\nTelefonnummer:\n+49 4089982480\nTelefaxnummer:\n+49 408998-2864\nE-Mail-Adresse:\nvergabe-v41@desy.de\nInternet-Adresse:\nhttps://www.desy.de\nZuschlagserteilende Stelle:\nSiehe oben\n2. Verfahrensart (§ 8 UVgO):\nVerfahrensart:\nÖffentliche Ausschreibung\n3. Angebote können abgegeben werden:\nelektronisch in Textform\nelektronisch mit fortgeschrittener Signatur\nelektronisch mit qualifizierter Signatur\nAnschrift zur Einreichung schriftlicher Angebote:\n-ENTFÄLLT- (es sind ausschließlich elektronische Angebote zugelassen)\n4. Zugriff auf Vergabeunterlagen:\nMaßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit und die Informationen zum Zugriff auf die Vergabeunterlagen (§ 29 Abs. 3 UVgO):\n5. Art und Umfang sowie Ort der Leistung:\nArt der Leistung:\nDigitalisierung der Personalakten - Scandienstleistung\nMenge und Umfang:\nGegenstand der Beschaffung ist die datenschutzkonforme Digitalisierung der vorhandenen Personalakten. Die Leistung umfasst insbesondere die Abholung beziehungsweise Übernahme, Vorbereitung, strukturierte Erfassung und Digitalisierung der Papierunterlagen, die Qualitätskontrolle sowie die sichere Bereitstellung der digitalen Dokumente zur Übernahme in das vorgesehene Dokumentenmanagementsystem.\nOrt der Leistung:\nDeutsches Elektronen-Synchrotron DESY\nNotkestraße 85\n22607 Hamburg\nDeutschland\n6. Losaufteilung:\nLosweise Vergabe:\nNein\nAngebote sind möglich für:\ndie Gesamtleistung\n7. Nebenangebote sind\nnicht zugelassen\n8. Etwaige Bestimmungen über die Ausführungsfrist:\nBeginn der Ausführungsfrist:\n01.12.2026\nEnde der Ausführungsfrist:\n30.10.2027\nBemerkung zur Ausführungsfrist:\n9. Elektronische Adresse, unter der die Vergabeunterlagen abgerufen werden können oder die Bezeichnung und die Anschrift der Stelle, die die Vergabeunterlagen abgibt oder bei der sie eingesehen werden können:\nunter (URL:)\nhttps://www.tender24.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-1a05753d6d4-81079e88895483f\nWeitere Auskünfte erteilen/erteilt\nfolgende Kontaktstelle:\nOffizielle Bezeichnung: Deutsches Elektronen-Synchrotron DESY\nPostanschrift: Notkestraße 85\nPostleitzahl / Ort: 22607 Hamburg\nLand: Deutschland\nTelefon: +49 4089982480\nFax: +49 408998-2864\nE-Mail: vergabe-v41@desy.de\nHauptadresse: (URL)\nhttps://www.tender24.de\nStelle zur Anforderung der Vergabeunterlagen:\nDeutsches Elektronen-Synchrotron DESY\nNotkestraße 85\n22607 Hamburg\nDeutschland\nInternet-Adresse (URL):\nhttps://www.tender24.de\nAnschrift der Stelle, bei der die Vergabeunterlagen eingesehen werden können:\nAnschrift:\nDeutsches Elektronen-Synchrotron DESY\nNotkestraße 85\n22607 Hamburg\nDeutschland\n10. Ablauf der Angebots- und Bindefrist:\nAngebote sind einzureichen bis:\n21.10.2026 12:00\nAblauf der Bindefrist:\n30.11.2026\n11. Höhe der etwa geforderten Sicherheitsleistungen:\n12. Wesentliche Zahlungsbedingungen:\nDie Zahlung der Leistung erfolgt innerhalb von 30 Tagen nach ordnungsgemäß erbrachter Leistung, Abnahme dieser durch die DESY-Fachabteilung und Vorliegen der Rechnung.\nDie Abrechnung von bereits erbrachten Teilleistungen ist zulässig.\n13. Ggf. mit dem Angebot vorzulegende Unterlagen zur Eignungsprüfung des Bewerbers:\n- Angaben zur Eignung - Aktueller Auszug (nicht älter als 12 Monate) aus dem Berufs- oder dem Handelsregister des Sitzes oder Wohnsitzes des Unternehmens. - Vollständiges Konzept - Nachweis Haftpflichtversicherung - Ausgefüllte Preisliste - Eigenerklärung Qualifikation der vorgesehenen Projektleitung - Nachweis Qualitätsmanagement - Nachweis Informationssicherheit - Nachweis Erfahrung mit ersetzenden Scanverfahren - Eigenerklärung Verpflichtungserklärung Vertraulichkeit Externe - Unterzeichnetes Dokument Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)_final - Unterzeichnetes Dokument Datenschutz‑Folgenabschätzung (DSFA)_final\n14. Angabe der Zuschlagskriterien:\nDer niedrigste Preis\nNein\nWirtschaftlich günstigstes Angebot in Bezug auf die nachstehenden Kriterien:\n1 Preis (60%), 2 Konzept (40%)\n15. Sonstiges:",
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    "The detailed notice gives a 12:00 deadline without a time zone, while the listing record gives 13:00 UTC. The exact instant is unresolved."
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