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title: "UPU building reception and security services provider"
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last-updated: 2026-10-17T22:49:37.294605+00:00
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# UPU building reception and security services provider

The UPU sought a provider to take over its existing reception duties and add security tasks at its headquarters in Berne. The services cover visitors to the UPU and other building tenants, delegates attending UPU meetings and related security at reception. The call describes a gradual transition from UPU staff to an external security-services provider. The later UPU archive page gives a revised deadline of 16 March 2022 at 16:00 CET (UTC+1), replacing the call PDF’s original 7 December 2021 date; no award or value is stated.

- Status: closed
- Country: CH
- Buyer: Universal Postal Union (UPU), International Bureau
- Submission deadline: 2022-03-16T15:00:00Z (instant)
- Original notice: https://www.upu.int/en/universal-postal-union/procurement/2022archives/rfp2022002dl
- Source checked: 2026-10-17T22:49:08.354492Z

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    "text": "Adjudication\n\nFournisseur des services de réception/sécurité du bâtiment de l’UPU\n\nDate: 5 novembre 2021\n\n\nTable des matières                                                                        Page\n\n1.     Introduction                                                                          2\n1.1    Profil de l’UPU                                                                       2\n\n2.     Modalités et conditions de l’adjudication                                             2\n2.1    Confidentialité                                                                       2\n2.2    Statut juridique du fournisseur                                                       3\n2.3    Portée de l’adjudication                                                              3\n2.4    Généralités                                                                           3\n2.5    Objectifs                                                                             3\n2.6    Utilisation de l’emblème, de la dénomination et du sigle de l’UPU                     4\n2.7    Offre collusoire, pratique anticoncurrentielle ou toute autre pratique similaire      4\n2.8    Propriété intellectuelle                                                              4\n2.9    Privilèges et immunités                                                               4\n2.10   Exonération fiscale                                                                   5\n2.11   Langue                                                                                5\n2.12   Signature                                                                             5\n2.13   Notification de participation                                                         5\n2.14   Point de contact                                                                      5\n2.15   Renseignements supplémentaires et questions                                           5\n2.16   Dépôt des offres et date limite                                                       5\n2.17   Procédure d’évaluation                                                                6\n2.18   Modification, suspension ou annulation de l’adjudication                              6\n2.19   Calendrier provisoire                                                                 7\n\n3.     Structure de l’offre/format de la réponse                                             7\n3.1    Lettre de couverture                                                                  7\n3.2    Résumé de l’offre                                                                     7\n3.3    Informations concernant les soumissionnaires                                          7\n3.4    Informations concernant les sous-traitants                                            8\n3.5    Structure fonctionnelle                                                               8\n3.6    Structure tarifaire                                                                   8\n3.7    Conditions générales de l’UPU                                                         8\n\n4.     Exigences générales                                                                   8\n4.1    Exigences concernant les soumissionnaires                                             8\n4.2    Description des activités                                                             9\n4.3    Lieu de la prestation                                                                 9\n4.4    Organisation de la réception                                                          9\n4.5    Mise en œuvre progressive de la solution d’externalisation                            9\n4.6    Durée de la prestation                                                                9\n4.7    Coûts                                                                                10\n4.8    Informations supplémentaires                                                         10\n\n5.     Description des annexes                                                              10\n\n                                                           2\n\n1.     Introduction\n\n1.1    Profil de l’UPU\n\nL’Union postale universelle (UPU) a été fondée en 1874 à Berne (Suisse), avec pour principal objectif l’éta-\nblissement d’un territoire postal unique pour l’échange réciproque d’envois de la poste aux lettres et l’adoption\nde principes communs pour le service postal international de manière non discriminatoire. L’UPU, comptant\nactuellement 192 Pays-membres, est devenue une institution spécialisée des Nations Unies en 1948.\n\nL’UPU a pour vocation de stimuler le développement durable de services postaux universels de qualité, efficaces\net accessibles pour faciliter la communication entre les habitants de la planète. Cela implique de s’engager à\ngarantir la libre circulation des envois postaux sur un territoire postal unique composé de réseaux interconnectés,\nd’encourager l’adoption de normes communes équitables et l’utilisation de la technologie, d’assurer la coopéra-\ntion et l’interaction entre les parties intéressées, de promouvoir une coopération technique efficace et de veiller\nà répondre aux besoins évolutifs de la clientèle. L’UPU est donc amenée à jouer un rôle important dans la revi-\ntalisation constante des services postaux.\n\nPar ailleurs, l’UPU facilite le développement des services postaux dans le monde en fournissant un environ-\nnement propice aux technologies de l’information et de la communication qui permet aux opérateurs désignés 1\ndes Pays-membres de l’UPU de se concentrer sur la prestation des services postaux pour leur clientèle. Dans\nce contexte, l’UPU fournit un réseau mondial de services à valeur ajoutée ainsi que des applications informa-\ntiques pour la gestion du courrier international et des mandats de poste internationaux.\n\n\n2.     Modalités et conditions de l’adjudication\n\nSauf indication contraire dans la présente adjudication, le terme «soumissionnaire» désigne toute personne,\nentreprise ou entité juridique soumettant une proposition en réponse à l’adjudication. Le terme «fournisseur»\ndésigne le soumissionnaire retenu, le cas échéant.\n\n2.1    Confidentialité\n\nLes soumissionnaires traitent dans la plus stricte confidentialité toutes les informations figurant dans l’adjudication\net ses documents annexés qui ne sont pas encore connus du public ou généralement accessibles, notamment\ntout document portant la mention «confidentiel» et distribué par l’UPU aux soumissionnaires comme document\nsupplémentaire confidentiel de l’adjudication. Les soumissionnaires empêchent la divulgation ou la diffusion\ndes informations à des tierces parties ou à d’autres entités ou personnes non expressément autorisées selon\nles dispositions du présent document. En cas de doute, ces dispositions relatives à la confidentialité doivent\nquand même être respectées. Tous les soumissionnaires sont tenus de respecter les dispositions relatives à\nla confidentialité avant, pendant et après la procédure d’adjudication. Ces dispositions n’affectent en rien l’obli-\ngation juridique de l’UPU et du soumissionnaire de divulguer des informations.\n\nLes soumissionnaires n’utiliseront pas ces informations à des fins autres que celles liées à la participation à\nl’adjudication. L’adjudication et tous les documents annexés peuvent être mis uniquement à la disposition des\npersonnes directement associées à la procédure d’adjudication au nom des soumissionnaires. Si des agents\nexternes ou des sous-traitants participent à la préparation du dossier d’adjudication, ils doivent être nommés\net signalés dans la notification de participation (v. 2.13).\n\nLes soumissionnaires assument l’entière responsabilité du respect des dispositions concernant la confidentia-\nlité par leurs agents, employés et sous-traitants, ainsi que par toute tierce partie participant en leur nom à la\nprocédure d’adjudication, et sont tenus responsables de tout dommage qui résulterait d’une faute ou de la\ndivulgation non autorisée des informations.\n\n\n\n\n1 Conformément à l'article 1.7 de la Constitution de l’UPU, un opérateur désigné est toute entité gouvernementale ou non\n\ngouvernementale désignée officiellement par le Pays-membre pour assurer l’exploitation des services postaux et remplir\nles obligations y relatives découlant des Actes de l’Union sur son territoire.\n\n                                                        3\n\nUn soumissionnaire enfreignant les dispositions relatives à la confidentialité de la présente adjudication est\npassible d’une amende à verser à l’UPU, à moins qu’il ne puisse prouver qu’aucune faute ne lui est imputable.\nCette amende ne dépasse pas 50 000 CHF par infraction. Le paiement d’une telle amende ne dégage pas les\nsoumissionnaires de leur obligation de respecter les dispositions en matière de confidentialité.\n\nLes soumissionnaires souhaitant présenter des propositions en réponse à l’adjudication prennent contact avec\nles personnes indiquées ci-après et demandent à l’UPU de leur envoyer des documents supplémentaires\nconcernant l’adjudication, le cas échéant.\n\nSans préjudice des dispositions concernant la confidentialité énoncées ci-dessus, les soumissionnaires accep-\ntent, aux termes des dispositions de la présente adjudication, que l’envoi de documents supplémentaires soit\nsoumis à la signature préalable d’un accord de non-divulgation entre les soumissionnaires et l’UPU, selon des\nconditions à déterminer et à communiquer par celle-ci.\n\n2.2   Statut juridique du fournisseur\n\nLe fournisseur est considéré, en droit, comme ayant un statut juridique de prestataire indépendant. Le four-\nnisseur, ses consultants, ses employés et ses sous-traitants ne peuvent en aucun cas être considérés comme\ndes employés de l’UPU. Ces consultants, employés et sous-traitants n’ont donc droit à aucune des prestations\nsociales accordées par l’UPU. Le fournisseur est seul responsable du paiement de toute compensation due à\nses consultants, employés et sous-traitants, notamment du paiement de toute taxe, prestation, compensation\net assurance. Le fournisseur certifie et déclare qu’il respectera l’ensemble des lois, règles et règlements établis\npar les autorités compétentes, notamment concernant la retenue, la notification et le paiement en bonne et due\nforme de toutes les taxes exigibles.\n\nLe fournisseur est responsable de toutes les activités menées par ses employés, consultants et sous-traitants\nainsi que de tout acte ou de toute omission imputable à ses employés, consultants et sous-traitants.\n\nLe fournisseur ne peut pas céder, donner en sous-licence, sous-traiter, mettre en gage ou transférer\nou aliéner son offre, ni les droits et obligations qu’elle contient, sans le consentement écrit préalable\nde l’UPU.\n\nL’approbation par l’UPU de l’engagement d’un sous-traitant ne dégage le fournisseur d’aucune de ses\nobligations ou responsabilités quant aux travaux menés par un sous-traitant.\n\n2.3   Portée de l’adjudication\n\nLa présente adjudication concerne la fourniture de services de réception/sécurité et inclut, non exclusivement,\nla réception des visiteurs de l’UPU et des autres locataires du bâtiment, principalement des ambassades, la\nréception des délégués aux réunions de l’UPU et les services de sécurité liés un service de réception.\n\n2.4   Généralités\n\nLe bâtiment de l’UPU, sis à Weltpoststrasse 4, à Berne, dispose d’une réception accueillant l’ensemble des\nvisiteurs accédant au bâtiment; il s’agit aussi bien des visiteurs de l’UPU que ceux des quatre ambassades\nlocataires dans le bâtiment. De plus l’UPU accueille également beaucoup de visiteurs pour ses propres réunions\n(trois ou quatre fois par an) ainsi que pour les réunions organisées par les locataires des salles de réunion/\nconférences de l’UPU. Le service de réception est actuellement assuré par trois employées de l’UPU, avec\nchacune un taux d’occupation de 60%.\n\nEn raison des exigences en matière de sécurité toujours plus grandes dans un tel service de réception, l’UPU\na décidé d’externaliser progressivement ce service à un prestataire de services de sécurité. L’externalisation se\nfera progressivement en fonction des départs naturels des trois employées actuelles du service de réception,\nles deux premiers départs ayant lieu durant le premier trimestre de 2022.\n\n2.5   Objectifs\n\nL’UPU souhaite engager un fournisseur assurant l’ensemble des tâches actuelles de la réception de l’UPU en\ny ajoutant des tâches de sécurité.\n\n                                                          4\n\n2.6   Utilisation de l’emblème, de la dénomination et du sigle de l’UPU\n\nLes soumissionnaires ne rendent pas public, de quelque manière que ce soit, le fait qu’ils envisagent de fournir,\nqu’ils fournissent ou qu’ils ont fourni des services à l’UPU et n’utilisent pas le nom, l’emblème ou le sigle de\nl’UPU dans le cadre de leur activité afin d’en tirer un avantage commercial ou de notoriété, sans l’autorisation\npréalable et explicite de l’UPU. Les soumissionnaires prennent toutes les mesures raisonnables pour veiller\nau respect de la présente disposition par leurs agents, employés et sous-traitants.\n\n2.7   Offre collusoire, pratique anticoncurrentielle ou toute autre pratique similaire\n\nSans préjudice des dispositions sous 3 et 4, les soumissionnaires (y compris leurs agents, consultants, employés\net sous-traitants) ne présentent pas d’offre collusoire et évitent toute pratique anticoncurrentielle ou toute autre\npratique analogue concernant:\n–     l’élaboration ou la soumission des offres;\n–     la clarification des offres;\n–     la conduite et le contenu des négociations menées, y compris les négociations contractuelles finales.\n\nDans le contexte de l’adjudication, les notions d’offre collusoire, de pratique anticoncurrentielle ou de toute autre\npratique similaire peuvent couvrir la divulgation et l’échange ou la clarification d’informations (sous toute forme)\navec tout autre soumissionnaire, que ces informations soient confidentielles ou non pour l’UPU ou tout autre\nsoumissionnaire, en vue de modifier l’issue de l’adjudication et d’aboutir à un résultat différent de celui qui aurait\nété obtenu dans le cadre d’une procédure concurrentielle. En plus des autres recours mis à sa disposition,\nl’UPU peut, à sa seule discrétion, rejeter immédiatement toute offre présentée par un soumissionnaire qui, à\nson avis, s’est livré à un acte collusoire, anticoncurrentiel ou de nature similaire avec un autre soumissionnaire,\ndans le cadre de la préparation ou de la soumission des offres, en relation avec cette adjudication ou avec\nd’autres procédures d’achat menées par l’UPU.\n\n2.8   Propriété intellectuelle\n\nL’adjudication et tous ses documents annexés, y compris tout contenu, toute formule, toute déclaration, tout\nconcept, tout projet et toute procédure faisant partie de manière explicite ou implicite de l’adjudication, constituent\nla propriété intellectuelle exclusive de l’UPU. L’adjudication est communiquée aux différents soumissionnaires\naux seules fins de les aider à élaborer leurs offres respectives. Toute copie papier de la présente adjudication\nest détruite ou renvoyée à l’UPU par les soumissionnaires non sélectionnés sur demande de l’UPU.\n\n2.9   Privilèges et immunités\n\nRien dans les dispositions de la présente adjudication ou en rapport avec celle-ci, les activités qui y sont décrites\nou tout accord potentiel y relatif ne peut être considéré comme une renonciation, expresse ou tacite, aux privilèges,\nimmunités et facilités dont jouit l’UPU en sa qualité d’institution spécialisée des Nations Unies, conformément\nà la loi suisse sur l’État hôte et à la Convention sur les privilèges et immunités des Nations Unies (sur le territoire\nsuisse), à la Convention sur les privilèges et immunités des institutions spécialisées (hors du territoire suisse)\nainsi qu’à d’autres conventions et lois accordant et/ou reconnaissant de tels privilèges, immunités et facilités\nà l’UPU et à ses fonctionnaires (p. ex. International Organizations Immunities Act, dans le cas des États-Unis\nd’Amérique). De ce fait, les soumissionnaires reconnaissent et conviennent expressément que les biens et avoirs\nde l’UPU, y compris les archives, données, documents et fonds appartenant à l’UPU ou détenus par elle (y\ncompris, mais non exclusivement, les environnements d’hébergement et les serveurs de données relatifs ou asso-\nciés à la prestation de services) et toute donnée ou tout document sous quelque forme que ce soit appartenant\nà l’UPU ou détenu par elle au nom de ses Pays-membres et de leurs opérateurs désignés, sont inviolables et\nexempts de perquisition, de réquisition, de confiscation, d’expropriation ou de toute autre forme de contrainte\nexécutive, administrative, judiciaire ou législative. Le fournisseur prend immédiatement contact avec l’UPU en\ncas de violation ou de tentative de violation des privilèges et immunités de l’UPU et il prend toutes les mesures\nraisonnables pour prévenir de telles violations.\n\n                                                       5\n\nCompte tenu du statut de l’UPU en sa qualité d’institution spécialisée des Nations Unies (et sans préjudice de\nl’observation par l’UPU de toutes sanctions établies par le Conseil de sécurité des Nations Unies), les soumis-\nsionnaires doivent expressément certifier leur volonté et leur capacité juridiques et opérationnelles de fournir\nles services sur une base non discriminatoire au bénéfice de toutes les entités remplissant les conditions\nrequises établies et/ou sises sur le territoire de tout Pays-membre de l’UPU, indépendamment de l’existence\nde relations diplomatiques entre le pays d’origine et/ou d’exploitation d’un soumissionnaire et un Pays-membre\n(y compris son ou ses opérateurs désignés).\n\n2.10 Exonération fiscale\n\nConformément aux dispositions de l’article III, section 9, de la Convention sur les privilèges et immunités des\ninstitutions spécialisées, l’UPU est exonérée de toute taxe directe ainsi que de toute restriction douanière, de\ntout droit de douane et de toute redevance de nature analogue pour l’importation ou l’exportation de marchan-\ndises pour son usage officiel.\n\nDe plus, l’UPU, en sa qualité d’organisation intergouvernementale et d’institution spécialisée des Nations Unies,\nest exonérée de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) en Suisse (art. 22 de l’Ordonnance relative à la loi sur la\nTVA; art. 574, 816 et autres des Instructions 2001 sur la TVA) ainsi que dans d’autres pays; tous les prix\nsont donc indiqués «nets», sans TVA ou taxes analogues.\n\n2.11 Langue\n\nLes offres doivent être exclusivement rédigées en français.\n\n2.12 Signature\n\nLes offres sont signées par un ou des représentants dûment désignés et autorisés à agir au nom du soumis-\nsionnaire et investis du pouvoir d’engager la responsabilité du soumissionnaire et d’accepter les conditions\ngénérales de la présente adjudication.\n\n2.13 Notification de participation\n\nDès réception de la présente adjudication, le soumissionnaire envoie une confirmation de participation au point\nde contact mentionné sous 2.14.\n\n2.14 Point de contact\n\nSecrétariat Comité d’adjudications et d’achats\nUnion postale universelle\nBureau international\nWeltpoststrasse 4\n3015 BERNE\nSUISSE\n\nAdresse électronique: caa@upu.int\n\n2.15 Renseignements supplémentaires et questions\n\nToute question relative au contenu de cette adjudication ou toute demande de clarification de la part des soumis-\nsionnaires doivent être adressées par écrit au point de contact mentionné sous 2.14. Les réponses seront\npubliées sur le site Web de l’UPU (https://www.upu.int/fr/Union-postale-universelle/Achats).\n\n2.16 Dépôt des offres et date limite\n\nCompte tenu de la situation actuelle liée à la pandémie de COVID-19, toutes les offres doivent être exception-\nnellement soumises à l’UPU par voie électronique à RFP-2021-020@upu.int UNIQUEMENT, avec pour objet\n«Services de réception/sécurité du bâtiment».\n\nLes offres doivent parvenir à l’UPU le 7 décembre 2021 au plus tard à 16 heures HNEC (UTC+1).\n\n                                                          6\n\nLes offres reçues au-delà de ce délai ne seront pas prises en considération par l’UPU. De plus, des offres\nenvoyées à des adresses autres que celle spécifiée ci-dessus ou envoyées par d’autres moyens ne seront\npas acceptées par l’UPU.\n\nLa préparation et la soumission des documents d’offre par les soumissionnaires sont gratuites pour l’UPU.\n\nToutes les offres soumises doivent inclure une déclaration précisant que le soumissionnaire a lu, comprend\net accepte toutes les dispositions de la présente adjudication.\n\n2.17 Procédure d’évaluation\n\nLa procédure d’évaluation est menée exclusivement par l’UPU afin de déterminer aussi objectivement que\npossible la meilleure solution du point de vue de l’organisation, sur la base des soumissions reçues et du\nrespect des exigences définies dans la présente adjudication. La structure du dossier d’adjudication décrite,\nautrement dit le format de la réponse (v. 3 et 4), est donc obligatoire pour tous les soumissionnaires.\n\nLes soumissionnaires ne respectant pas les critères obligatoires indiqués sous 3 et 4 ne seront pas pris en\nconsidération par l’UPU.\n\nLes soumissionnaires doivent fournir des commentaires sur tous les points pour lesquels ils prévoient des\nmodifications nécessaires ou recensent des lacunes.\n\nLa liste non exhaustive des critères de sélection est la suivante:\n\nCritères économiques\n\na)    Coût du personnel\nb)    Coût de location de l’infrastructure de sécurité.\n\nCritères de qualité\n\nQualifications et connaissances:\n–     Liste de références du soumissionnaire pour des services similaires.\n–     Qualité du dossier de soumission.\n\nLes délibérations du Comité d’adjudications et d’achats ne sont pas publiques. Le Comité soumet un rapport au\nDirecteur général du Bureau international de l’UPU accompagné de sa recommandation finale pour évaluation\net confirmation.\n\nLes conditions générales applicables aux contrats relatifs à la fourniture de services de l’UPU doivent être accep-\ntées par le soumissionnaire (elles figurent en pièce jointe pour référence). Les termes définitifs de tout contrat\noctroyé sont définis par l’UPU et acceptés par le fournisseur. Les négociations contractuelles démarrent seule-\nment après le choix définitif du fournisseur.\n\nLes soumissionnaires sont informés immédiatement après la prise d’une décision par l’UPU.\n\n2.18 Modification, suspension ou annulation de l’adjudication\n\nL’UPU se réserve le droit, à sa seule discrétion et à tout moment avant la conclusion de l’adjudication (c’est-\nà-dire à tout moment avant la signature du contrat correspondant avec le fournisseur), de modifier, de suspendre\nou d’annuler tout ou partie de l’adjudication.\n\n                                                           7\n\n2.19 Calendrier provisoire\n\n    Publication de l’appel d’offres                              5 novembre 2021\n    Réception des offres par l’UPU (délai limite)                7 décembre 2021, à 16 heures HNEC (UTC+1)\n    Date prévue pour le début de la prestation des services      1er février 2022 (à discuter)\n    Durée du contrat                                             Quatre ans\n\n3.       Structure de l’offre/format de la réponse\n\nToutes les informations soumises doivent être fournies par le soumissionnaire en totale conformité avec les\nconditions générales définies sous 2 (Modalités et conditions de l’adjudication).\n\nDe plus, les exigences énoncées dans la présente adjudication doivent être remplies entièrement, conformément\nà la structure indiquée dans la présente adjudication et en suivant l’ordre et la structure indiqués dans cette\nsection. L’UPU évalue toutes les réponses des soumissionnaires en accord avec la structure définie dans la\nprésente adjudication.\n\nPour chacune des exigences figurant dans l’adjudication, les soumissionnaires doivent répondre par l’une des\nmentions ci-après:\na)       Remplie.\nb)       Remplie, avec certaines restrictions (explication des restrictions).\nc)       Non remplie.\n\nLes soumissionnaires qui répondent par «Remplie» ou «Remplie, avec certaines restrictions» doivent fournir\ndes précisions et/ou des exemples de la mise en œuvre de leur solution en situation réelle (cas existants).\n\n3.1      Lettre de couverture\n\nLe soumissionnaire envoie une lettre de couverture comprenant:\n–        une déclaration certifiant que le soumissionnaire a lu, compris et accepté toutes les dispositions de l’appel\n         d’offres;\n–        ses nom, numéro de téléphone, adresse postale et adresse électronique ainsi que les noms de ses repré-\n         sentants.\n\nLa lettre de couverture doit être signée par un ou plusieurs représentants dûment désignés et autorisés pour agir\nau nom du soumissionnaire et disposant de l’autorité nécessaire pour engager légalement le soumissionnaire\net accepter les conditions générales de l’adjudication et doit aussi inclure une confirmation de cette autorisation\npar le soumissionnaire ainsi qu’une déclaration certifiant que le dossier d’adjudication présenté par le soumis-\nsionnaire est valide pour une durée minimale de quatre-vingt-dix jours.\n\n3.2      Résumé de l’offre\n\nLe soumissionnaire fournit un résumé de son offre mettant en avant les aspects les plus importants.\n\n3.3      Informations concernant les soumissionnaires\n\n–        Organisation de l’entreprise, emplacements/filiales.\n–        Données financières (chiffre d’affaires, bénéfices, etc.).\n–        Partenaires et actionnaires de l’entreprise.\n–        Histoire de l’entreprise.\n–        Position sur le marché et parts sur les marchés concernés.\n\n                                                       8\n\n3.4   Informations concernant les sous-traitants\n\nLe fournisseur ne peut pas céder, donner en sous-licence, sous-traiter, mettre en gage ou transférer ou aliéner\nson offre, ni les droits et obligations qu’elle prévoit, sans le consentement écrit préalable de l’UPU.\n\nL’approbation par l’UPU de l’engagement d’un sous-traitant ne dégage le fournisseur d’aucune de ses obliga-\ntions ou responsabilités quant aux travaux menés par un sous-traitant.\n\n3.5   Structure fonctionnelle\n\nLe soumissionnaire fournit une réponse pour chacune des exigences énoncées sous 4 (Exigences générales).\nL’UPU évalue les réponses sur la base de la même structure.\n\n3.6   Structure tarifaire\n\nLe soumissionnaire fournit sa structure tarifaire détaillée, conformément aux dispositions énoncées sous 4\n(Exigences générales).\n\nL’UPU évalue les réponses sur la base de la même structure.\n\nN.B. – Veuillez ne pas inclure la TVA dans les informations sur les prix (v. 2.10). Tous les montants sont\nexprimés en francs suisses uniquement.\n\n3.7   Conditions générales de l’UPU\n\nLe soumissionnaire joint une déclaration d’acceptation des conditions générales de l’UPU pour la fourniture de\nservices, ci-jointe pour référence.\n\n\n4.    Exigences générales\n\n4.1   Exigences concernant les soumissionnaires\n\nLes soumissionnaires fournissent les curriculums vitae du personnel qu’ils se proposent de faire travailler à la\nréception de l’UPU.\n\nL’UPU a le droit de rejeter des curriculums vitae si elle estime qu’ils ne satisfont pas aux exigences définies,\ntelles qu’énoncées dans la présente adjudication.\n\nLe personnel devra avoir au minimum les connaissances suivantes:\n–     Langues exigées: français, anglais et allemand.\n–     Être à l’aise avec l’outil informatique, notamment la messagerie, et facilité d’apprentissage de nouveaux\n      logiciels tels que B-Com.\n–     Formation en matière de sécurité.\n\nLes soumissionnaires décrivent les procédures applicables pour assurer la continuité des activités et l’appui\naux services, par exemple en cas de maladie, vacances, etc.\n\nPar ailleurs, les soumissionnaires confirment que leur offre permettra de couvrir tous les coûts des services\ndes opérateurs mentionnés dans la présente adjudication. Aucuns autres frais ne seront payés, à l’exception du\nremboursement d’autres coûts inévitables et nécessaires pour mener à bien les services convenus, sous réserve\ndu consentement écrit préalable de l’UPU.\n\n                                                       9\n\n4.2   Description des activités\n\nTâches:\n–     Accueil des visiteurs de l’UPU et des locataires, principalement des ambassades.\n–     Gestion des appels du standard téléphonique de l’UPU et du service de télécopie.\n–     Accueil des délégués des réunions de l’UPU ainsi que des participants aux réunions des locataires de\n      salles de conférences de l’UPU, y compris la gestion de la production de badges.\n–     Support des délégués pour l’inscription aux réunions de l’UPU sur le logiciel B-Com.\n–     Vente d’articles promotionnels de l’UPU et de timbres de service; gestion de la caisse.\n–     Services de sécurité liés aux visiteurs.\n–     Gestion du détecteur de métaux et du scanner à rayons X lors des sessions des organes de l’UPU ou\n      pendant d’autres événements à définir.\n\n4.3   Lieu de la prestation\n\nLa prestation aura lieu dans le centre de conférences du Bureau international de l’UPU, à Berne (Suisse).\n\n4.4   Organisation de la réception\n\nActuellement, trois employées de l’UPU travaillent chacune à 60% à la réception. Sauf événement exceptionnel,\nil n’y a qu’une personne à la réception à la fois.\n\nLes employées actuelles ont choisi d’effectuer des journées de travail entières, de 8 à 18 heures. À l’avenir,\non peut imaginer des horaires 8–13 heures et 13–18 heures.\n\nDans des cas spécifiques, il peut s’avérer nécessaire, soit en raison du nombre de visiteurs à traiter, soit en\nraison de l’utilisation du détecteur à métaux et du scanner à rayons X, de prévoir deux personnes à l’accueil.\nParmi ces cas spécifiques, il y a notamment les sessions du Conseil d’administration (CA)/Conseil d’exploi-\ntation postale (CEP) de l’UPU (deux fois douze jours environ par semaine), d’autres réunions de l’UPU, des\nlocations de salles par des entreprises externes, etc. Ces événements sont connus plusieurs mois à l’avance\net sont donc intégrés à l’horaire de travail des réceptionnistes.\n\n4.5   Mise en œuvre progressive de la solution d’externalisation\n\nDeux des trois employées actuelles quitteront leur poste durant le quatrième trimestre de 2021/premier trimestre\nde 2022. La troisième employée passera à un taux d’occupation de 80%. Le début du contrat, dans le courant\ndu premier trimestre, devra donc couvrir deux personnes à 50%. Le prestataire est libre de répartir différem-\nment le taux d’occupation global de 100%.\n\nLa troisième employée de l’UPU devrait partir à la retraite dans le courant du deuxième trimestre de 2023. Le\nprestataire devra alors assumer l’ensemble du service, représentant un taux d’occupation total de 180%.\n\nL’utilisation du détecteur à métaux et du scanner à rayons X est prévu initialement pour des événements parti-\nculiers tels que les sessions du CA/CEP. Aucune date n’a encore été définie pour le premier événement avec\nces mesures de sécurité.\n\nÀ moyenne ou à longue échéance, l’utilisation du détecteur à métaux et du scanner à rayons X est prévu sur\nune base quotidienne.\n\n4.6   Durée de la prestation\n\nLa durée totale du contrat est de quatre ans et il sera remis en adjudication à la fin des quatre ans, en raison\ndes règles de gestion financière de l’UPU.\n\n                                                       10\n\n4.7   Coûts\n\nLe soumissionnaire fournit sa structure tarifaire détaillée en remplissant l’annexe 1.\n\nLes services fournis sont facturés mensuellement, à terme échu, et le paiement est effectué dans un délai de\ntrente jours à compter de la date de réception de la facture par l’UPU.\n\nN.B. – Veuillez ne pas inclure la TVA dans les informations sur les prix (v. 2.10). Tous les montants sont\nexprimés en francs suisses uniquement.\n\n4.8   Informations supplémentaires\n\nToute information supplémentaire jugée nécessaire à une meilleure compréhension par l’UPU de la solution\nproposée.\n\n\n5.    Description des annexes\n\n–     Annexe 1 – Structure tarifaire\n–     Annexe 2a – Conditions générales applicables aux contrats relatifs à la fourniture de services\n–     Annexe 2b – Déclaration d’acceptation des conditions générales applicables aux contrats relatifs à la\n      fourniture de services de l’UPU",
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      "noticeText": {
        "text": "Adjudication\n\nFournisseur des services de réception/sécurité du bâtiment de l’UPU\n\nDate: 5 novembre 2021\n\n\nTable des matières                                                                        Page\n\n1.     Introduction                                                                          2\n1.1    Profil de l’UPU                                                                       2\n\n2.     Modalités et conditions de l’adjudication                                             2\n2.1    Confidentialité                                                                       2\n2.2    Statut juridique du fournisseur                                                       3\n2.3    Portée de l’adjudication                                                              3\n2.4    Généralités                                                                           3\n2.5    Objectifs                                                                             3\n2.6    Utilisation de l’emblème, de la dénomination et du sigle de l’UPU                     4\n2.7    Offre collusoire, pratique anticoncurrentielle ou toute autre pratique similaire      4\n2.8    Propriété intellectuelle                                                              4\n2.9    Privilèges et immunités                                                               4\n2.10   Exonération fiscale                                                                   5\n2.11   Langue                                                                                5\n2.12   Signature                                                                             5\n2.13   Notification de participation                                                         5\n2.14   Point de contact                                                                      5\n2.15   Renseignements supplémentaires et questions                                           5\n2.16   Dépôt des offres et date limite                                                       5\n2.17   Procédure d’évaluation                                                                6\n2.18   Modification, suspension ou annulation de l’adjudication                              6\n2.19   Calendrier provisoire                                                                 7\n\n3.     Structure de l’offre/format de la réponse                                             7\n3.1    Lettre de couverture                                                                  7\n3.2    Résumé de l’offre                                                                     7\n3.3    Informations concernant les soumissionnaires                                          7\n3.4    Informations concernant les sous-traitants                                            8\n3.5    Structure fonctionnelle                                                               8\n3.6    Structure tarifaire                                                                   8\n3.7    Conditions générales de l’UPU                                                         8\n\n4.     Exigences générales                                                                   8\n4.1    Exigences concernant les soumissionnaires                                             8\n4.2    Description des activités                                                             9\n4.3    Lieu de la prestation                                                                 9\n4.4    Organisation de la réception                                                          9\n4.5    Mise en œuvre progressive de la solution d’externalisation                            9\n4.6    Durée de la prestation                                                                9\n4.7    Coûts                                                                                10\n4.8    Informations supplémentaires                                                         10\n\n5.     Description des annexes                                                              10\n\n                                                           2\n\n1.     Introduction\n\n1.1    Profil de l’UPU\n\nL’Union postale universelle (UPU) a été fondée en 1874 à Berne (Suisse), avec pour principal objectif l’éta-\nblissement d’un territoire postal unique pour l’échange réciproque d’envois de la poste aux lettres et l’adoption\nde principes communs pour le service postal international de manière non discriminatoire. L’UPU, comptant\nactuellement 192 Pays-membres, est devenue une institution spécialisée des Nations Unies en 1948.\n\nL’UPU a pour vocation de stimuler le développement durable de services postaux universels de qualité, efficaces\net accessibles pour faciliter la communication entre les habitants de la planète. Cela implique de s’engager à\ngarantir la libre circulation des envois postaux sur un territoire postal unique composé de réseaux interconnectés,\nd’encourager l’adoption de normes communes équitables et l’utilisation de la technologie, d’assurer la coopéra-\ntion et l’interaction entre les parties intéressées, de promouvoir une coopération technique efficace et de veiller\nà répondre aux besoins évolutifs de la clientèle. L’UPU est donc amenée à jouer un rôle important dans la revi-\ntalisation constante des services postaux.\n\nPar ailleurs, l’UPU facilite le développement des services postaux dans le monde en fournissant un environ-\nnement propice aux technologies de l’information et de la communication qui permet aux opérateurs désignés 1\ndes Pays-membres de l’UPU de se concentrer sur la prestation des services postaux pour leur clientèle. Dans\nce contexte, l’UPU fournit un réseau mondial de services à valeur ajoutée ainsi que des applications informa-\ntiques pour la gestion du courrier international et des mandats de poste internationaux.\n\n\n2.     Modalités et conditions de l’adjudication\n\nSauf indication contraire dans la présente adjudication, le terme «soumissionnaire» désigne toute personne,\nentreprise ou entité juridique soumettant une proposition en réponse à l’adjudication. Le terme «fournisseur»\ndésigne le soumissionnaire retenu, le cas échéant.\n\n2.1    Confidentialité\n\nLes soumissionnaires traitent dans la plus stricte confidentialité toutes les informations figurant dans l’adjudication\net ses documents annexés qui ne sont pas encore connus du public ou généralement accessibles, notamment\ntout document portant la mention «confidentiel» et distribué par l’UPU aux soumissionnaires comme document\nsupplémentaire confidentiel de l’adjudication. Les soumissionnaires empêchent la divulgation ou la diffusion\ndes informations à des tierces parties ou à d’autres entités ou personnes non expressément autorisées selon\nles dispositions du présent document. En cas de doute, ces dispositions relatives à la confidentialité doivent\nquand même être respectées. Tous les soumissionnaires sont tenus de respecter les dispositions relatives à\nla confidentialité avant, pendant et après la procédure d’adjudication. Ces dispositions n’affectent en rien l’obli-\ngation juridique de l’UPU et du soumissionnaire de divulguer des informations.\n\nLes soumissionnaires n’utiliseront pas ces informations à des fins autres que celles liées à la participation à\nl’adjudication. L’adjudication et tous les documents annexés peuvent être mis uniquement à la disposition des\npersonnes directement associées à la procédure d’adjudication au nom des soumissionnaires. Si des agents\nexternes ou des sous-traitants participent à la préparation du dossier d’adjudication, ils doivent être nommés\net signalés dans la notification de participation (v. 2.13).\n\nLes soumissionnaires assument l’entière responsabilité du respect des dispositions concernant la confidentia-\nlité par leurs agents, employés et sous-traitants, ainsi que par toute tierce partie participant en leur nom à la\nprocédure d’adjudication, et sont tenus responsables de tout dommage qui résulterait d’une faute ou de la\ndivulgation non autorisée des informations.\n\n\n\n\n1 Conformément à l'article 1.7 de la Constitution de l’UPU, un opérateur désigné est toute entité gouvernementale ou non\n\ngouvernementale désignée officiellement par le Pays-membre pour assurer l’exploitation des services postaux et remplir\nles obligations y relatives découlant des Actes de l’Union sur son territoire.\n\n                                                        3\n\nUn soumissionnaire enfreignant les dispositions relatives à la confidentialité de la présente adjudication est\npassible d’une amende à verser à l’UPU, à moins qu’il ne puisse prouver qu’aucune faute ne lui est imputable.\nCette amende ne dépasse pas 50 000 CHF par infraction. Le paiement d’une telle amende ne dégage pas les\nsoumissionnaires de leur obligation de respecter les dispositions en matière de confidentialité.\n\nLes soumissionnaires souhaitant présenter des propositions en réponse à l’adjudication prennent contact avec\nles personnes indiquées ci-après et demandent à l’UPU de leur envoyer des documents supplémentaires\nconcernant l’adjudication, le cas échéant.\n\nSans préjudice des dispositions concernant la confidentialité énoncées ci-dessus, les soumissionnaires accep-\ntent, aux termes des dispositions de la présente adjudication, que l’envoi de documents supplémentaires soit\nsoumis à la signature préalable d’un accord de non-divulgation entre les soumissionnaires et l’UPU, selon des\nconditions à déterminer et à communiquer par celle-ci.\n\n2.2   Statut juridique du fournisseur\n\nLe fournisseur est considéré, en droit, comme ayant un statut juridique de prestataire indépendant. Le four-\nnisseur, ses consultants, ses employés et ses sous-traitants ne peuvent en aucun cas être considérés comme\ndes employés de l’UPU. Ces consultants, employés et sous-traitants n’ont donc droit à aucune des prestations\nsociales accordées par l’UPU. Le fournisseur est seul responsable du paiement de toute compensation due à\nses consultants, employés et sous-traitants, notamment du paiement de toute taxe, prestation, compensation\net assurance. Le fournisseur certifie et déclare qu’il respectera l’ensemble des lois, règles et règlements établis\npar les autorités compétentes, notamment concernant la retenue, la notification et le paiement en bonne et due\nforme de toutes les taxes exigibles.\n\nLe fournisseur est responsable de toutes les activités menées par ses employés, consultants et sous-traitants\nainsi que de tout acte ou de toute omission imputable à ses employés, consultants et sous-traitants.\n\nLe fournisseur ne peut pas céder, donner en sous-licence, sous-traiter, mettre en gage ou transférer\nou aliéner son offre, ni les droits et obligations qu’elle contient, sans le consentement écrit préalable\nde l’UPU.\n\nL’approbation par l’UPU de l’engagement d’un sous-traitant ne dégage le fournisseur d’aucune de ses\nobligations ou responsabilités quant aux travaux menés par un sous-traitant.\n\n2.3   Portée de l’adjudication\n\nLa présente adjudication concerne la fourniture de services de réception/sécurité et inclut, non exclusivement,\nla réception des visiteurs de l’UPU et des autres locataires du bâtiment, principalement des ambassades, la\nréception des délégués aux réunions de l’UPU et les services de sécurité liés un service de réception.\n\n2.4   Généralités\n\nLe bâtiment de l’UPU, sis à Weltpoststrasse 4, à Berne, dispose d’une réception accueillant l’ensemble des\nvisiteurs accédant au bâtiment; il s’agit aussi bien des visiteurs de l’UPU que ceux des quatre ambassades\nlocataires dans le bâtiment. De plus l’UPU accueille également beaucoup de visiteurs pour ses propres réunions\n(trois ou quatre fois par an) ainsi que pour les réunions organisées par les locataires des salles de réunion/\nconférences de l’UPU. Le service de réception est actuellement assuré par trois employées de l’UPU, avec\nchacune un taux d’occupation de 60%.\n\nEn raison des exigences en matière de sécurité toujours plus grandes dans un tel service de réception, l’UPU\na décidé d’externaliser progressivement ce service à un prestataire de services de sécurité. L’externalisation se\nfera progressivement en fonction des départs naturels des trois employées actuelles du service de réception,\nles deux premiers départs ayant lieu durant le premier trimestre de 2022.\n\n2.5   Objectifs\n\nL’UPU souhaite engager un fournisseur assurant l’ensemble des tâches actuelles de la réception de l’UPU en\ny ajoutant des tâches de sécurité.\n\n                                                          4\n\n2.6   Utilisation de l’emblème, de la dénomination et du sigle de l’UPU\n\nLes soumissionnaires ne rendent pas public, de quelque manière que ce soit, le fait qu’ils envisagent de fournir,\nqu’ils fournissent ou qu’ils ont fourni des services à l’UPU et n’utilisent pas le nom, l’emblème ou le sigle de\nl’UPU dans le cadre de leur activité afin d’en tirer un avantage commercial ou de notoriété, sans l’autorisation\npréalable et explicite de l’UPU. Les soumissionnaires prennent toutes les mesures raisonnables pour veiller\nau respect de la présente disposition par leurs agents, employés et sous-traitants.\n\n2.7   Offre collusoire, pratique anticoncurrentielle ou toute autre pratique similaire\n\nSans préjudice des dispositions sous 3 et 4, les soumissionnaires (y compris leurs agents, consultants, employés\net sous-traitants) ne présentent pas d’offre collusoire et évitent toute pratique anticoncurrentielle ou toute autre\npratique analogue concernant:\n–     l’élaboration ou la soumission des offres;\n–     la clarification des offres;\n–     la conduite et le contenu des négociations menées, y compris les négociations contractuelles finales.\n\nDans le contexte de l’adjudication, les notions d’offre collusoire, de pratique anticoncurrentielle ou de toute autre\npratique similaire peuvent couvrir la divulgation et l’échange ou la clarification d’informations (sous toute forme)\navec tout autre soumissionnaire, que ces informations soient confidentielles ou non pour l’UPU ou tout autre\nsoumissionnaire, en vue de modifier l’issue de l’adjudication et d’aboutir à un résultat différent de celui qui aurait\nété obtenu dans le cadre d’une procédure concurrentielle. En plus des autres recours mis à sa disposition,\nl’UPU peut, à sa seule discrétion, rejeter immédiatement toute offre présentée par un soumissionnaire qui, à\nson avis, s’est livré à un acte collusoire, anticoncurrentiel ou de nature similaire avec un autre soumissionnaire,\ndans le cadre de la préparation ou de la soumission des offres, en relation avec cette adjudication ou avec\nd’autres procédures d’achat menées par l’UPU.\n\n2.8   Propriété intellectuelle\n\nL’adjudication et tous ses documents annexés, y compris tout contenu, toute formule, toute déclaration, tout\nconcept, tout projet et toute procédure faisant partie de manière explicite ou implicite de l’adjudication, constituent\nla propriété intellectuelle exclusive de l’UPU. L’adjudication est communiquée aux différents soumissionnaires\naux seules fins de les aider à élaborer leurs offres respectives. Toute copie papier de la présente adjudication\nest détruite ou renvoyée à l’UPU par les soumissionnaires non sélectionnés sur demande de l’UPU.\n\n2.9   Privilèges et immunités\n\nRien dans les dispositions de la présente adjudication ou en rapport avec celle-ci, les activités qui y sont décrites\nou tout accord potentiel y relatif ne peut être considéré comme une renonciation, expresse ou tacite, aux privilèges,\nimmunités et facilités dont jouit l’UPU en sa qualité d’institution spécialisée des Nations Unies, conformément\nà la loi suisse sur l’État hôte et à la Convention sur les privilèges et immunités des Nations Unies (sur le territoire\nsuisse), à la Convention sur les privilèges et immunités des institutions spécialisées (hors du territoire suisse)\nainsi qu’à d’autres conventions et lois accordant et/ou reconnaissant de tels privilèges, immunités et facilités\nà l’UPU et à ses fonctionnaires (p. ex. International Organizations Immunities Act, dans le cas des États-Unis\nd’Amérique). De ce fait, les soumissionnaires reconnaissent et conviennent expressément que les biens et avoirs\nde l’UPU, y compris les archives, données, documents et fonds appartenant à l’UPU ou détenus par elle (y\ncompris, mais non exclusivement, les environnements d’hébergement et les serveurs de données relatifs ou asso-\nciés à la prestation de services) et toute donnée ou tout document sous quelque forme que ce soit appartenant\nà l’UPU ou détenu par elle au nom de ses Pays-membres et de leurs opérateurs désignés, sont inviolables et\nexempts de perquisition, de réquisition, de confiscation, d’expropriation ou de toute autre forme de contrainte\nexécutive, administrative, judiciaire ou législative. Le fournisseur prend immédiatement contact avec l’UPU en\ncas de violation ou de tentative de violation des privilèges et immunités de l’UPU et il prend toutes les mesures\nraisonnables pour prévenir de telles violations.\n\n                                                       5\n\nCompte tenu du statut de l’UPU en sa qualité d’institution spécialisée des Nations Unies (et sans préjudice de\nl’observation par l’UPU de toutes sanctions établies par le Conseil de sécurité des Nations Unies), les soumis-\nsionnaires doivent expressément certifier leur volonté et leur capacité juridiques et opérationnelles de fournir\nles services sur une base non discriminatoire au bénéfice de toutes les entités remplissant les conditions\nrequises établies et/ou sises sur le territoire de tout Pays-membre de l’UPU, indépendamment de l’existence\nde relations diplomatiques entre le pays d’origine et/ou d’exploitation d’un soumissionnaire et un Pays-membre\n(y compris son ou ses opérateurs désignés).\n\n2.10 Exonération fiscale\n\nConformément aux dispositions de l’article III, section 9, de la Convention sur les privilèges et immunités des\ninstitutions spécialisées, l’UPU est exonérée de toute taxe directe ainsi que de toute restriction douanière, de\ntout droit de douane et de toute redevance de nature analogue pour l’importation ou l’exportation de marchan-\ndises pour son usage officiel.\n\nDe plus, l’UPU, en sa qualité d’organisation intergouvernementale et d’institution spécialisée des Nations Unies,\nest exonérée de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) en Suisse (art. 22 de l’Ordonnance relative à la loi sur la\nTVA; art. 574, 816 et autres des Instructions 2001 sur la TVA) ainsi que dans d’autres pays; tous les prix\nsont donc indiqués «nets», sans TVA ou taxes analogues.\n\n2.11 Langue\n\nLes offres doivent être exclusivement rédigées en français.\n\n2.12 Signature\n\nLes offres sont signées par un ou des représentants dûment désignés et autorisés à agir au nom du soumis-\nsionnaire et investis du pouvoir d’engager la responsabilité du soumissionnaire et d’accepter les conditions\ngénérales de la présente adjudication.\n\n2.13 Notification de participation\n\nDès réception de la présente adjudication, le soumissionnaire envoie une confirmation de participation au point\nde contact mentionné sous 2.14.\n\n2.14 Point de contact\n\nSecrétariat Comité d’adjudications et d’achats\nUnion postale universelle\nBureau international\nWeltpoststrasse 4\n3015 BERNE\nSUISSE\n\nAdresse électronique: caa@upu.int\n\n2.15 Renseignements supplémentaires et questions\n\nToute question relative au contenu de cette adjudication ou toute demande de clarification de la part des soumis-\nsionnaires doivent être adressées par écrit au point de contact mentionné sous 2.14. Les réponses seront\npubliées sur le site Web de l’UPU (https://www.upu.int/fr/Union-postale-universelle/Achats).\n\n2.16 Dépôt des offres et date limite\n\nCompte tenu de la situation actuelle liée à la pandémie de COVID-19, toutes les offres doivent être exception-\nnellement soumises à l’UPU par voie électronique à RFP-2021-020@upu.int UNIQUEMENT, avec pour objet\n«Services de réception/sécurité du bâtiment».\n\nLes offres doivent parvenir à l’UPU le 7 décembre 2021 au plus tard à 16 heures HNEC (UTC+1).\n\n                                                          6\n\nLes offres reçues au-delà de ce délai ne seront pas prises en considération par l’UPU. De plus, des offres\nenvoyées à des adresses autres que celle spécifiée ci-dessus ou envoyées par d’autres moyens ne seront\npas acceptées par l’UPU.\n\nLa préparation et la soumission des documents d’offre par les soumissionnaires sont gratuites pour l’UPU.\n\nToutes les offres soumises doivent inclure une déclaration précisant que le soumissionnaire a lu, comprend\net accepte toutes les dispositions de la présente adjudication.\n\n2.17 Procédure d’évaluation\n\nLa procédure d’évaluation est menée exclusivement par l’UPU afin de déterminer aussi objectivement que\npossible la meilleure solution du point de vue de l’organisation, sur la base des soumissions reçues et du\nrespect des exigences définies dans la présente adjudication. La structure du dossier d’adjudication décrite,\nautrement dit le format de la réponse (v. 3 et 4), est donc obligatoire pour tous les soumissionnaires.\n\nLes soumissionnaires ne respectant pas les critères obligatoires indiqués sous 3 et 4 ne seront pas pris en\nconsidération par l’UPU.\n\nLes soumissionnaires doivent fournir des commentaires sur tous les points pour lesquels ils prévoient des\nmodifications nécessaires ou recensent des lacunes.\n\nLa liste non exhaustive des critères de sélection est la suivante:\n\nCritères économiques\n\na)    Coût du personnel\nb)    Coût de location de l’infrastructure de sécurité.\n\nCritères de qualité\n\nQualifications et connaissances:\n–     Liste de références du soumissionnaire pour des services similaires.\n–     Qualité du dossier de soumission.\n\nLes délibérations du Comité d’adjudications et d’achats ne sont pas publiques. Le Comité soumet un rapport au\nDirecteur général du Bureau international de l’UPU accompagné de sa recommandation finale pour évaluation\net confirmation.\n\nLes conditions générales applicables aux contrats relatifs à la fourniture de services de l’UPU doivent être accep-\ntées par le soumissionnaire (elles figurent en pièce jointe pour référence). Les termes définitifs de tout contrat\noctroyé sont définis par l’UPU et acceptés par le fournisseur. Les négociations contractuelles démarrent seule-\nment après le choix définitif du fournisseur.\n\nLes soumissionnaires sont informés immédiatement après la prise d’une décision par l’UPU.\n\n2.18 Modification, suspension ou annulation de l’adjudication\n\nL’UPU se réserve le droit, à sa seule discrétion et à tout moment avant la conclusion de l’adjudication (c’est-\nà-dire à tout moment avant la signature du contrat correspondant avec le fournisseur), de modifier, de suspendre\nou d’annuler tout ou partie de l’adjudication.\n\n                                                           7\n\n2.19 Calendrier provisoire\n\n    Publication de l’appel d’offres                              5 novembre 2021\n    Réception des offres par l’UPU (délai limite)                7 décembre 2021, à 16 heures HNEC (UTC+1)\n    Date prévue pour le début de la prestation des services      1er février 2022 (à discuter)\n    Durée du contrat                                             Quatre ans\n\n3.       Structure de l’offre/format de la réponse\n\nToutes les informations soumises doivent être fournies par le soumissionnaire en totale conformité avec les\nconditions générales définies sous 2 (Modalités et conditions de l’adjudication).\n\nDe plus, les exigences énoncées dans la présente adjudication doivent être remplies entièrement, conformément\nà la structure indiquée dans la présente adjudication et en suivant l’ordre et la structure indiqués dans cette\nsection. L’UPU évalue toutes les réponses des soumissionnaires en accord avec la structure définie dans la\nprésente adjudication.\n\nPour chacune des exigences figurant dans l’adjudication, les soumissionnaires doivent répondre par l’une des\nmentions ci-après:\na)       Remplie.\nb)       Remplie, avec certaines restrictions (explication des restrictions).\nc)       Non remplie.\n\nLes soumissionnaires qui répondent par «Remplie» ou «Remplie, avec certaines restrictions» doivent fournir\ndes précisions et/ou des exemples de la mise en œuvre de leur solution en situation réelle (cas existants).\n\n3.1      Lettre de couverture\n\nLe soumissionnaire envoie une lettre de couverture comprenant:\n–        une déclaration certifiant que le soumissionnaire a lu, compris et accepté toutes les dispositions de l’appel\n         d’offres;\n–        ses nom, numéro de téléphone, adresse postale et adresse électronique ainsi que les noms de ses repré-\n         sentants.\n\nLa lettre de couverture doit être signée par un ou plusieurs représentants dûment désignés et autorisés pour agir\nau nom du soumissionnaire et disposant de l’autorité nécessaire pour engager légalement le soumissionnaire\net accepter les conditions générales de l’adjudication et doit aussi inclure une confirmation de cette autorisation\npar le soumissionnaire ainsi qu’une déclaration certifiant que le dossier d’adjudication présenté par le soumis-\nsionnaire est valide pour une durée minimale de quatre-vingt-dix jours.\n\n3.2      Résumé de l’offre\n\nLe soumissionnaire fournit un résumé de son offre mettant en avant les aspects les plus importants.\n\n3.3      Informations concernant les soumissionnaires\n\n–        Organisation de l’entreprise, emplacements/filiales.\n–        Données financières (chiffre d’affaires, bénéfices, etc.).\n–        Partenaires et actionnaires de l’entreprise.\n–        Histoire de l’entreprise.\n–        Position sur le marché et parts sur les marchés concernés.\n\n                                                       8\n\n3.4   Informations concernant les sous-traitants\n\nLe fournisseur ne peut pas céder, donner en sous-licence, sous-traiter, mettre en gage ou transférer ou aliéner\nson offre, ni les droits et obligations qu’elle prévoit, sans le consentement écrit préalable de l’UPU.\n\nL’approbation par l’UPU de l’engagement d’un sous-traitant ne dégage le fournisseur d’aucune de ses obliga-\ntions ou responsabilités quant aux travaux menés par un sous-traitant.\n\n3.5   Structure fonctionnelle\n\nLe soumissionnaire fournit une réponse pour chacune des exigences énoncées sous 4 (Exigences générales).\nL’UPU évalue les réponses sur la base de la même structure.\n\n3.6   Structure tarifaire\n\nLe soumissionnaire fournit sa structure tarifaire détaillée, conformément aux dispositions énoncées sous 4\n(Exigences générales).\n\nL’UPU évalue les réponses sur la base de la même structure.\n\nN.B. – Veuillez ne pas inclure la TVA dans les informations sur les prix (v. 2.10). Tous les montants sont\nexprimés en francs suisses uniquement.\n\n3.7   Conditions générales de l’UPU\n\nLe soumissionnaire joint une déclaration d’acceptation des conditions générales de l’UPU pour la fourniture de\nservices, ci-jointe pour référence.\n\n\n4.    Exigences générales\n\n4.1   Exigences concernant les soumissionnaires\n\nLes soumissionnaires fournissent les curriculums vitae du personnel qu’ils se proposent de faire travailler à la\nréception de l’UPU.\n\nL’UPU a le droit de rejeter des curriculums vitae si elle estime qu’ils ne satisfont pas aux exigences définies,\ntelles qu’énoncées dans la présente adjudication.\n\nLe personnel devra avoir au minimum les connaissances suivantes:\n–     Langues exigées: français, anglais et allemand.\n–     Être à l’aise avec l’outil informatique, notamment la messagerie, et facilité d’apprentissage de nouveaux\n      logiciels tels que B-Com.\n–     Formation en matière de sécurité.\n\nLes soumissionnaires décrivent les procédures applicables pour assurer la continuité des activités et l’appui\naux services, par exemple en cas de maladie, vacances, etc.\n\nPar ailleurs, les soumissionnaires confirment que leur offre permettra de couvrir tous les coûts des services\ndes opérateurs mentionnés dans la présente adjudication. Aucuns autres frais ne seront payés, à l’exception du\nremboursement d’autres coûts inévitables et nécessaires pour mener à bien les services convenus, sous réserve\ndu consentement écrit préalable de l’UPU.\n\n                                                       9\n\n4.2   Description des activités\n\nTâches:\n–     Accueil des visiteurs de l’UPU et des locataires, principalement des ambassades.\n–     Gestion des appels du standard téléphonique de l’UPU et du service de télécopie.\n–     Accueil des délégués des réunions de l’UPU ainsi que des participants aux réunions des locataires de\n      salles de conférences de l’UPU, y compris la gestion de la production de badges.\n–     Support des délégués pour l’inscription aux réunions de l’UPU sur le logiciel B-Com.\n–     Vente d’articles promotionnels de l’UPU et de timbres de service; gestion de la caisse.\n–     Services de sécurité liés aux visiteurs.\n–     Gestion du détecteur de métaux et du scanner à rayons X lors des sessions des organes de l’UPU ou\n      pendant d’autres événements à définir.\n\n4.3   Lieu de la prestation\n\nLa prestation aura lieu dans le centre de conférences du Bureau international de l’UPU, à Berne (Suisse).\n\n4.4   Organisation de la réception\n\nActuellement, trois employées de l’UPU travaillent chacune à 60% à la réception. Sauf événement exceptionnel,\nil n’y a qu’une personne à la réception à la fois.\n\nLes employées actuelles ont choisi d’effectuer des journées de travail entières, de 8 à 18 heures. À l’avenir,\non peut imaginer des horaires 8–13 heures et 13–18 heures.\n\nDans des cas spécifiques, il peut s’avérer nécessaire, soit en raison du nombre de visiteurs à traiter, soit en\nraison de l’utilisation du détecteur à métaux et du scanner à rayons X, de prévoir deux personnes à l’accueil.\nParmi ces cas spécifiques, il y a notamment les sessions du Conseil d’administration (CA)/Conseil d’exploi-\ntation postale (CEP) de l’UPU (deux fois douze jours environ par semaine), d’autres réunions de l’UPU, des\nlocations de salles par des entreprises externes, etc. Ces événements sont connus plusieurs mois à l’avance\net sont donc intégrés à l’horaire de travail des réceptionnistes.\n\n4.5   Mise en œuvre progressive de la solution d’externalisation\n\nDeux des trois employées actuelles quitteront leur poste durant le quatrième trimestre de 2021/premier trimestre\nde 2022. La troisième employée passera à un taux d’occupation de 80%. Le début du contrat, dans le courant\ndu premier trimestre, devra donc couvrir deux personnes à 50%. Le prestataire est libre de répartir différem-\nment le taux d’occupation global de 100%.\n\nLa troisième employée de l’UPU devrait partir à la retraite dans le courant du deuxième trimestre de 2023. Le\nprestataire devra alors assumer l’ensemble du service, représentant un taux d’occupation total de 180%.\n\nL’utilisation du détecteur à métaux et du scanner à rayons X est prévu initialement pour des événements parti-\nculiers tels que les sessions du CA/CEP. Aucune date n’a encore été définie pour le premier événement avec\nces mesures de sécurité.\n\nÀ moyenne ou à longue échéance, l’utilisation du détecteur à métaux et du scanner à rayons X est prévu sur\nune base quotidienne.\n\n4.6   Durée de la prestation\n\nLa durée totale du contrat est de quatre ans et il sera remis en adjudication à la fin des quatre ans, en raison\ndes règles de gestion financière de l’UPU.\n\n                                                       10\n\n4.7   Coûts\n\nLe soumissionnaire fournit sa structure tarifaire détaillée en remplissant l’annexe 1.\n\nLes services fournis sont facturés mensuellement, à terme échu, et le paiement est effectué dans un délai de\ntrente jours à compter de la date de réception de la facture par l’UPU.\n\nN.B. – Veuillez ne pas inclure la TVA dans les informations sur les prix (v. 2.10). Tous les montants sont\nexprimés en francs suisses uniquement.\n\n4.8   Informations supplémentaires\n\nToute information supplémentaire jugée nécessaire à une meilleure compréhension par l’UPU de la solution\nproposée.\n\n\n5.    Description des annexes\n\n–     Annexe 1 – Structure tarifaire\n–     Annexe 2a – Conditions générales applicables aux contrats relatifs à la fourniture de services\n–     Annexe 2b – Déclaration d’acceptation des conditions générales applicables aux contrats relatifs à la\n      fourniture de services de l’UPU",
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