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title: "Unterhaltsreinigung"
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last-updated: 2026-11-11T19:07:06.970300+00:00
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# Unterhaltsreinigung

Die UPU suchte einen Dienstleister für die laufende Reinigung ihres Gebäudes an der Weltpoststrasse 4 in Bern für vier Jahre, vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2028. Die Anbieter sollten Verfahren für Kontinuität, Personalersatz und Qualitätssicherung beschreiben; die Preise waren in einer Währung anzugeben, die die Bekanntmachung nicht festlegt. Die Bewertung umfasste Fachwissen, das wirtschaftlich günstigste Angebot und Referenzen zu vergleichbaren Aufträgen von rund 150.000 bis 200.000 CHF pro Jahr. Angebote waren bis zum 31. Juli 2024 um 16:00 Uhr (UTC+1, wie angegeben) per E-Mail einzureichen; das Verfahren ist abgeschlossen. Die Bekanntmachung nennt weder einen Auftragswert noch ein Zuschlagsergebnis.

- Status: closed
- Country: CH
- Buyer: Universal Postal Union (UPU), International Bureau
- Submission deadline: 2024-07-31T16:00:00+01:00 (instant)
- Original notice: https://www.upu.int/en/universal-postal-union/procurement/2024archives/rfp2024009dl
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    "text": "Appel d’offres\n\nNettoyage d’entretien\n\n19 juin 2024\n\nTable des matières Page\n\n1. Introduction 3\n1.1 Profil de l’Union postale universelle 3\n2. Conditions générales 3\n2.1 Confidentialité 3\n2.2 Statut juridique du Fournisseur 4\n2.3 Portée de l’appel d’offres 4\n2.4 Contexte 4\n2.5 Objectifs 4\n2.6 Recours à des sous-traitants 4\n2.7 Utilisation de l’emblème, du nom et du sigle de l’UPU 5\n2.8 Offre collusoire, pratique anticoncurrentielle ou toute autre pratique similaire 5\n2.9 Propriété intellectuelle 5\n2.10 Privilèges et immunités 5\n2.11 Exonération fiscale 6\n2.12 Langue 6\n2.13 Signature 6\n2.14 Notification de participation 6\n2.15 Personnes de contact 6\n2.16 Renseignements supplémentaires et questions 6\n2.17 Dépôt des offres et date limite 6\n2.18 Procédure d’évaluation 7\n2.19 Modification, suspension ou annulation de l’appel d’offres 7\n2.20 Calendrier provisoire 7\n3. Structure de l’offre/format de la réponse 8\n3.1 Lettre de couverture 8\n3.2 Résumé analytique 8\n3.3 Informations sur le Soumissionnaire 8\n3.4 [Informations sur les sous-traitants] 9\n3.5 Proposition d’ordre [fonctionnel/technique] 9\nNon applicable. 9\n3.6 Structure tarifaire 9\n3.7 Calendrier de mise en œuvre et de paiement 9\n3.8 Conditions générales de l’UPU 9\n4. Exigences en matière de service 9\n4.1 Description des services 9\n4.2 Exigences applicables au Soumissionnaire 9\n4.3 Exigences applicables aux consultants 10\n4.4 Critères d’évaluation 10\n4.5 Durée des services 10\n4.6 Lieu de fourniture des services 10\n4.7 Rapports 10\n4.8 Autres exigences 10\n4.9 Informations supplémentaires 10\n5. Description des annexes 11\n\n1. Introduction\n\n1.1 Profil de l’Union postale universelle\n\nL’Union postale universelle (UPU) a été fondée en 1874 à Berne (Suisse) avec pour principal objectif l’établis-\nsement d’un territoire postal unique pour l’échange réciproque d’envois de la poste aux lettres et l’adoption de\nprincipes communs pour le service postal international de manière non discriminatoire. L’UPU, qui compte\nactuellement 192 Pays-membres, est devenue une institution spécialisée des Nations Unies en 1948.\n\nL’UPU a pour principale vocation de stimuler le développement durable de services postaux universels de\nqualité, efficaces et accessibles, pour faciliter la communication entre les habitants de la planète. Pour ce faire,\nl’Union garantit la libre circulation des envois postaux sur un territoire postal unique composé de réseaux\ninterconnectés, encourage l’adoption de normes communes équitables et l’utilisation de la technologie, assure\nla coopération et l’interaction entre les parties intéressées, favorise une coopération technique efficace et veille\nà la satisfaction des besoins évolutifs des clients. L’UPU est donc amenée à jouer un rôle important dans la\nrevitalisation constante des services postaux.\n\nPar ailleurs, l’UPU facilite le développement des services postaux dans le monde en fournissant un cadre en\nmatière de technologies de l’information et de la communication qui permet aux opérateurs désignés 1 des\nPays-membres de l’UPU de se concentrer sur la prestation des services postaux pour leur clientèle. Dans ce\ncontexte, l’UPU fournit au réseau mondial des services à valeur ajoutée ainsi que des applications informa-\ntiques pour gérer le courrier international et les mandats de poste internationaux.\n\n2. Conditions générales\n\nSauf indication contraire dans le présent appel d’offres, le terme «Soumissionnaire» désigne toute personne\nphysique, entreprise ou personne morale soumettant une offre en réponse à l’appel d’offres. Le terme «Four-\nnisseur» désigne le Soumissionnaire retenu.\n\n2.1 Confidentialité\n\nLes Soumissionnaires traitent dans la plus stricte confidentialité toutes les informations figurant dans l’appel\nd’offres ainsi que dans tout document joint à celui-ci qui n’ont pas encore été rendues publiques ou ne sont\npas accessibles à tous, en particulier tout document portant la mention «confidentiel» transmis par l’UPU au\nSoumissionnaire comme document confidentiel complémentaire de l’appel d’offres. Les Soumissionnaires\nempêchent la divulgation ou la diffusion de ces informations à des tierces parties ou à d’autres entités ou\npersonnes non expressément autorisées par les dispositions du présent document. En cas de doute, ces\ndispositions relatives à la confidentialité doivent tout de même être respectées. Tous les Soumissionnaires\nsont tenus de respecter ces dispositions en matière de confidentialité avant, pendant et après la procédure\nd’appel d’offres. Ces dispositions n’affectent en rien les obligations juridiques de l’UPU et des Soumission-\nnaires relatives à la divulgation d’informations.\n\nLes Soumissionnaires n’utilisent pas ces informations à d’autres fins que celles liées à la participation au\nprésent appel d’offres. Le présent appel d’offres et tous les documents annexés à celui-ci ne peuvent être\ntransmis qu’à des personnes directement associées à la participation à l’appel d’offres pour le compte des\nSoumissionnaires. Si des agents externes ou des sous-traitants contribuent à la préparation des documents\nsoumis dans le cadre de l’appel d’offres, ils doivent être nommés et signalés dans la notification de participa-\ntion (v. chiffre 2.14).\n\nLes Soumissionnaires assument l’entière responsabilité du respect des dispositions concernant la confiden-\ntialité par leurs agents, consultants, employés et sous-traitants, ainsi que par toute tierce partie participant en\nleur nom à la procédure d’appel d’offres et sont tenus responsables des dommages résultant d’une faute ou\nde la divulgation non autorisée d’informations.\n\nTout Soumissionnaire enfreignant les dispositions relatives à la confidentialité figurant dans le présent docu-\nment est passible d’une amende à verser à l’UPU, à moins qu’il ne puisse prouver qu’aucune faute ne lui est\n\n1 Conformément à l’article 2.1.6 de la Constitution de l’UPU, un opérateur désigné est défini comme toute entité gouver-\n\nnementale ou non gouvernementale désignée officiellement par le Pays-membre pour assurer l’exploitation des services\npostaux et remplir les obligations y relatives découlant des Actes de l’Union sur son territoire.\n\nimputable. Cette amende ne dépasse pas 50 000 CHF par infraction. Le paiement d’une telle amende ne\ndégage pas les Soumissionnaires de leur obligation de respecter les exigences en matière de confidentialité.\n\nLes Soumissionnaires souhaitant soumettre une offre en réponse au présent appel d’offres doivent s’adresser\naux personnes de contact indiquées sous 2.15 et peuvent si nécessaire demander à l’UPU des informations\nsupplémentaires en rapport avec cet appel d’offres.\n\nSans préjudice des dispositions concernant la confidentialité énoncées ci-dessus, les Soumissionnaires\nacceptent que l’envoi de ces informations soit soumis à la signature préalable d’un accord de non-divulgation\nentre les Soumissionnaires et l’UPU, selon des conditions qui seront déterminées et transmises par cette\ndernière.\n\n2.2 Statut juridique du Fournisseur\n\nAu regard de la loi, le Fournisseur est considéré comme ayant un statut de prestataire indépendant. Le Four-\nnisseur, ses agents, ses consultants, ses employés et ses sous-traitants (autorisés par l’UPU) ne peuvent en\naucun cas être considérés comme des employés de l’UPU. Les agents, consultants, employés et sous-\ntraitants du Fournisseur n’ont droit à aucune des prestations sociales accordées par l’UPU à ses employés.\nLe Fournisseur est seul responsable du paiement de toute compensation due à ses agents, consultants,\nemployés et sous-traitants, notamment du paiement de toute taxe, prestation, compensation et assurance. Le\nFournisseur certifie et déclare qu’il respectera l’ensemble des lois, règles et règlements établis par les autorités\ncompétentes, notamment en ce qui concerne la retenue, la déclaration et le paiement en bonne et due forme\nde toutes les taxes exigibles.\n\nLe Fournisseur est responsable de l’ensemble des activités, actes et omissions de ses agents, consultants,\nemployés et sous-traitants.\n\n2.3 Portée de l’appel d’offres\n\nLe présent appel d’offres porte sur la fourniture à l’UPU de services relatifs au nettoyage d’entretien du bâiment\nde l’UPU, Welpoststrasse 4 à Berne pour une période de quatre ans, du 1er janvier 2025 au 31 décembre\n2028.\n\n2.4 Contexte\n\nCet appel d’offres a pour but de fixer de quelle manière et sous quelle forme les offres doivent être remises. Il\nsert de base au soumissionnaire, avec les conditions générales de l’UPU, pour formuler son offre.\n\n2.5 Objectifs\n\nLe présent appel d’offres porte sur le nettoyage d’entretien du bâtiment de l’UPU.\n\nLes travaux de nettoyage doivent être effectués de manière irréprochable d’un point de vue professionnel, en\nappliquant les normes et recommandations de allpura (www.allpura.ch).\n\nLe soumissionnaire veillera à effectuer les travaux de nettoyage conformément à sa planification annuelle\nsommaire et détaillée. Il doit notamment prendre en considération les particularités locales, par exemple un\naccès restreint, un travail par équipes.\n\nLes travaux de nettoyage qui ne font pas partie de la description des prestations doivent être offertes\nséparément par le fournisseur, sur la même base financière que les prestations offertes, et approuvées par\nécrit par le mandataire.\n\n2.6 Recours à des sous-traitants\n\nLe Fournisseur n’est pas autorisé à céder, donner en sous-licence, sous-traiter, mettre en gage, transférer ou\naliéner son offre, ni les droits et obligations prévus dans celle-ci ou dans tout contrat y associé passé avec\nl’UPU, sans le consentement écrit préalable de cette dernière.\n\nL’approbation par l’UPU de l’engagement d’un sous-traitant ne dégage le Fournisseur d’aucune de ses obli-\ngations ou responsabilités quant aux travaux menés par le sous-traitant.\n\n2.7 Utilisation de l’emblème, du nom et du sigle de l’UPU\n\nLes Soumissionnaires n’annoncent ni ne rendent public, de quelque manière que ce soit, le fait qu’ils envisa-\ngent de fournir, qu’ils fournissent ou qu’ils ont fourni des services à l’UPU, et n’utilisent pas le nom, l’emblème\nou le sigle de l’UPU dans le cadre de leurs activités pour en tirer un avantage commercial ou de la notoriété,\nsans l’autorisation préalable expresse de l’UPU. Les Soumissionnaires prennent toutes les mesures raison-\nnables pour veiller au respect de la présente disposition par leurs agents, consultants, employés et sous-\ntraitants.\n\n2.8 Offre collusoire, pratique anticoncurrentielle ou toute autre pratique similaire\n\nSans préjudice des dispositions énoncées sous 3 et 4, les Soumissionnaires (y compris leurs agents, consul-\ntants, employés et sous-traitants) ne présentent pas d’offre collusoire et évitent toute pratique anticoncurren-\ntielle ou toute autre pratique similaire concernant:\n– l’élaboration et la soumission des offres;\n– la clarification des offres;\n– la conduite et le contenu de toute négociation, y compris les négociations contractuelles finales.\n\nDans le cadre du présent appel d’offres, les notions d’offres collusoires, de pratiques anticoncurrentielles ou\nde toute autre pratique similaire peuvent couvrir la divulgation, l’échange ou la clarification d’informations (sous\nquelque forme que ce soit) avec tout autre Soumissionnaire, que ces informations soient confidentielles ou\nnon pour l’UPU ou pour tout autre Soumissionnaire, en vue de modifier l’issue de l’appel d’offres et d’aboutir\nà un résultat différent de celui qui aurait été obtenu dans le cadre d’une procédure concurrentielle. En plus\ndes autres recours dont elle dispose, l’UPU peut, à sa seule discrétion, rejeter immédiatement toute offre\ntransmise par un Soumissionnaire qui, à son avis, s’est livré à des pratiques collusoires, anticoncurrentielles\nou de nature similaire avec un autre Soumissionnaire dans le cadre de la préparation ou de la présentation\nd’offres, en relation avec cet appel d’offres ou avec d’autres procédures d’achat menées par l’UPU.\n\n2.9 Propriété intellectuelle\n\nLe présent appel d’offres et tous ses documents annexés, y compris tout contenu, toute formule, toute décla-\nration, tout concept, tout projet et toute procédure faisant partie de manière explicite ou implicite de l’appel\nd’offres, constituent la propriété intellectuelle exclusive de l’UPU. L’appel d’offres est communiqué aux diffé-\nrents Soumissionnaires dans le seul but de les aider à élaborer leurs offres respectives. Toute copie sur sup-\nport papier du présent appel d’offres est détruite ou renvoyée à l’UPU par les Soumissionnaires non\nsélectionnés sur demande de l’UPU.\n\n2.10 Privilèges et immunités\n\nRien dans les dispositions du présent appel d’offres ou en rapport avec celui-ci, avec les activités qui y sont\ndécrites ou avec tout accord potentiel y relatif, ne peut être considéré comme une renonciation, expresse ou\ntacite, aux privilèges, immunités et facilités dont jouit l’UPU en sa qualité d’institution spécialisée des Nations\nUnies, conformément à la loi suisse sur l’État hôte et à la Convention sur les privilèges et immunités des\nNations Unies (sur le territoire suisse), à la Convention sur les privilèges et immunités des institutions spécia-\nlisées (hors du territoire suisse) ainsi qu’à d’autres conventions et lois accordant et/ou reconnaissant de tels\nprivilèges, immunités et facilités à l’UPU et à ses fonctionnaires (p. ex. la loi sur les immunités des organisa-\ntions internationales (International Organizations Immunities Act) des États-Unis d’Amérique).\n\nPar conséquent, le Fournisseur reconnaît et convient expressément que les biens et avoirs de l’UPU, y com-\npris les archives, données, documents et fonds appartenant à l’UPU ou détenus par celle-ci (y compris, mais\nnon exclusivement, les environnements informatiques relatifs à l’hébergement et aux données et les serveurs\nassociés à la prestation de services, ainsi que toute donnée ou tout document sous quelque forme que ce soit\nappartenant à l’UPU ou détenu par celle-ci au nom de ses Pays-membres et de leurs opérateurs désignés),\nsont inviolables et exempts de perquisition, de réquisition, de confiscation, d’expropriation ou de toute autre\nforme d’ingérence exécutive, administrative, judiciaire ou législative. Le Fournisseur prend immédiatement\ncontact avec l’UPU en cas de violation ou de tentative de violation des privilèges et immunités de l’UPU et\nprend toutes les mesures raisonnables pour prévenir de telles violations.\n\nCompte tenu du statut de l’UPU en sa qualité d’institution spécialisée des Nations Unies (et sans préjudice du\nrespect par l’UPU de toute sanction établie par le Conseil de sécurité des Nations Unies), le Soumissionnaire\ndoit expressément attester de sa volonté et de sa capacité juridique et opérationnelle de fournir les services\nde manière non discriminatoire au profit de toutes les entités pouvant y prétendre établies et/ou sises sur le\nterritoire de tout Pays-membre de l’UPU, indépendamment de l’existence de relations diplomatiques entre le\npays dans lequel l’entreprise du Soumissionnaire est immatriculée et/ou dans lequel elle opère et un Pays-\nmembre de l’UPU (y compris son ou ses opérateurs désignés).\n\n2.11 Exonération fiscale\n\nConformément aux dispositions de l’article III, section 9, de la Convention sur les privilèges et immunités des\ninstitutions spécialisées, l’UPU est exempte de toute taxe directe ainsi que de toute restriction douanière, de\ntout droit de douane et de toute redevance de nature analogue concernant l’importation ou l’exportation de\nmarchandises pour son usage officiel.\n\nDe plus, l’UPU, en sa qualité d’organisation intergouvernementale et d’institution spécialisée des Nations\nUnies, est exonérée de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) en Suisse (Ordonnance relative à la loi sur la TVA,\nart. 22; Instructions 2001 sur la TVA, art. 574, 816 et autres) ainsi que dans d’autres pays; tous les prix sont\ndonc indiqués «nets», sans TVA ou taxes analogues.\n\n2.12 Langue\n\nLes documents des offres transmises par les Soumissionnaires sont entièrement rédigés en français ou en\nanglais.\n\n2.13 Signature\n\nLes offres sont signées par un ou des représentants dûment désignés et autorisés à agir au nom du Soumis-\nsionnaire et investis du pouvoir d’engager la responsabilité du Soumissionnaire et d’accepter les conditions\ngénérales du présent appel d’offres.\n\n2.14 Notification de participation\n\nNon applicable.\n\n2.15 Personnes de contact\n\nSecrétariat du Comité d’adjudications et d’achats\nUnion postale universelle\nBureau international\nWeltpoststrasse 4\n3015 BERNE\nSUISSE\nAdresse électronique: caa@upu.int\n\n2.16 Renseignements supplémentaires et questions\n\nLes Soumissionnaires envoient toute question relative au contenu de cet appel d’offres ou toute demande de\nclarification par écrit à la ou aux personnes de contact indiquées sous 2.15, le 5 juillet 2024 au plus tard.\n\nLes réponses aux questions des Soumissionnaires ainsi que toute information supplémentaire et mise à jour\nrelative au présent appel d’offres seront publiées sur le site Web de l’UPU (https://www.upu.int/fr/Union-\npostale-universelle/Achats).\n\n2.17 Dépôt des offres et date limite\n\nToutes les offres doivent être soumises à l’UPU par courrier électronique à l’adresse RFP-2024-009@upu.int\navec pour objet «RFP-2024-009-Nettoyage d’entretien».\n\nLa date limite de soumission des offres est fixée au 31 juillet 2024 à 16 heures HNEC (UTC+1).\n\nL’UPU ne prendra pas en considération les offres reçues passé ce délai. Par ailleurs, l’UPU n’acceptera pas\nles offres transmises à toute autre adresse ou par tout autre moyen que ceux indiqués plus haut.\n\nLa préparation et la soumission des documents relatifs aux offres par les Soumissionnaires sont gratuites pour\nl’UPU.\n\n2.18 Procédure d’évaluation\n\nL’objectif du processus d’évaluation est de garantir la sélection d’un Fournisseur qualifié, fiable et expérimenté\ncapable de fournir les services spécialisés et de remplir les objectifs décrits dans le présent appel d’offres.\n\nL’UPU mène cette procédure d’évaluation en vue de déterminer aussi objectivement que possible l’offre qui\nrépond le mieux aux besoins spécifiques de l’UPU. Toutes les offres soumises font l’objet d’une évaluation\napprofondie, menée à la seule discrétion de l’UPU, visant à engager le fournisseur de service adéquat. Il sera\ndûment tenu compte du profil, des qualifications et de l’expérience spécifiques des Soumissionnaires par\nrapport aux services demandés.\n\nLa structure des propositions prescrite sous 3 doit être respectée par tous les Soumissionnaires. L’UPU ne\nprendra en considération aucune offre ne répondant pas aux critères obligatoires établis.\n\nLes offres reçues par l’UPU doivent porter sur tous les aspects de l’appel d’offres, et toutes les modifications\nconsidérées comme nécessaires ou les éléments considérés comme manquants par les Soumissionnaires\ndoivent être identifiés comme tels.\n\nLes critères d’évaluation des offres sont, par ordre décroissant d’importance, les suivants:\n– Qualité de la proposition (selon les spécifications du présent appel d’offres).\n– Connaissances et expérience du Soumissionnaire et de son équipe et/ou du ou des consultants dans\nle domaine concerné.\n– Prix.\n\nLa sélection de la meilleure offre se fondera sur une liste non exhaustive de critères définis sous 4. Il convient\ndonc que les Soumissionnaires étudient et indiquent clairement en quoi leur offre correspond aux critères\nlistés.\n\nLes délibérations du Comité d’adjudications et d’achats de l’UPU sont strictement confidentielles. Le comité\nsoumet au Directeur général du Bureau international de l’UPU un rapport sur l’évaluation des offres reçues,\naccompagné de sa recommandation finale, pour examen et autorisation.\n\nL’UPU n’est pas tenue d’accepter l’offre la plus basse et se réserve le droit d’accepter tout ou partie de l’offre.\nLors de l’attribution du marché, il sera tenu compte à la fois du coût global des prestations et de la nature et\nde la qualité des services à fournir. L’UPU se réserve également le droit de négocier les prix ainsi que les\nconditions générales du contrat après réception de l’offre.\n\nLes Soumissionnaires seront informés du résultat de l’appel d’offres le plus rapidement possible après prise\nde décisions finale par l’UPU.\n\n2.19 Modification, suspension ou annulation de l’appel d’offres\n\nL’UPU se réserve le droit, à sa seule discrétion et à tout moment avant la conclusion de la procédure d’appel\nd’offres (c’est-à-dire à tout moment avant la signature du contrat correspondant avec le Fournisseur), de\nmodifier, de suspendre ou d’annuler tout ou partie de l’appel d’offres.\n\n2.20 Calendrier provisoire\n\nPublication de l’appel d’offres 19 juin 2024\nDate limite pour la soumission des demandes 5 juillet 2024\nde renseignement et questions\n\nDate limite pour l’envoi des réponses aux demandes 10 juillet 2024\nde renseignements et questions\nDate de la visite éventuelle de l’objet 11 juillet 2024 / 13h30-14h30\nDate limite pour la soumission des offres à l’UPU 31 juillet 2024 à 16 heures HNEC (UTC+1)\nDate prévue pour le début de la relation contractuelle 1er janvier 2025\n\n3. Structure de l’offre/format de la réponse\n\nToutes les informations soumises par les Soumissionnaires doivent être en totale conformité avec les condi-\ntions générales définies sous 2, les dispositions établies sous 3 et les exigences en matière de service fixées\nsous 4.\n\nDe plus, les exigences énoncées dans le présent appel d’offres doivent être pleinement respectées, de même\nque la structure, l’ordre et la numérotation définis ci-dessous. L’UPU évalue toutes les réponses des Soumis-\nsionnaires en suivant la structure définie ci-dessous et se réserve le droit de rejeter toute offre ne répondant\npas aux exigences prévues dans le présent appel d’offres.\n\nPour chacune des exigences figurant dans l’appel d’offres, les Soumissionnaires doivent répondre par l’une\ndes mentions ci-après:\n– Exigence respectée.\n– Exigence en partie respectée (avec explication des limitations correspondantes).\n– Exigence non respectée.\n\nIl convient que les Soumissionnaires fournissent des précisions et/ou des exemples de mise en œuvre de leur\nsolution en situation réelle (cas existants) pour justifier la mention «exigence respectée» ou «exigence en partie\nrespectée».\n\n3.1 Lettre de couverture\n\nChaque Soumissionnaire envoie une lettre de couverture comprenant:\n– une déclaration certifiant que le Soumissionnaire a lu, compris et accepté toutes les dispositions de\nl’appel d’offres;\n– le nom, le numéro de téléphone et les adresses postale et électronique du Soumissionnaire ainsi que\nle nom de son ou ses représentants;\n– une déclaration indiquant que les documents de l’offre soumise sont valables pour une période minimale\nde cent vingt jours.\n\nLa lettre de couverture est signée par un ou des représentants dûment désignés, autorisés à agir au nom du\nSoumissionnaire et investis du pouvoir d’engager la responsabilité juridique du Soumissionnaire et d’accepter\nles conditions générales du présent appel d’offres. Elle comprend aussi une confirmation de l’octroi de cette\nautorisation par le Soumissionnaire.\n\n3.2 Résumé analytique\n\nLes Soumissionnaires fournissent un résumé analytique mettant en avant les aspects les plus importants de\nleur offre.\n\n3.3 Informations sur le Soumissionnaire\n\nLes Soumissionnaires doivent fournir les informations suivantes:\n– Structure de l’entreprise, emplacements/filiales.\n– Données financières (chiffre d’affaires, bénéfices, etc.).\n– Partenaires et actionnaires de l’entreprise.\n\n– Histoire de l’entreprise.\n– Position sur le marché et part sur les marchés concernés.\n\n3.4 [Informations sur les sous-traitants]\n\nNon applicable.\n\n3.5 Proposition d’ordre [fonctionnel/technique]\n\nNon applicable.\n\n3.6 Structure tarifaire\n\nLes Soumissionnaires fournissent une structure tarifaire détaillée pour les services proposés.\n\nLes Soumissionnaires ne doivent pas inclure la TVA dans la structure tarifaire (v. chiffre 2.11). Toutes les\ninformations relatives aux prix sont indiquées exclusivement en [devise].\n\n3.7 Calendrier de mise en œuvre et de paiement\n\nLes dates prévues pour la prestation des services sont les suivantes:\n\nDate de début: 1er janvier 2025\nDate de fin: 31 décembre 2028\n\nLes Soumissionnaires doivent proposer un calendrier de mise en œuvre et de paiement dans leur proposition\nfinancière, lequel sera soumis à l’approbation de l’UPU.\n\nLes services assurés par le Fournisseur sont facturés mensuellement à terme échu. L’UPU effectuera le paie-\nment dans un délai de trente jours ouvrables à compter de la réception de la facture, sous réserve de l’accep-\ntation par l’UPU des services fournis et de la transmission à l’UPU par le Fournisseur de l’ensemble des\ndocuments détaillant clairement les services correspondant à la facture (selon un format que l’UPU définira).\n\n3.8 Conditions générales de l’UPU\n\nLes Soumissionnaires incluent dans leur offre une déclaration d’acceptation des conditions générales appli-\ncables aux contrats relatifs à la fourniture de services jointes pour référence.\n\nLes clauses définitives de tout contrat résultant de cet appel d’offres sont définies par l’UPU, puis soumises à\nl’acceptation du Fournisseur. Les négociations contractuelles démarrent seulement après que l’UPU a pris\nune décision finale concernant le Fournisseur retenu.\n\n4. Exigences en matière de service\n\n4.1 Description des services\n\nLe Fournisseur est amené à fournir les services relatifs au nettoyage d’entretien du bâiment de l’UPU,\nWelpoststrasse 4 à Berne.\n\n4.2 Exigences applicables au Soumissionnaire\n\nLe responsable d’objet définit par le Fournisseur reçoit régulièrement de la part de l’UPU le calendrier des\névénements qui s’y tiennent. Ce calendrier sert de base de référence pour l’engagement des équipes de\nnettoyage pour les Zones spéciales.\n\nLe responsable d’objet coordonne la conduite de travaux de nettoyage et l’assurance qualité de manière\nrégulière avec l’équipe de conciergerie de l’UPU.\n\nLe responsable d’objet informe immédiatement l’équipe de conciergerie de l’UPU de tous changements de\npersonnel.\n\n4.3 Exigences applicables aux consultants\n\nNon applicable.\n\n4.4 Critères d’évaluation\n\nL’offre sera évaluée sur la base des critères d’évaluation suivants:\n\na) Savoir-faire\nPlausibilité des normes de performance (Benchmark) Formation et expérience du personnel\nDocumentation de l’assurance qualité\n\nb) Offre la plus économique\nTaux de facturation horaire\nNombre d’heures par mois\nNombre d’heures par mois pour assurance qualité, conduite du personnel, formation\nCoûts – bénéfices\nPrix\n\nc) Références (mandats similaires env. 150‘000.00 – 200‘000.00 CHF / année)\nLe soumissionnaire joindra à l’offre sous la partie B comme preuve de son savoir-faire et de son\nexpérience :\n- Documentation de 2 objets de référence avec un mandat similaire à l’objet mis en adjudication\navec indication d’une personne de référence. Documentation par objet: max. 1 page A4. Les\nréférences ne doivent pas remonter à plus de 5 ans.\n- 2 lettres de référence des mandataires de ces 2 objets de référence avec le contenu suivant:\nSecteur, description du mandat, qualité du nettoyage, fiabilité, flexibilité, communication,\ntraitement des réclamations.\n\n4.5 Durée des services\n\nIl est prévu que les services commencent le 1er janvier 2025 pour une durée contractuelle totale de quatre ans.\n\n4.6 Lieu de fourniture des services\n\nLes services sont fournis au siège du Bureau international de l’UPU, sis à Weltpoststrasse 4, 3015 Berne,\nSuisse.\n\n4.7 Rapports\n\nNon applicable.\n\n4.8 Autres exigences\n\nLes Soumissionnaires doivent décrire toute procédure pertinente pour assurer la continuité des services four-\nnis et garantir le remplacement et le recyclage du personnel ainsi que toute procédure pertinente en matière\nde gestion de projet et de communication.\n\nPar ailleurs, les Soumissionnaires confirment que leur offre couvre tous les coûts liés à la prestation des ser-\nvices faisant l’objet du présent appel d’offres. Les autres dépenses engagées par le Fournisseur, y compris\nles frais de déplacement et de subsistance occasionnés par la prestation des services convenus dans des\nlocaux désignés spécifiquement par l’UPU autres que ceux du Fournisseur, sont soumises au consentement\nécrit préalable de l’UPU. Aucuns autres frais ne seront payés, à l’exception du remboursement d’autres coûts\ninévitables et nécessaires pour assurer la prestation des services convenus ne pouvant être engagés sans le\nconsentement écrit préalable de l’UPU.\n\n4.9 Informations supplémentaires\n\nLes Soumissionnaires peuvent inclure toute information supplémentaire jugée nécessaire ou pertinente pour\npermettre à l’UPU d’avoir une compréhension claire et détaillée des services proposés.\n\n5. Description des annexes\n\nAnnexe 1a – Documents de soumission\nAnnexe 1b – Descriptif des lots n°1 à n°42 (26 lots)\nAnnexe 2 – Conditions générales de l’UPU applicables aux contrats relatifs à la fourniture de services\nAnnexe 3 – Déclaration d’acceptation des conditions générales de l’UPU",
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Structure de l’offre/format de la réponse 8\n3.1 Lettre de couverture 8\n3.2 Résumé analytique 8\n3.3 Informations sur le Soumissionnaire 8\n3.4 [Informations sur les sous-traitants] 9\n3.5 Proposition d’ordre [fonctionnel/technique] 9\nNon applicable. 9\n3.6 Structure tarifaire 9\n3.7 Calendrier de mise en œuvre et de paiement 9\n3.8 Conditions générales de l’UPU 9\n4. Exigences en matière de service 9\n4.1 Description des services 9\n4.2 Exigences applicables au Soumissionnaire 9\n4.3 Exigences applicables aux consultants 10\n4.4 Critères d’évaluation 10\n4.5 Durée des services 10\n4.6 Lieu de fourniture des services 10\n4.7 Rapports 10\n4.8 Autres exigences 10\n4.9 Informations supplémentaires 10\n5. Description des annexes 11\n\n1. Introduction\n\n1.1 Profil de l’Union postale universelle\n\nL’Union postale universelle (UPU) a été fondée en 1874 à Berne (Suisse) avec pour principal objectif l’établis-\nsement d’un territoire postal unique pour l’échange réciproque d’envois de la poste aux lettres et l’adoption de\nprincipes communs pour le service postal international de manière non discriminatoire. L’UPU, qui compte\nactuellement 192 Pays-membres, est devenue une institution spécialisée des Nations Unies en 1948.\n\nL’UPU a pour principale vocation de stimuler le développement durable de services postaux universels de\nqualité, efficaces et accessibles, pour faciliter la communication entre les habitants de la planète. Pour ce faire,\nl’Union garantit la libre circulation des envois postaux sur un territoire postal unique composé de réseaux\ninterconnectés, encourage l’adoption de normes communes équitables et l’utilisation de la technologie, assure\nla coopération et l’interaction entre les parties intéressées, favorise une coopération technique efficace et veille\nà la satisfaction des besoins évolutifs des clients. L’UPU est donc amenée à jouer un rôle important dans la\nrevitalisation constante des services postaux.\n\nPar ailleurs, l’UPU facilite le développement des services postaux dans le monde en fournissant un cadre en\nmatière de technologies de l’information et de la communication qui permet aux opérateurs désignés 1 des\nPays-membres de l’UPU de se concentrer sur la prestation des services postaux pour leur clientèle. Dans ce\ncontexte, l’UPU fournit au réseau mondial des services à valeur ajoutée ainsi que des applications informa-\ntiques pour gérer le courrier international et les mandats de poste internationaux.\n\n2. Conditions générales\n\nSauf indication contraire dans le présent appel d’offres, le terme «Soumissionnaire» désigne toute personne\nphysique, entreprise ou personne morale soumettant une offre en réponse à l’appel d’offres. Le terme «Four-\nnisseur» désigne le Soumissionnaire retenu.\n\n2.1 Confidentialité\n\nLes Soumissionnaires traitent dans la plus stricte confidentialité toutes les informations figurant dans l’appel\nd’offres ainsi que dans tout document joint à celui-ci qui n’ont pas encore été rendues publiques ou ne sont\npas accessibles à tous, en particulier tout document portant la mention «confidentiel» transmis par l’UPU au\nSoumissionnaire comme document confidentiel complémentaire de l’appel d’offres. Les Soumissionnaires\nempêchent la divulgation ou la diffusion de ces informations à des tierces parties ou à d’autres entités ou\npersonnes non expressément autorisées par les dispositions du présent document. En cas de doute, ces\ndispositions relatives à la confidentialité doivent tout de même être respectées. Tous les Soumissionnaires\nsont tenus de respecter ces dispositions en matière de confidentialité avant, pendant et après la procédure\nd’appel d’offres. Ces dispositions n’affectent en rien les obligations juridiques de l’UPU et des Soumission-\nnaires relatives à la divulgation d’informations.\n\nLes Soumissionnaires n’utilisent pas ces informations à d’autres fins que celles liées à la participation au\nprésent appel d’offres. Le présent appel d’offres et tous les documents annexés à celui-ci ne peuvent être\ntransmis qu’à des personnes directement associées à la participation à l’appel d’offres pour le compte des\nSoumissionnaires. Si des agents externes ou des sous-traitants contribuent à la préparation des documents\nsoumis dans le cadre de l’appel d’offres, ils doivent être nommés et signalés dans la notification de participa-\ntion (v. chiffre 2.14).\n\nLes Soumissionnaires assument l’entière responsabilité du respect des dispositions concernant la confiden-\ntialité par leurs agents, consultants, employés et sous-traitants, ainsi que par toute tierce partie participant en\nleur nom à la procédure d’appel d’offres et sont tenus responsables des dommages résultant d’une faute ou\nde la divulgation non autorisée d’informations.\n\nTout Soumissionnaire enfreignant les dispositions relatives à la confidentialité figurant dans le présent docu-\nment est passible d’une amende à verser à l’UPU, à moins qu’il ne puisse prouver qu’aucune faute ne lui est\n\n1 Conformément à l’article 2.1.6 de la Constitution de l’UPU, un opérateur désigné est défini comme toute entité gouver-\n\nnementale ou non gouvernementale désignée officiellement par le Pays-membre pour assurer l’exploitation des services\npostaux et remplir les obligations y relatives découlant des Actes de l’Union sur son territoire.\n\nimputable. Cette amende ne dépasse pas 50 000 CHF par infraction. Le paiement d’une telle amende ne\ndégage pas les Soumissionnaires de leur obligation de respecter les exigences en matière de confidentialité.\n\nLes Soumissionnaires souhaitant soumettre une offre en réponse au présent appel d’offres doivent s’adresser\naux personnes de contact indiquées sous 2.15 et peuvent si nécessaire demander à l’UPU des informations\nsupplémentaires en rapport avec cet appel d’offres.\n\nSans préjudice des dispositions concernant la confidentialité énoncées ci-dessus, les Soumissionnaires\nacceptent que l’envoi de ces informations soit soumis à la signature préalable d’un accord de non-divulgation\nentre les Soumissionnaires et l’UPU, selon des conditions qui seront déterminées et transmises par cette\ndernière.\n\n2.2 Statut juridique du Fournisseur\n\nAu regard de la loi, le Fournisseur est considéré comme ayant un statut de prestataire indépendant. Le Four-\nnisseur, ses agents, ses consultants, ses employés et ses sous-traitants (autorisés par l’UPU) ne peuvent en\naucun cas être considérés comme des employés de l’UPU. Les agents, consultants, employés et sous-\ntraitants du Fournisseur n’ont droit à aucune des prestations sociales accordées par l’UPU à ses employés.\nLe Fournisseur est seul responsable du paiement de toute compensation due à ses agents, consultants,\nemployés et sous-traitants, notamment du paiement de toute taxe, prestation, compensation et assurance. Le\nFournisseur certifie et déclare qu’il respectera l’ensemble des lois, règles et règlements établis par les autorités\ncompétentes, notamment en ce qui concerne la retenue, la déclaration et le paiement en bonne et due forme\nde toutes les taxes exigibles.\n\nLe Fournisseur est responsable de l’ensemble des activités, actes et omissions de ses agents, consultants,\nemployés et sous-traitants.\n\n2.3 Portée de l’appel d’offres\n\nLe présent appel d’offres porte sur la fourniture à l’UPU de services relatifs au nettoyage d’entretien du bâiment\nde l’UPU, Welpoststrasse 4 à Berne pour une période de quatre ans, du 1er janvier 2025 au 31 décembre\n2028.\n\n2.4 Contexte\n\nCet appel d’offres a pour but de fixer de quelle manière et sous quelle forme les offres doivent être remises. Il\nsert de base au soumissionnaire, avec les conditions générales de l’UPU, pour formuler son offre.\n\n2.5 Objectifs\n\nLe présent appel d’offres porte sur le nettoyage d’entretien du bâtiment de l’UPU.\n\nLes travaux de nettoyage doivent être effectués de manière irréprochable d’un point de vue professionnel, en\nappliquant les normes et recommandations de allpura (www.allpura.ch).\n\nLe soumissionnaire veillera à effectuer les travaux de nettoyage conformément à sa planification annuelle\nsommaire et détaillée. Il doit notamment prendre en considération les particularités locales, par exemple un\naccès restreint, un travail par équipes.\n\nLes travaux de nettoyage qui ne font pas partie de la description des prestations doivent être offertes\nséparément par le fournisseur, sur la même base financière que les prestations offertes, et approuvées par\nécrit par le mandataire.\n\n2.6 Recours à des sous-traitants\n\nLe Fournisseur n’est pas autorisé à céder, donner en sous-licence, sous-traiter, mettre en gage, transférer ou\naliéner son offre, ni les droits et obligations prévus dans celle-ci ou dans tout contrat y associé passé avec\nl’UPU, sans le consentement écrit préalable de cette dernière.\n\nL’approbation par l’UPU de l’engagement d’un sous-traitant ne dégage le Fournisseur d’aucune de ses obli-\ngations ou responsabilités quant aux travaux menés par le sous-traitant.\n\n2.7 Utilisation de l’emblème, du nom et du sigle de l’UPU\n\nLes Soumissionnaires n’annoncent ni ne rendent public, de quelque manière que ce soit, le fait qu’ils envisa-\ngent de fournir, qu’ils fournissent ou qu’ils ont fourni des services à l’UPU, et n’utilisent pas le nom, l’emblème\nou le sigle de l’UPU dans le cadre de leurs activités pour en tirer un avantage commercial ou de la notoriété,\nsans l’autorisation préalable expresse de l’UPU. Les Soumissionnaires prennent toutes les mesures raison-\nnables pour veiller au respect de la présente disposition par leurs agents, consultants, employés et sous-\ntraitants.\n\n2.8 Offre collusoire, pratique anticoncurrentielle ou toute autre pratique similaire\n\nSans préjudice des dispositions énoncées sous 3 et 4, les Soumissionnaires (y compris leurs agents, consul-\ntants, employés et sous-traitants) ne présentent pas d’offre collusoire et évitent toute pratique anticoncurren-\ntielle ou toute autre pratique similaire concernant:\n– l’élaboration et la soumission des offres;\n– la clarification des offres;\n– la conduite et le contenu de toute négociation, y compris les négociations contractuelles finales.\n\nDans le cadre du présent appel d’offres, les notions d’offres collusoires, de pratiques anticoncurrentielles ou\nde toute autre pratique similaire peuvent couvrir la divulgation, l’échange ou la clarification d’informations (sous\nquelque forme que ce soit) avec tout autre Soumissionnaire, que ces informations soient confidentielles ou\nnon pour l’UPU ou pour tout autre Soumissionnaire, en vue de modifier l’issue de l’appel d’offres et d’aboutir\nà un résultat différent de celui qui aurait été obtenu dans le cadre d’une procédure concurrentielle. En plus\ndes autres recours dont elle dispose, l’UPU peut, à sa seule discrétion, rejeter immédiatement toute offre\ntransmise par un Soumissionnaire qui, à son avis, s’est livré à des pratiques collusoires, anticoncurrentielles\nou de nature similaire avec un autre Soumissionnaire dans le cadre de la préparation ou de la présentation\nd’offres, en relation avec cet appel d’offres ou avec d’autres procédures d’achat menées par l’UPU.\n\n2.9 Propriété intellectuelle\n\nLe présent appel d’offres et tous ses documents annexés, y compris tout contenu, toute formule, toute décla-\nration, tout concept, tout projet et toute procédure faisant partie de manière explicite ou implicite de l’appel\nd’offres, constituent la propriété intellectuelle exclusive de l’UPU. L’appel d’offres est communiqué aux diffé-\nrents Soumissionnaires dans le seul but de les aider à élaborer leurs offres respectives. Toute copie sur sup-\nport papier du présent appel d’offres est détruite ou renvoyée à l’UPU par les Soumissionnaires non\nsélectionnés sur demande de l’UPU.\n\n2.10 Privilèges et immunités\n\nRien dans les dispositions du présent appel d’offres ou en rapport avec celui-ci, avec les activités qui y sont\ndécrites ou avec tout accord potentiel y relatif, ne peut être considéré comme une renonciation, expresse ou\ntacite, aux privilèges, immunités et facilités dont jouit l’UPU en sa qualité d’institution spécialisée des Nations\nUnies, conformément à la loi suisse sur l’État hôte et à la Convention sur les privilèges et immunités des\nNations Unies (sur le territoire suisse), à la Convention sur les privilèges et immunités des institutions spécia-\nlisées (hors du territoire suisse) ainsi qu’à d’autres conventions et lois accordant et/ou reconnaissant de tels\nprivilèges, immunités et facilités à l’UPU et à ses fonctionnaires (p. ex. la loi sur les immunités des organisa-\ntions internationales (International Organizations Immunities Act) des États-Unis d’Amérique).\n\nPar conséquent, le Fournisseur reconnaît et convient expressément que les biens et avoirs de l’UPU, y com-\npris les archives, données, documents et fonds appartenant à l’UPU ou détenus par celle-ci (y compris, mais\nnon exclusivement, les environnements informatiques relatifs à l’hébergement et aux données et les serveurs\nassociés à la prestation de services, ainsi que toute donnée ou tout document sous quelque forme que ce soit\nappartenant à l’UPU ou détenu par celle-ci au nom de ses Pays-membres et de leurs opérateurs désignés),\nsont inviolables et exempts de perquisition, de réquisition, de confiscation, d’expropriation ou de toute autre\nforme d’ingérence exécutive, administrative, judiciaire ou législative. Le Fournisseur prend immédiatement\ncontact avec l’UPU en cas de violation ou de tentative de violation des privilèges et immunités de l’UPU et\nprend toutes les mesures raisonnables pour prévenir de telles violations.\n\nCompte tenu du statut de l’UPU en sa qualité d’institution spécialisée des Nations Unies (et sans préjudice du\nrespect par l’UPU de toute sanction établie par le Conseil de sécurité des Nations Unies), le Soumissionnaire\ndoit expressément attester de sa volonté et de sa capacité juridique et opérationnelle de fournir les services\nde manière non discriminatoire au profit de toutes les entités pouvant y prétendre établies et/ou sises sur le\nterritoire de tout Pays-membre de l’UPU, indépendamment de l’existence de relations diplomatiques entre le\npays dans lequel l’entreprise du Soumissionnaire est immatriculée et/ou dans lequel elle opère et un Pays-\nmembre de l’UPU (y compris son ou ses opérateurs désignés).\n\n2.11 Exonération fiscale\n\nConformément aux dispositions de l’article III, section 9, de la Convention sur les privilèges et immunités des\ninstitutions spécialisées, l’UPU est exempte de toute taxe directe ainsi que de toute restriction douanière, de\ntout droit de douane et de toute redevance de nature analogue concernant l’importation ou l’exportation de\nmarchandises pour son usage officiel.\n\nDe plus, l’UPU, en sa qualité d’organisation intergouvernementale et d’institution spécialisée des Nations\nUnies, est exonérée de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) en Suisse (Ordonnance relative à la loi sur la TVA,\nart. 22; Instructions 2001 sur la TVA, art. 574, 816 et autres) ainsi que dans d’autres pays; tous les prix sont\ndonc indiqués «nets», sans TVA ou taxes analogues.\n\n2.12 Langue\n\nLes documents des offres transmises par les Soumissionnaires sont entièrement rédigés en français ou en\nanglais.\n\n2.13 Signature\n\nLes offres sont signées par un ou des représentants dûment désignés et autorisés à agir au nom du Soumis-\nsionnaire et investis du pouvoir d’engager la responsabilité du Soumissionnaire et d’accepter les conditions\ngénérales du présent appel d’offres.\n\n2.14 Notification de participation\n\nNon applicable.\n\n2.15 Personnes de contact\n\nSecrétariat du Comité d’adjudications et d’achats\nUnion postale universelle\nBureau international\nWeltpoststrasse 4\n3015 BERNE\nSUISSE\nAdresse électronique: caa@upu.int\n\n2.16 Renseignements supplémentaires et questions\n\nLes Soumissionnaires envoient toute question relative au contenu de cet appel d’offres ou toute demande de\nclarification par écrit à la ou aux personnes de contact indiquées sous 2.15, le 5 juillet 2024 au plus tard.\n\nLes réponses aux questions des Soumissionnaires ainsi que toute information supplémentaire et mise à jour\nrelative au présent appel d’offres seront publiées sur le site Web de l’UPU (https://www.upu.int/fr/Union-\npostale-universelle/Achats).\n\n2.17 Dépôt des offres et date limite\n\nToutes les offres doivent être soumises à l’UPU par courrier électronique à l’adresse RFP-2024-009@upu.int\navec pour objet «RFP-2024-009-Nettoyage d’entretien».\n\nLa date limite de soumission des offres est fixée au 31 juillet 2024 à 16 heures HNEC (UTC+1).\n\nL’UPU ne prendra pas en considération les offres reçues passé ce délai. Par ailleurs, l’UPU n’acceptera pas\nles offres transmises à toute autre adresse ou par tout autre moyen que ceux indiqués plus haut.\n\nLa préparation et la soumission des documents relatifs aux offres par les Soumissionnaires sont gratuites pour\nl’UPU.\n\n2.18 Procédure d’évaluation\n\nL’objectif du processus d’évaluation est de garantir la sélection d’un Fournisseur qualifié, fiable et expérimenté\ncapable de fournir les services spécialisés et de remplir les objectifs décrits dans le présent appel d’offres.\n\nL’UPU mène cette procédure d’évaluation en vue de déterminer aussi objectivement que possible l’offre qui\nrépond le mieux aux besoins spécifiques de l’UPU. Toutes les offres soumises font l’objet d’une évaluation\napprofondie, menée à la seule discrétion de l’UPU, visant à engager le fournisseur de service adéquat. Il sera\ndûment tenu compte du profil, des qualifications et de l’expérience spécifiques des Soumissionnaires par\nrapport aux services demandés.\n\nLa structure des propositions prescrite sous 3 doit être respectée par tous les Soumissionnaires. L’UPU ne\nprendra en considération aucune offre ne répondant pas aux critères obligatoires établis.\n\nLes offres reçues par l’UPU doivent porter sur tous les aspects de l’appel d’offres, et toutes les modifications\nconsidérées comme nécessaires ou les éléments considérés comme manquants par les Soumissionnaires\ndoivent être identifiés comme tels.\n\nLes critères d’évaluation des offres sont, par ordre décroissant d’importance, les suivants:\n– Qualité de la proposition (selon les spécifications du présent appel d’offres).\n– Connaissances et expérience du Soumissionnaire et de son équipe et/ou du ou des consultants dans\nle domaine concerné.\n– Prix.\n\nLa sélection de la meilleure offre se fondera sur une liste non exhaustive de critères définis sous 4. Il convient\ndonc que les Soumissionnaires étudient et indiquent clairement en quoi leur offre correspond aux critères\nlistés.\n\nLes délibérations du Comité d’adjudications et d’achats de l’UPU sont strictement confidentielles. Le comité\nsoumet au Directeur général du Bureau international de l’UPU un rapport sur l’évaluation des offres reçues,\naccompagné de sa recommandation finale, pour examen et autorisation.\n\nL’UPU n’est pas tenue d’accepter l’offre la plus basse et se réserve le droit d’accepter tout ou partie de l’offre.\nLors de l’attribution du marché, il sera tenu compte à la fois du coût global des prestations et de la nature et\nde la qualité des services à fournir. L’UPU se réserve également le droit de négocier les prix ainsi que les\nconditions générales du contrat après réception de l’offre.\n\nLes Soumissionnaires seront informés du résultat de l’appel d’offres le plus rapidement possible après prise\nde décisions finale par l’UPU.\n\n2.19 Modification, suspension ou annulation de l’appel d’offres\n\nL’UPU se réserve le droit, à sa seule discrétion et à tout moment avant la conclusion de la procédure d’appel\nd’offres (c’est-à-dire à tout moment avant la signature du contrat correspondant avec le Fournisseur), de\nmodifier, de suspendre ou d’annuler tout ou partie de l’appel d’offres.\n\n2.20 Calendrier provisoire\n\nPublication de l’appel d’offres 19 juin 2024\nDate limite pour la soumission des demandes 5 juillet 2024\nde renseignement et questions\n\nDate limite pour l’envoi des réponses aux demandes 10 juillet 2024\nde renseignements et questions\nDate de la visite éventuelle de l’objet 11 juillet 2024 / 13h30-14h30\nDate limite pour la soumission des offres à l’UPU 31 juillet 2024 à 16 heures HNEC (UTC+1)\nDate prévue pour le début de la relation contractuelle 1er janvier 2025\n\n3. Structure de l’offre/format de la réponse\n\nToutes les informations soumises par les Soumissionnaires doivent être en totale conformité avec les condi-\ntions générales définies sous 2, les dispositions établies sous 3 et les exigences en matière de service fixées\nsous 4.\n\nDe plus, les exigences énoncées dans le présent appel d’offres doivent être pleinement respectées, de même\nque la structure, l’ordre et la numérotation définis ci-dessous. L’UPU évalue toutes les réponses des Soumis-\nsionnaires en suivant la structure définie ci-dessous et se réserve le droit de rejeter toute offre ne répondant\npas aux exigences prévues dans le présent appel d’offres.\n\nPour chacune des exigences figurant dans l’appel d’offres, les Soumissionnaires doivent répondre par l’une\ndes mentions ci-après:\n– Exigence respectée.\n– Exigence en partie respectée (avec explication des limitations correspondantes).\n– Exigence non respectée.\n\nIl convient que les Soumissionnaires fournissent des précisions et/ou des exemples de mise en œuvre de leur\nsolution en situation réelle (cas existants) pour justifier la mention «exigence respectée» ou «exigence en partie\nrespectée».\n\n3.1 Lettre de couverture\n\nChaque Soumissionnaire envoie une lettre de couverture comprenant:\n– une déclaration certifiant que le Soumissionnaire a lu, compris et accepté toutes les dispositions de\nl’appel d’offres;\n– le nom, le numéro de téléphone et les adresses postale et électronique du Soumissionnaire ainsi que\nle nom de son ou ses représentants;\n– une déclaration indiquant que les documents de l’offre soumise sont valables pour une période minimale\nde cent vingt jours.\n\nLa lettre de couverture est signée par un ou des représentants dûment désignés, autorisés à agir au nom du\nSoumissionnaire et investis du pouvoir d’engager la responsabilité juridique du Soumissionnaire et d’accepter\nles conditions générales du présent appel d’offres. Elle comprend aussi une confirmation de l’octroi de cette\nautorisation par le Soumissionnaire.\n\n3.2 Résumé analytique\n\nLes Soumissionnaires fournissent un résumé analytique mettant en avant les aspects les plus importants de\nleur offre.\n\n3.3 Informations sur le Soumissionnaire\n\nLes Soumissionnaires doivent fournir les informations suivantes:\n– Structure de l’entreprise, emplacements/filiales.\n– Données financières (chiffre d’affaires, bénéfices, etc.).\n– Partenaires et actionnaires de l’entreprise.\n\n– Histoire de l’entreprise.\n– Position sur le marché et part sur les marchés concernés.\n\n3.4 [Informations sur les sous-traitants]\n\nNon applicable.\n\n3.5 Proposition d’ordre [fonctionnel/technique]\n\nNon applicable.\n\n3.6 Structure tarifaire\n\nLes Soumissionnaires fournissent une structure tarifaire détaillée pour les services proposés.\n\nLes Soumissionnaires ne doivent pas inclure la TVA dans la structure tarifaire (v. chiffre 2.11). Toutes les\ninformations relatives aux prix sont indiquées exclusivement en [devise].\n\n3.7 Calendrier de mise en œuvre et de paiement\n\nLes dates prévues pour la prestation des services sont les suivantes:\n\nDate de début: 1er janvier 2025\nDate de fin: 31 décembre 2028\n\nLes Soumissionnaires doivent proposer un calendrier de mise en œuvre et de paiement dans leur proposition\nfinancière, lequel sera soumis à l’approbation de l’UPU.\n\nLes services assurés par le Fournisseur sont facturés mensuellement à terme échu. L’UPU effectuera le paie-\nment dans un délai de trente jours ouvrables à compter de la réception de la facture, sous réserve de l’accep-\ntation par l’UPU des services fournis et de la transmission à l’UPU par le Fournisseur de l’ensemble des\ndocuments détaillant clairement les services correspondant à la facture (selon un format que l’UPU définira).\n\n3.8 Conditions générales de l’UPU\n\nLes Soumissionnaires incluent dans leur offre une déclaration d’acceptation des conditions générales appli-\ncables aux contrats relatifs à la fourniture de services jointes pour référence.\n\nLes clauses définitives de tout contrat résultant de cet appel d’offres sont définies par l’UPU, puis soumises à\nl’acceptation du Fournisseur. Les négociations contractuelles démarrent seulement après que l’UPU a pris\nune décision finale concernant le Fournisseur retenu.\n\n4. Exigences en matière de service\n\n4.1 Description des services\n\nLe Fournisseur est amené à fournir les services relatifs au nettoyage d’entretien du bâiment de l’UPU,\nWelpoststrasse 4 à Berne.\n\n4.2 Exigences applicables au Soumissionnaire\n\nLe responsable d’objet définit par le Fournisseur reçoit régulièrement de la part de l’UPU le calendrier des\névénements qui s’y tiennent. Ce calendrier sert de base de référence pour l’engagement des équipes de\nnettoyage pour les Zones spéciales.\n\nLe responsable d’objet coordonne la conduite de travaux de nettoyage et l’assurance qualité de manière\nrégulière avec l’équipe de conciergerie de l’UPU.\n\nLe responsable d’objet informe immédiatement l’équipe de conciergerie de l’UPU de tous changements de\npersonnel.\n\n4.3 Exigences applicables aux consultants\n\nNon applicable.\n\n4.4 Critères d’évaluation\n\nL’offre sera évaluée sur la base des critères d’évaluation suivants:\n\na) Savoir-faire\nPlausibilité des normes de performance (Benchmark) Formation et expérience du personnel\nDocumentation de l’assurance qualité\n\nb) Offre la plus économique\nTaux de facturation horaire\nNombre d’heures par mois\nNombre d’heures par mois pour assurance qualité, conduite du personnel, formation\nCoûts – bénéfices\nPrix\n\nc) Références (mandats similaires env. 150‘000.00 – 200‘000.00 CHF / année)\nLe soumissionnaire joindra à l’offre sous la partie B comme preuve de son savoir-faire et de son\nexpérience :\n- Documentation de 2 objets de référence avec un mandat similaire à l’objet mis en adjudication\navec indication d’une personne de référence. Documentation par objet: max. 1 page A4. Les\nréférences ne doivent pas remonter à plus de 5 ans.\n- 2 lettres de référence des mandataires de ces 2 objets de référence avec le contenu suivant:\nSecteur, description du mandat, qualité du nettoyage, fiabilité, flexibilité, communication,\ntraitement des réclamations.\n\n4.5 Durée des services\n\nIl est prévu que les services commencent le 1er janvier 2025 pour une durée contractuelle totale de quatre ans.\n\n4.6 Lieu de fourniture des services\n\nLes services sont fournis au siège du Bureau international de l’UPU, sis à Weltpoststrasse 4, 3015 Berne,\nSuisse.\n\n4.7 Rapports\n\nNon applicable.\n\n4.8 Autres exigences\n\nLes Soumissionnaires doivent décrire toute procédure pertinente pour assurer la continuité des services four-\nnis et garantir le remplacement et le recyclage du personnel ainsi que toute procédure pertinente en matière\nde gestion de projet et de communication.\n\nPar ailleurs, les Soumissionnaires confirment que leur offre couvre tous les coûts liés à la prestation des ser-\nvices faisant l’objet du présent appel d’offres. Les autres dépenses engagées par le Fournisseur, y compris\nles frais de déplacement et de subsistance occasionnés par la prestation des services convenus dans des\nlocaux désignés spécifiquement par l’UPU autres que ceux du Fournisseur, sont soumises au consentement\nécrit préalable de l’UPU. Aucuns autres frais ne seront payés, à l’exception du remboursement d’autres coûts\ninévitables et nécessaires pour assurer la prestation des services convenus ne pouvant être engagés sans le\nconsentement écrit préalable de l’UPU.\n\n4.9 Informations supplémentaires\n\nLes Soumissionnaires peuvent inclure toute information supplémentaire jugée nécessaire ou pertinente pour\npermettre à l’UPU d’avoir une compréhension claire et détaillée des services proposés.\n\n5. Description des annexes\n\nAnnexe 1a – Documents de soumission\nAnnexe 1b – Descriptif des lots n°1 à n°42 (26 lots)\nAnnexe 2 – Conditions générales de l’UPU applicables aux contrats relatifs à la fourniture de services\nAnnexe 3 – Déclaration d’acceptation des conditions générales de l’UPU",
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